Le module Catalogue permet de gérer et centraliser les informations relatives aux articles, de manière à simplifier la saisie des devis et factures, et le suivi de la mise en œuvre.
Restriction d’accès
La module Catalogue n’est accessible que pour les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur, comptable, manager ou commercial.
Accès depuis les autres modules
Afin de faciliter la saisie, le catalogue d’articles peut être consulté et modifié directement depuis les autres modules l’employant (Devis et factures, et Contrats).
Structure et usage du catalogue
Plus qu’une simple désignation d’articles à réutiliser dans les factures, le catalogue permet pour chaque article de renseigner des informations supplémentaires qui s’avèreront très utiles et pratiques dans les autres modules.
Différents types d’articles
Le catalogue permet de différencier et grouper les articles selon 3 types : les prestations, les produits, et les remises.
Cette différenciation permet de répartir les articles dans les sections du module Contrats : les produits serviront à la gestion des bons de livraison et au suivi de l’approvisionnement, et les prestations seront utilisées pour l’organisation et le suivi de la mise en œuvre.
Catégorie, sous-catégorie et dénomination
Les champs « Catégorie » et « Sous-catégorie » permettent de regrouper les articles entre eux afin de faciliter les recherches au moment de la saisie d’un devis, d’une facture ou d’un contrat.
En outre, lors de l’ajout d’un nouvel article au catalogue, une fois la catégorie et la sous-catégorie renseignées, l’application proposera une liste de désignations d’article prédéfinie en fonction du secteur d’activité, pour faciliter la saisie de la dénomination de l’article.
Spécifications
Si besoin, le champs « Spécifications » permet de renseigner certaines spécifications techniques de l’article, à afficher dans les devis et factures.
Note : ces informations sont destinées au client et sont uniquement affichées dans les devis et factures au format PDF : elles ne sont donc visibles ni dans les autres documents, ni dans l’interface des modules de facturation et contrats (descriptif contractuel)
Référence, fournisseur et fiche technique
La référence, le fournisseur et la fiche technique seront utiles pour générer automatiquement un document de fin de travaux (type DOE) listant les articles utilisés, si cela est nécessaire.
En ce qui concerne la fiche technique, le champs correspondant permet de saisir l’adresse url du fichier correspondant, l’utilisateur étant ainsi libre de son choix d’archivage. Ainsi, il suffit d’enregistrer les documents sur un répertoire partagé (ex : Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc…), et de renseigner le lien de partage du document dans le champs Fiche Technique.
Les composants d’un article
Le catalogue permet également de gérer les composants utilisés dans un article, de manière à pouvoir par exemple créer des packs, ou tout simplement être en mesure de suivre la mise en œuvre de ceux-ci dans le module Contrats.
Les composants ainsi définis seront indiqués dans les devis et factures, et également utilisés dans le cadre des contrats pour gérer et suivre les bons de commande, l’approvisionnement et la réalisation des prestations. En outre, ils seront intégrés à la liste des produits utilisés.
Note : un composant est un article associé à un autre article, et peut par conséquent être également utilisé individuellement dans le catalogue
Différence entre fourniture et composant
Il faut distinguer les deux notions :
- Fourniture : pas de besoin de suivi d’approvisionnement, ni d’être visible dans les devis, factures et documents de fin de contrat (liste des produits)
- Composants : besoin de suivi d’approvisionnement et/ou besoin d’être visible dans les devis, factures et documents de fin de contrat (liste des produits)
Finalement, l’utilisateur est libre de choisir suivant ses besoins : simplement saisir le coût de fourniture, détailler les composants, ou un mélange des deux.
Hiérarchie et niveaux de composants
L’application ne permet en théorie de gérer qu’un seul niveau de composants. Si en guise de composant, on sélectionne un article ayant lui-même des composants, la sélection est possible, mais :
- Ses composants (de 2ème niveau donc) ne seront pas visibles dans le contrat (approvisionnement, mise en œuvre, bons de commande) et les devis et factures
- Le coût de ses composants ne sera pas pris en compte dans l’estimation du coût de fourniture (analyse financière)
Rendement
Le champs « Capacité » permet d’indiquer la quantité (dans une unité de mesure à choisir) qu’une unité d’article permet de couvrir.
