Essai et Abonnement
Oui – par défaut, seules les fonctionnalités du Pack Basic sont activées, mais il est possible, depuis la page abonnement, d’ajouter et tester d’autres options gratuitement.
A l’issue de la période d’essai, il vous sera possible de modifier les options librement avant de vous abonner.
Oui – vous pouvez annuler gratuitement le renouvellement automatique d’une option particulière ou de votre abonnement, à tout moment depuis la page abonnement.
Lorsqu’une option est résiliée, les données correspondantes sont conservées tant que l’abonnement est actif, pour vous offrir plus de flexibilité.
Lorsque votre période d’essai ou votre abonnement arrive à expiration, vos données sont conservées pendant 1 mois, pour vous laisser le temps de vous réabonner si besoin.
Passé ce délai, seules les données relatives à votre compte et à votre abonnement sont conservées pendant 6 mois.
Oui, mais de manière globale : la limite ne concerne pas le nombre de documents ou enregistrements créés, mais l’espace disque occupé par les données de l’entreprise.
Cet espace disque est limité à 1Go pour les abonnés, et 20Mo pour la période d’essai.
A titre informatif, 1Go équivaut à plus de 200 000 factures standard, et conviendra donc largement à la majorité des cas d’usage sur du long terme.
La période d’essai peut avoir d’autres conditions et limites, qui sont spécifiées dans la page Tarifs.
Pour des besoins spécifiques nécessitant un espace supérieur, nous vous invitons à nous contacter.
Oui, pour certaines données :
- Depuis le module « Contacts », vous pouvez importer vos contacts depuis votre appareil
- Depuis le module « Comptabilité », il vous est possible d’importer les données de votre ancien logiciel comptable, au format FEC
Les autres modules ne permettent pas à ce stade d’importer des données.
Connexion à l’application et mots de passe
Les utilisateurs inscrits peuvent se connecter à l’application depuis n’importe quelle page de celle-ci.
Si vous avez perdu l’url (adresse internet) de l’application, celui-ci est disponible dans la section « Liens utiles » en bas de chaque page du site de présentation : Connexion.
Si vous n’êtes pas encore inscrit, vous devez tout d’abord vous inscrire afin de créer vos identifiants de connexion. L’accès à la page d’inscription peut se faire depuis la page Tarifs, ou en utilisant le lien d’inscription disponible dans la section « Liens utiles » en bas de chaque page du site de présentation.
Pensez tout d’abord à vérifier le cas échéant que l’adresse email saisie est correcte.
Si tel est le cas, il se peut qu’un certain temps soit nécessaire pour que votre application de gestion des emails vous envoie une notification : tentez de l’ouvrir, et de la rafraîchir.
Si besoin, pensez à regarder dans votre dossier « courrier indésirable » ou « junk ». Si tel est le cas, indiquez que ce courrier n’est pas indésirable et que les emails de cet expéditeur peuvent être acceptés, afin que les prochains emails vous parviennent correctement.
Si le problème persiste plus de quelques minutes, n’hésitez pas à contacter le support.
Lors de sa 1ère connexion à l’application, la plupart des navigateurs web (Edge, Chrome, etc…) propose d’enregistrer le mot de passe.
Cette fonction s’avère très utile pour ne pas avoir à saisir son mot de passe à chaque connexion, et nous vous rappelons que vous ne devriez l’utiliser que sur un appareil individuel dont l’accès est sécurisé (mot de passe, empreinte digitale, etc…).
Si lors de la 1ère connexion, vous n’avez pas enregistré le mot de passe, voici comment procéder :
- PC (Chrome, Edge) : dans la barre de saisie de l’url apparaît un icône en forme de clé (sur la droite) : en cliquant dessus, il est possible d’enregistrer le mot de passe
- Smartphone : le symbole en forme de clé (en général au-dessus du clavier) permet de gérer ses mots de passe
- Si lors de la 1ère connexion vous aviez indiqué « Ne jamais enregistrer le mot de passe » ou « Ne plus demander », il suffira de supprimer l’application de la liste des sites pour lesquels ne pas enregistrer de mot de passe, et lors de la prochaine connexion, le message de proposition de sauvegarde apparaîtra de nouveau
De manière générale, le plus simple est d’ajouter la page aux favoris du navigateur utilisé.
