Le module Employés permet de gérer les informations contractuelles des employés de l’entreprise, ainsi que leur historique d’évolution.
Restriction d’accès
La page Employés n’est accessible que pour les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur ou comptable.
Confidentialité des données
Afin de préserver la confidentialité des données auprès des autres utilisateurs de l’application, les coordonnées des employés ne sont pas visibles dans le module Contacts.
Rechercher un employé
Au chargement de la page Employés, la liste des employés actifs est affichée.
Les filtres permettent d’afficher les employés selon leur statut (actif, non actif, ou non actif et obsolète du point de vue RGPD).
Si besoin, il est possible d’utiliser le formulaire de recherche en haut de l’écran, en indiquant une partie du nom ou du prénom, pour filtrer sur les employés correspondants.
Ajouter un nouvel employé
En cliquant sur le bouton « Ajouter un employé », le formulaire de saisie de son identité est affiché.
Il suffit alors d’indiquer son genre (Mr, Mme, ou Entreprise), son nom, et, pour les personnes physiques (Mr ou Mme), le prénom.
Note : pour les sous-traitants, il est en effet possible de créer un employé au niveau de l’entreprise sous-traitante (genre Entreprise), si l’utilisateur ne juge pas nécessaire de suivre nominativement quel employé de l’entreprise est affecté pour la mise en œuvre (prestation, livraison), ni de suivre individuellement la rémunération des employés de l’entreprise en question.
En cliquant sur le bouton « Valider », la fiche Employé correspondante est créée et affichée.
Consulter ou modifier une Fiche employé
En cliquant sur le bouton « Sélectionner » correspondant à un employé dans la liste de recherche, ou suite à la création d’un nouvel employé, la fiche employé correspondante est affichée.
La Fiche Employé permet de rassembler les informations le concernant :
- Ses coordonnées
- Les informations au sujet de son contrat : classification, fonction, type (CDI, CDD, sous-traitant, etc…), mode (jour, horaire, etc…), son salaire
- Son historique d’évolution : chaque fois qu’une modification est effectuée sur le contrat, elle est automatiquement archivée
Consulter ou modifier les coordonnées
La section Coordonnées affiche les coordonnées de l’employé.
Pour modifier ces données, il suffit de cliquer sur le bouton « Modifier » : le formulaire de saisie (Contact) est affiché, et il ne reste plus qu’à procéder aux modifications souhaitées et à cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Note : pour les employés utilisateurs de l’application, ces modifications sont bien répercutées dans les coordonnées de leur page Données Personnelles. Réciproquement, toute modification des coordonnées effectuée dans leurs Données Personnelles sera visible dans la Fiche Employé correspondante.
Consulter ou modifier le contrat
La section Contrats affiche les informations relatives au contrat actuel.
La partie Employé permet d’indiquer son numéro d’employé, sa classification, et sa fonction.
Note : la fonction est utilisée pour grouper les employés et en faciliter la sélection lors d’une affectation (modules Contrats et Planning).
La partie Statut permet de renseigner le statut de l’employé (Actif, congés, ou terminé), la date d’entrée dans l’entreprise, ainsi que tout commentaire éventuel.
La partie Contrat permet de préciser les caractéristiques du contrat : le type (CDI, CDD, etc…), le mode (champs libre, avec propositions de valeurs comme : jour, 35H, etc…), et le salaire mensuel brut.
Pour les sous-traitants, il faut sélectionner la valeur « Sous-traitant » dans le champs « Type de contrat ». Cette action affiche un nouveau champs – Entreprise – dans la partie Contrat : en cliquant sur ce champs, le formulaire de sélection d’un contact est affiché, et il est ainsi possible de sélectionner son employeur parmi les contacts (et si nécessaire de créer un nouveau contact directement depuis le formulaire). Cette information sera utilisée dans le module de fiche de paye pour le suivi de la rémunération du sous-traitant.
Pour enregistrer une modification, cliquer sur le bouton « Enregistrer » en bas du formulaire.
Consulter ou modifier l’historique d’évolution
La section Historique d’évolution liste les évolutions par date, en indiquant en guise de résumé le type d’évolution, la fonction, le type de contrat et le salaire brut.
Note : outre l’aspect informatif, l’historique d’évolution est utilisé par le module de fiche de paye pour déterminer le salaire d’un employé durant une période donnée, afin de fournir une aide à l’établissement des fiches de paye
Ajouter un nouvel événement à l’historique
Chaque modification enregistrée dans la section contrats crée automatiquement un nouvel enregistrement dans l’historique.
Si besoin, il est possible de créer manuellement un nouvel événement : en cliquant sur le bouton « Ajouter une évolution » depuis la liste des évolutions, le formulaire de saisie s’affiche, et permet de renseigner les informations correspondantes.
Le type d’évolution permet d’indiquer s’il s’agit d’une embauche, d’un changement, d’une promotion ou d’une fin de contrat. Par défaut, il est initialisé sur « Changement ».
Le commentaire permet de fournir des informations sur le contexte de l’évolution. Lorsque l’évolution provient d’un changement dans la partie Contrats, ce champs est initialisé avec le commentaire fourni dans celle-ci.
Consulter ou modifier un événement de l’historique
En cliquant sur le bouton « Modifier » correspondant à une évolution, le formulaire de saisie s’affiche, et permet de voir toutes les informations correspondantes.
Pour enregistrer une modification, cliquer sur le bouton « Enregistrer » en bas du formulaire.
Supprimer un événement de l’historique
Comme pour la modification d’une évolution, pour supprimer un enregistrement, il faut tout d’abord ouvrir le formulaire de saisie correspondant, en cliquant sur le bouton « Modifier » depuis la liste d’évolutions.
En bas du formulaire, le bouton « Supprimer » (corbeille), permet de supprimer l’enregistrement. Un message de confirmation est alors affiché, afin d’éviter les clics accidentels et valider la suppression.
RGPD
Extraire les données personnelles
Ce bouton permet de générer et télécharger un fichier texte contenant les données personnelles relatives à l’employé, s’il en fait la demande.
Note : Il est vivement recommandé de supprimer le fichier après envoi (sur l’appareil, ainsi que dans l’outil utilisé pour le partage), afin d’éviter toute fuite de données
Supprimer un employé
Cette action anonymise les affectations correspondantes, supprime l’employé et les données associées :
- Les prestations et livraisons sont conservées, mais associées à un employé « Anonyme »
- Les forfaits sous-traitant sont ainsi conservés pour l’analyse financière
- Les commentaires éventuels liés aux interventions sont également conservés
- Les événements de planning sont également conservés et associés à un employé « Anonyme »
- Les interactions (contact et contrat) créées par l’employé sont conservés, et l’auteur est marqué comme « Anonyme »
- Les données suivantes sont supprimées : fiche employé, rémunérations, saisies employé (compteurs temps, notes de frais, frais km)