Cette information sera utilisée lors de la sélection de l’article pour un devis, une facture ou un contrat, afin de calculer automatiquement le nombre d’unités nécessaires de l’article.
Exemple : article « carrelage 60*60 » avec une capacité de 2.5 m² => si pour un devis la surface à couvrir est de 50 m², l’application calculera un besoin de 20 unités
Cette information apparaîtra également sur les factures, situations et bons de commande, dans le document au format PDF, en complément de la désignation de l’article pour définir clairement le contenu de l’article :
- Si la capacité indiquée est égale à 1, alors seule l’unité est affichée
- Exemple : Pose carrelage (m²) => signifie que 1 unité de cet article couvre 1 m² ; autrement dit : facturé au m²
- Si la capacité a une autre valeur que 1, alors on l’affiche suivie de « /u »
- Exemple : Carrelage 60*60 (2.5 m² / u) => signifie que 1 unité de cet article permet de couvrir 2.5 m²
En outre, le rendement sera indiqué pour les composants dans le formulaire de saisie d’un article, afin de préciser la quantité associée à l’article, en fonction de son rendement.
Coût de l’article
3 types de coûts peuvent être renseignés pour un article :
- Le prix d’achat pour les articles de type « produit », à indiquer manuellement
- Les coûts de fourniture pour les articles de type « prestation » (hors coûts de main d’œuvre), à indiquer manuellement
- Lorsque l’article contient des composants, le coût des composants est calculé automatiquement en fonction de leurs quantités et coûts respectifs. Ce champs est mis à jour automatiquement, et ne peut pas être modifié manuellement.
Le coût de l’article résultant (prix d’achat ou coût fourniture + coût composants) sera utilisé pour :
- Initialiser le prix d’achat d’un article dans les bons de commande (module contrat)
- Estimer les coûts de fourniture dans la partie Analyse Financière d’un contrat, et dans le module d’analyse financière, afin de préciser le calcul du bénéfice et du % de marge
Prix de vente
Il s’agit du prix utilisé par défaut lors de la sélection de l’article dans un devis, une facture ou un contrat.
Note : si besoin, il pourra alors être modifié dans le devis, la facture ou le contrat, sans impact sur le prix Catalogue
Rechercher un article
Pour rechercher des articles, il faut tout d’abord sélectionner le type d’article (prestation, produit, remise).
Pour affiner la liste, la recherche permet de trouver facilement un article, en recherchant les caractères saisis (dans le champs « Rechercher un article ») parmi les différentes informations de l’article : désignation, catégorie, référence, etc…
Le filtre « Visibles sur la page web » permet de n’afficher que les articles spécifiés comme à afficher sur la page web de l’entreprise (pour les entreprises ayant souscrit à cette option).
Sélectionner un article
Depuis le module Catalogue, le bouton de sélection en face de chaque article permet d’afficher le formulaire de saisie de l’article.
Quand le formulaire de recherche est affiché depuis un autre module (Devis et factures, Contrats), le bouton de sélection permet de sélectionner l’article.
Ajouter un article
En cliquant sur le bouton « Ajouter un article » depuis le formulaire de recherche, le formulaire de saisie est affiché.
Suivant le type d’article sélectionné, certains champs additionnels sont montrés :
- Prestation : capacité et unité correspondante, coût fourniture HT
- Produit : fournisseur, capacité et unité correspondante, prix d’achat HT
Il suffit alors de renseigner les champs, et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Visibilité sur la page web
Pour les entreprises ayant souscrit à l’option Site web ou à un pack la contenant, cette case à cocher permet d’indiquer si l’article doit être affiché dans les tarifs de la page web de l’entreprise.
Sélectionner le fournisseur d’un produit
Pour les articles de type produit, il est possible d’indiquer le fournisseur correspondant. En cliquant sur le champs « Fournisseur », le formulaire de sélection des contacts s’affiche, et permet de sélectionner le contact correspondant au fournisseur (et de le créer si besoin).