Sur smartphone, il est possible d’ajouter une icône sur l’écran d’accueil (comme une application), depuis le navigateur utilisé, par exemple :
- Sur google chrome : dans les options (les 3 points en haut en droite), il y a l’option « Ajouter à l’écran d’accueil »
- Sur Microsoft Edge : dans le menu en bas de l’écran, il y a un icône « Ajouter à l’écran »
Sur PC, il est possible d’épingler l’icône de l’application à la barre des tâches ou au menu Démarrer :
- Depuis le navigateur, ouvert sur la page de connexion de l’application : cliquer sur le menu (3 points) en haut à droite de l’écran, puis sur le menu « Outils supplémentaires », et vous trouverez dans la liste les options « Epingler à la barre des tâches » et « Epingler au menu Démarrer »
Sur PC, il est également possible d’ajouter un raccourci sur le bureau :
- Option 1, depuis le bureau : clic droit > nouveau > raccourci > url = https://appli.gestionbusiness.fr
- Option 2, depuis le navigateur ouvert sur la page de connexion : réduire la fenêtre du navigateur (pour sortir du mode plein écran), et faire glisser (en maintenant le clic gauche) le cadenas à gauche de l’url depuis le navigateur vers le bureau
Il n’est pas possible d’utiliser le même email utilisateur pour 2 comptes entreprises (« Cet email est déjà utilisé »). En effet, l’email de l’utilisateur est utilisé comme identifiant unique, et ne peut par conséquent être attribué à plusieurs comptes entreprise utilisant l’application.
Si un utilisateur nécessite l’accès à l’application pour plusieurs entreprises, il conviendra d’utiliser un email dédié pour chaque entreprise, par exemple :
- prenom.nom@entreprise1.fr et prenom.nom@entreprise2.fr
- Ou : prenom.nom.entreprise1@gmail.com et prenom.nom.entreprise2@gmail.com
Pour des raisons de sécurité, l’application ne permet pas d’utiliser le même compte simultanément sur deux appareils différents. Ainsi, si une nouvelle connexion est faite sur un autre appareil, le premier appareil est déconnecté automatiquement.
Si vous n’êtes pas à l’origine de la 2ème connexion, il convient de changer votre mot de passe au plus vite, et contacter le support.
Il s’agit là d’une mesure additionnelle de sécurité. Pour des raisons pratiques, nous vous conseillons, si l’accès à votre appareil individuel est sécurisé, d’enregistrer votre mot de passe dans votre navigateur.
Navigation et affichage
Même si elle fonctionne correctement sur la plupart des navigateurs modernes, l’application est optimisée pour Google Chrome et Microsoft Edge, et il est donc fortement conseillé d’utiliser l’un de ces deux navigateurs pour un meilleur confort d’utilisation et éviter certains bugs d’affichage.
Voici quelques exemples de bugs recensés sur d’autres navigateurs :
- Firefox :
- En version PC : les champs avec date et heure peuvent ne pas être supportés, et dans ce cas il faudra saisir manuellement les informations en respectant le bon format (au lieu de simplement choisir dans un calendrier)
- En version mobile, les dates et heures affichées sont dans le format international
- Safari : les numéros de téléphone peuvent apparaître en double
- Samsung : ce navigateur ne permet pas l’affichage de contenu PDF, et par conséquent la visualisation d’un document au format PDF depuis l’application (ex : facture) ne fonctionne pas pour ce navigateur
- Internet Explorer : ce navigateur n’est pas supporté et comporte plusieurs bugs, donc il ne devrait pas être utilisé pour cette application
Certains navigateurs ne sont pas équipés de lecteur PDF (c’est le cas par exemple du navigateur Samsung), et ne permettent donc pas de visualiser directement les documents au format PDF ; dans ce cas, ils proposeront de télécharger le document sur l’appareil.
Pour plus de simplicité, nous vous recommandons donc d’utiliser un navigateur moderne équipé d’un lecteur PDF (par exemple Chrome ou Edge).
L’affichage des données varie selon l’appareil utilisé, et plus spécifiquement selon la largeur de l’écran. De cette manière, l’interface est ajustée pour un meilleur confort d’utilisation.
Conseil : en smartphone ou en tablette (suivant la taille de l’écran), le fait de basculer du mode portrait (appareil tenu verticalement) au mode paysage (appareil tenu horizontalement) modifie dans la plupart des cas l’affichage, et propose en général une vision plus proche de celle obtenue sur ordinateur.
Saisie, modification et suppression d’enregistrement
Malheureusement non, et c’est pourquoi un message d’avertissement s’affiche avant la suppression d’un enregistrement, et demande de valider la suppression en question.
Cela est vrai pour les éléments propres à l’article (sa désignation, son fournisseur, son rendement, etc…), mais le prix utilisé et les composants demeurent inchangés.
Recommandation d’usage : il convient de ne procéder à une modification dans le catalogue que si elle ne modifie pas la nature de l’article. Dans le cas contraire, il est nécessaire de créer un nouvel article.
Pour des raisons de sécurité et de performance, l’application n’autorise que des formats et caractères précis selon les champs (un nom, un numéro de téléphone, une adresse email, etc…).
