Le module Rémunérations permet de faciliter et de suivre la rémunération des employés, salariés et sous-traitants.
Restriction d’accès
La page Rémunérations n’est accessible que pour les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur ou comptable.
Informations d’usage
L’idée est de fournir une aide à l’élaboration (en obtenant en 1 clic le détail des éléments à utiliser), et de pouvoir suivre le paiement des employés, ainsi que le coût réel employeur..
Ce module peut donc s’inscrire dans le processus de paye de l’entreprise, de la manière suivante :
- Saisie et validation des données pour la période (contrat, salaire, compteurs temps, notes de frais, forfaits et bons de commande sous-traitants)
- Utilisation du module de rémunération pour obtenir un résumé des informations sur la période, à utiliser pour la rémunération
- Utilisation des informations pour créer une fiche de paye (comptable, logiciel spécialisé, portail URSSAF)
- Enregistrement des données correspondantes dans le module de rémunération pour suivre les paiements
Note : bien que ce soit une évolution possible, à ce stade ce module ne permet pas de générer des fiches de paye.
Consulter la synthèse et les rémunérations
Il est possible d’effectuer une recherche spécifique en indiquant les dates de début et de fin de la période pour laquelle afficher les données, et en cliquant sur le bouton Rechercher.
Il est également possible de choisir l’employé concerné par la recherche, parmi tous les employés.
Note : en sélectionnant la valeur « Tous », il est possible de voir toutes les rémunérations sur la période, indépendamment des employés. Cela s’avérera utile pour obtenir une synthèse au niveau de l’entreprise.
La synthèse affiche les totaux sur la période : montant payé, P.A.S. IR (Prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu), charges sociales, coût employeur.
La partie Détails classe les rémunérations par date et par employé, en indiquant les données clés, et permet de les consulter ou de les modifier.
Ajouter une rémunération
En cliquant sur le bouton « Ajouter une rémunération» depuis la partie Détails, le formulaire de saisie est affiché.
Une fois l’employé et la période (Du, Au) renseignés dans la partie Description, l’application récupère les informations des autres modules (Employés, Contrats, Compteurs temps et Notes de frais), afin de montrer dans la partie Informations sur la période :
- La classification, le type de contrat, le mode, et le salaire mensuel, provenant de l’historique d’évolution de l’employé
- Pour les sous-traitants :
- les contrats sur lesquels le sous-traitant a été affecté (livraisons et prestations), et le montant des forfaits correspondants
- les bons de commande destinés à l’entreprise du sous-traitant, et le montant correspondant
- Les compteurs temps et paniers
- Les dépenses effectuées et payées par l’employé
Ces informations s’avèrent alors utiles pour l’établissement de la fiche de paye correspondante.
Note : bien que l’usage soit de comptabiliser les remboursements de dépenses d’une période dans la fiche de paie de la période correspondante, chaque entreprise est libre de choisir un calendrier et une méthode qui lui est propre. Ainsi, les frais présentés dans la partie Informations sur la période, le sont à titre indicatif et peuvent donc différer du montant réellement remboursé dans la rémunération.
La partie Paye permet ensuite de renseigner les détails de rémunération :
- Pour les sous-traitants : la TVA et les remboursements de frais éventuellement applicables
- Pour les salariés : les charges patronales et salariales, les autres retenues, les remboursements de frais, le prélèvement à la source de l’Impôt sur le Revenu, les aides et remboursements (ex : assurance maladie)
Le formulaire permet de déterminer automatiquement les totaux qui seront utilisés dans la partie Synthèse du module de rémunérations, à savoir :
- Le montant net à payer à l’employé, pour suivre le paiement correspondant
- Le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu, pour conserver un historique et être au clair sur cet aspect
- Le total des charges sociales
- Le coût employeur : coût réel de l’employé
- Pour les salariés : montant brut + charges patronales – aides et remboursements
- Pour les sous-traitants : montant HT
- Note : dans les deux cas, le remboursement des frais payés par l’employé n’est pas compté dans le coût employeur, car il est comptabilisé dans les catégories de frais correspondantes
Cas spécial des sous-traitants
La rémunération des sous-traitants peut également être suivie avec le module de rémunération, afin de suivre les paiements correspondants et conserver un historique.
Pour la partie Informations sur la période, l’application affiche toute tâche active durant la période et le montant du forfait associé (prestation ou livraison dans le module Contrats). L’utilisateur est libre d’intégrer le montant (partiellement ou entièrement) ou non dans la rémunération, sachant que la tâche peut s’étaler au delà de la période.
Lorsque l’employé est un sous-traitant, la partie Paye de la rémunération est ajustée, pour y afficher les champs spécifiques : la rémunération HT, la TVA et les remboursements de frais éventuellement applicables.
Gestion de plusieurs employés d’une même entreprise sous-traitante
Dans ce cas particulier, l’application permet à l’utilisateur de choisir le niveau de son suivi (employé ou entreprise), car il est possible de créer un employé de type Entreprise.
Cependant, il est recommandé de gérer les ressources de manière nominative (au niveau employé), pour l’affectation des tâches (dans le module Contrats), et le suivi de rémunération. Si nécessaire, pour des dépenses centralisées au niveau de l’entreprise sous-traitante (comme un bon de commande), il est toujours possible de créer un employé de type Entreprise pour gérer une rémunération spécifique à cette dépense au niveau de l’entreprise, à la place ou en plus des rémunérations nominatives.
Consulter ou modifier une rémunération
Depuis la partie Détails, en cliquant sur le bouton « Modifier » correspondant à la rémunération à modifier, le formulaire de saisie est affiché avec les données de la rémunération en question. Il ne reste plus qu’à procéder à la modification, et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Supprimer une rémunération
Comme pour la modification d’une rémunération, pour supprimer une rémunération, il faut tout d’abord ouvrir le formulaire de saisie correspondant, en cliquant sur le bouton « Modifier » depuis la partie Détails.
En bas du formulaire, le bouton « Supprimer » (corbeille), permet de supprimer l’enregistrement. Un message de confirmation est alors affiché, afin d’éviter les clics accidentels et valider la suppression.