Fiche technique d’un produit
Il s’agit ici d’une url (lien internet) vers le fichier de la fiche technique. Ainsi, il suffit d’enregistrer la fiche technique dans un répertoire partagé au choix de l’utilisateur (ex : Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc…), et de renseigner le lien de partage du document dans le champs Fiche Technique.
Cas des remises
Pour ajouter une remise explicitement dans un devis, une facture ou un contrat, il est nécessaire de créer un article de type remise.
Note : lors de l’ajout d’un article à un devis, une facture ou un contrat, il est possible d’ajuster son prix et donc d’inclure directement une remise dans le prix article. Un article de type remise n’est nécessaire que s’il est souhaité de mentionner la remise explicitement.
Pour une bonne cohérence dans la facturation, le prix indiqué dans le catalogue doit être de préférence négatif (ex : 1 remise de -10 euros).
Cependant, le prix de vente n’est pas un champs obligatoire dans le catalogue, et peut donc ne pas être rempli dans le cas de remises génériques réutilisables par la suite. Exemple : pour une remise spéciale 10%, le montant n’est pas mentionné dans le catalogue, et sera renseigné directement dans le document l’utilisant (devis, facture ou contrat) en fonction du contexte.
Gérer les composants d’un article
Ajouter un composant
En cliquant sur le bouton « Ajouter un composant » depuis le formulaire de saisie d’un article, le formulaire de sélection des composants s’affiche.
Il est possible de rechercher des articles de type prestation ou produit, préalablement créés.
Note : pour pouvoir sélectionner un article comme composant, il doit au préalable avoir été créé en tant qu’article. Ainsi, si nécessaire, un composant peut aussi être utilisé directement et individuellement comme article dans le catalogue.
Un appui long ou un double clic sur un article de la liste permet de visualiser les informations principales le concernant.
En cliquant sur le bouton « Sélectionner », l’article correspondant est alors ajouté comme composant.
Il ne reste plus qu’à indiquer la quantité correspondante, en fonction de son rendement vis à vis de la capacité de l’article parent, et à cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Modifier un composant
La quantité peut être modifiée directement depuis la partie Composants du formulaire de saisie d’un article, comme lors de l’ajout du composant.
En cliquant sur le bouton « Modifier » correspondant au composant, il est possible de sélectionner un autre composant à sa place.
Une fois les modifications effectuées, il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Supprimer un composant
Pour supprimer un composant, il suffit de mettre sa quantité à 0, puis de cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Coût de l’article vs coût des composants
Le coût des composants est calculé automatiquement en fonction de leurs quantités et coûts respectifs. Ce champs est mis à jour automatiquement, et ne peut pas être modifié manuellement.
Le coût des composants est pris en compte par l’application en l’ajoutant au coût de fourniture de l’article, pour déterminer le coût total de l’article.
Consulter ou modifier un article
Depuis la liste de recherche des articles, un appui long ou un double clic sur un article de la liste permet d’afficher les options possibles pour cet article.
En cliquant sur le bouton « Modifier », le formulaire de saisie est affiché, et il ne reste plus qu’à procéder aux modifications souhaitées, et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Note : lorsque le formulaire de recherche est utilisé depuis un autre module (Devis et factures, ou Contrats), le formulaire de saisie de l’article propose 2 boutons : le bouton « Enregistrer », et le bouton « Sélectionner ». En utilisant ce dernier, les modifications sont enregistrées, et l’article est sélectionné directement, pour gagner du temps.
Dupliquer un article
Depuis la fiche d’un article, le bouton « Dupliquer » permet de créer un nouvel article à partir de celui affiché. Il suffira alors d’ajuster les champs comme souhaité et d’enregistrer le nouvel article.
Supprimer un article
Depuis le formulaire de recherche du catalogue, un appui long ou un double clic sur un article de la liste d’articles permet d’afficher les options possibles pour cet article. Le bouton « Supprimer » permet alors de supprimer l’article. Un message de confirmation est alors affiché, afin d’éviter les clics accidentels et valider la suppression.
Depuis la fiche de l’article, il suffit de cliquer sur le bouton « Supprimer », et de valider le message de confirmation, pour supprimer l’article.