Si vous ne parvenez pas à saisir un caractère qui vous semble légitime, il peut s’agir d’un problème technique, et il convient de contacter le support afin de le résoudre.
Pour certains menus déroulants, il est possible de saisir quelques caractères afin de réduire / filtrer la liste proposée. C’est le cas par exemple du champs « Pays ».
La plupart des navigateurs requiert alors l’orthographe exacte pour le filtre, et ne font pas de recherche large (avec ou sans accent). Il conviendra donc de respecter la bonne orthographe lors de l’utilisation des menus déroulants.
Le menu de sélection des employés provient du module « Employés », et liste les employés par fonction (telle que définie dans leur contrat actuel). Les modifications doivent donc être effectuées dans le module « Employés », par un utilisateur y ayant accès.
Oui, le champs Adresse permet de saisir plusieurs lignes, et il suffit pour cela d’utiliser la touche « Entrée » directement dans le champs adresse.
Note : si votre navigateur vous propose une liste d’adresses pré remplies (en général sous forme d’une fenêtre contextuelle), il se peut qu’il faille fermer cette fenêtre au préalable pour pouvoir passer à la ligne.
Envoi de document
L’application permet d’envoyer par email la plupart des documents (devis, factures, échéanciers, bons de commande, etc…). En cliquant sur l’icône d’envoi correspondant au document, l’application préremplit le sujet et le contenu du message, et joint automatiquement le document. Le message est envoyé au destinataire concerné (par ex : le client pour un devis, le sous-traitant pour un bon de commande), avec l’utilisateur et l’entreprise en copie.
Si vous préférez envoyer l’email depuis votre messagerie, il vous suffit de visualiser le document au format PDF, puis de le télécharger depuis votre navigateur, voire de le « partager » directement si votre navigateur le permet (il sera alors possible de choisir de le partager par email).
La structure des emails envoyés par l’application est la suivante :
- De (expéditeur) : le nom de votre entreprise + « noreply@gestionbusiness.fr »
- Note : si le destinataire utilise la fonction « Répondre » de son logiciel de messagerie, la réponse sera bien envoyée à votre email utilisateur
- A (destinataire) : le nom et l’email du destinataire concerné par l’envoi (client, sous-traitant, etc…)
- Sujet, contenu du message et formule de politesse (avant signature) : préremplis dans le formulaire d’envoi, mais modifiables
- Signature : votre prénom + votre Nom + ‘ – ‘ + le nom de votre entreprise
- Informations de contact (optionnel) : email, téléphone, site web, adresse
- Votre logo d’entreprise : si défini dans la page entreprise
Pour les utilisateurs avec un rôle Administrateur, la page paramètres permet de personnaliser la formule de politesse (texte générique affiché à la fin d’un email, avant la signature) ainsi que les informations à afficher après la signature (email et/ou téléphone de l’utilisateur ou de l’entreprise, adresse et/ou site web de l’entreprise), et d’effectuer un test, pour recevoir un exemple d’email et visualiser le rendu actuel.
Lorsque le destinataire reçoit un email de votre part provenant de l’application, le nom de votre entreprise est affichée comme expéditeur, mais l’email associé est noreply@gestionbusiness.fr et non celui de votre entreprise.
En effet, il n’est pas possible d’indiquer votre email ou celui de votre entreprise comme expéditeur, pour les raisons suivantes :
- L’email est envoyé depuis le compte email de l’application, et non le vôtre : l’application n’a aucun moyen d’accéder à votre compte email
- Les détecteurs de spam passeraient le courrier en indésirable, car le serveur de messagerie de l’email indiqué comme expéditeur (celui de votre compte email) est différent du serveur ayant effectivement envoyé l’email (celui du compte email de l’application)
Rassurez-vous, si le destinataire clique sur « Répondre », votre email sera automatiquement utilisé pour la réponse.
Autres
Pour les questions relatives à un module en particulier, nous vous invitons à consulter notre Guide d’utilisation. Les rubriques suivantes de la FAQ présentent néanmoins les questions les plus fréquentes.
GestionBusiness.fr étant à ce stade réservées aux entreprises françaises, l’euro est la seule devise proposée dans les différents modules.
Le statut d’un devis (édition, envoyé, validé, refusé) est géré automatiquement par l’application : en envoyant un devis en édition depuis l’application, il bascule automatiquement sur le statut « Envoyé », et une section « Décision » apparaît alors, pour indiquer la décision finale du client, et ainsi faire basculer le devis au statut « Validé » ou « Refusé ».
Si besoin, il est toujours possible de modifier le statut manuellement, depuis la section « Information Générales » du devis.
Il existe 2 façons de créer une facture d’acompte
- Option 1, depuis un devis : si le devis est validé, dans les actions possibles en bas de page, il suffit de sélectionner « Facturer un acompte »
- Option 2, depuis le module contrat (si l’option Suivi Pro a été souscrite) : dans la section facturation du contrat, et dans la partie « Devis et Factures », cliquer sur « Ajouter », puis sélectionner « Facture d’acompte »
Dans les deux cas, il ne restera alors plus qu’à indiquer le montant de l’acompte, et vérifier les mentions à afficher.
Pour gérer et suivre l’avancement, il est nécessaire de souscrire à l’option Suivi Pro et d’utiliser le module Contrat. Chaque article indiqué dans le descriptif contractuel (servant de base à la facturation), ainsi que ses composants, peut être suivi individuellement en termes d’avancement.
Dans la section « Devis et factures » du contrat, il suffit alors de cliquer sur « Ajouter », puis sélectionner « Facture de situation ». La facture reprendra alors automatiquement la situation actuelle pour générer la facture correspondante.
Puis, lorsque la mise en œuvre sera achevée, la création d’une facture de clôture marquera automatiquement tous les articles comme étant « faits » (terminés), et la facture ainsi générée reprendra automatiquement tous les acomptes et toutes les factures de situation / d’avancement émises auparavant.
Pour la confirmation de paiement vers votre client, les modules Paiements et Contact permettent de :
- Générer un reçu de paiement au format PDF, faisant référence à la facture correspondante
- Générer un échéancier au format PDF, qui révèle l’état des paiements et le solde du client
Enfin, pour les factures générées depuis le module Contrats, il est aussi possible de générer un Décompte Général au format PDF. Veuillez pour cela vous reporter à la documentation du module Contrats.
Pour créer un bon de commande, il est nécessaire d’avoir souscrit à l’option Suivi Pro et d’utiliser le module Contrat, et plus spécifiquement sa section « Commandes ». Chaque article indiqué dans le descriptif contractuel (servant de base à la facturation), pourra être sélectionné et ajouté au bon de commande. Il ne restera alors plus qu’à sélectionner le destinataire, et la date de réception souhaitée.
Pour gérer un article sur-mesure (par exemple une menuiserie aux dimensions spécifiques à un devis), le réflexe pourrait être de créer un article à usage unique, mais ce ne serait pas l’approche optimale.
Nous recommandons plutôt de tirer profit, directement dans le devis, le contrat ou la facture, du champs « Poste » et de son « Descriptif », afin de fournir les spécificités de mise en œuvre de l’article (ex : dimensions, couleur, etc…). De cette manière, il sera possible de réutiliser le même article du catalogue sur différents devis, factures et contrats, sans avoir à le recréer à chaque fois.
Voici les cas pour lesquels l’utilisation du module Contrat est nécessaire :
- Besoin de gérer des factures de situation / avancement
- Besoin de créer des bons de commande
- Besoin de pouvoir générer un décompte général et/ou une liste des produits utilisés pour la mise en œuvre
- Besoin d’organiser et de suivre l’approvisionnement et la mise en œuvre
- Besoin d’archiver et regrouper les informations de mise en œuvre spécifiques à un contrat (par exemple pour un client fournissant de nombreux contrats) : intervenants, interactions
Dans les autres cas, on s’approchera plus d’une facturation « classique » et le module Facturation sera plus approprié.
Lorsque l’on travaille en tant que sous-traitant, il peut s’avérer nécessaire d’indiquer le nom du client final dans ses documents (factures, bons de commande, etc…), pour archive, ou pour information.
A ce jour, l’application n’a pas de champs spécifique pour indiquer le nom du client final dans les factures et les bons de commande.
En alternative, il est possible d’utiliser le champs « Adresse » pour y indiquer le nom du client final (avant l’adresse), par exemple :
- Adresse : Mr Dupont, 20 rue de l’imagination
- CP : 38130
- Ville : Echirolles
De cette manière, si nécessaire, il sera possible dans le module Facturation, de rechercher un client final spécifique, pour retrouver plus facilement le devis ou la facture correspondante.
Note : la recherche depuis la fiche contact du client donneur d’ordre (dans les sections contrat et facturation) ne permet actuellement pas de recherche sur le champs adresse, donc il ne sera pas possible de rechercher les documents correspondant au client final de cette manière.
Recommandation complémentaire mais facultative : si l’utilisation d’un contrat est nécessaire (pour le suivi ou une facturation avancée – situations ou DG), alors il est possible d’utiliser le nom du client final dans le champs « Référence » du contrat. Il sera ainsi facile de retrouver le contrat correspondant depuis le module contrat, puis les factures correspondantes (dans la section facturation du contrat).
L’application considère qu’il y a conflit potentiel de planning si un même employé est affecté sur 2 tâches et qu’il y a moins de 30′ entre la fin de la première et le début de la deuxième.