Le module de Paiements permet de suivre le solde des clients, et d’enregistrer leurs paiements.
Tutoriel en vidéo : Suivre ses paiements et créer des relances
Restriction d’accès
Le module Paiements n’est accessible que pour les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur, comptable, manager ou commercial.
Accès depuis les autres modules
Afin de faciliter la navigation et éviter de jongler entre les pages, les paiements peuvent être également consultés, modifiés et créés directement depuis la fiche contact d’un client dans le module Contacts.
Consulter la synthèse et les mouvements
Recherche
Il est possible de faire une recherche spécifique en indiquant les dates de début et de fin de la période pour laquelle afficher les données, et cliquer sur le bouton Rechercher. Il est également possible de filtrer sur les données d’un client, en indiquant une partie de son nom dans le formulaire de recherche.
Synthèse
La partie Synthèse résume les informations suivantes pour chaque client ayant un solde non nul ou des mouvements durant la période sélectionnée.
- Échéance (sous le nom du client) : la prochaine échéance (si aucun retard n’est constaté) ou l’échéance depuis laquelle le client est en situation de retard de paiement
- Note : les factures sont considérées comme dues dès leur émission, mais le retard éventuel ne démarre qu’après la date d’échéance
- Ancien solde : le solde avant le début de la période sélectionnée
- Factures : le total des factures et avoirs dont la date d’échéance se situe dans la période sélectionnée
- Paiements : le total des paiements réalisés dans la période sélectionnée
- Nouveau solde : le solde à l’issue de la période sélectionné = solde antérieur – factures + paiements
Lorsque plusieurs clients sont listés, l’application propose 3 options pour filtrer l’affichage :
- Tous : pas de filtre
- Débiteur : les clients présentant un solde négatif (mais pas forcément en retard)
- Retard : les clients présentant un solde négatif et en situation de retard de paiement
Note : un solde positif est créditeur, un solde négatif est débiteur (le client doit de l’argent). Une facture étant due dès son émission, un client peut être débiteur, mais pas en retard si la date d’échéance n’est pas encore passée.
Solde actuel vs RG
Si aucune date de fin de période n’est indiquée dans la recherche, le solde affiché tiendra compte des futures retenues de garantie.
Pour consulter le solde actuel des clients, sans prendre en compte les futures retenues de garantie, il suffit d’indiquer la date du jour comme date de fin de période pour la recherche, et cliquer sur le bouton « Rechercher ».
Options disponibles pour les clients affichés dans la synthèse
Le bouton « Information » en face de chaque client permet d’afficher les options possibles pour ce client.
Il est ainsi possible de :
- Accéder à la fiche contact du Client (module Contacts)
- Afficher l’échéancier au format PDF
- Envoyer l’échéancier par email
- Appeler le client
Appeler le client
Parmi les options possibles depuis la synthèse, le bouton « Appeler » permet de déclencher un appel depuis l’appareil utilisé, si un numéro de téléphone est renseigné pour le client, et si l’appareil le permet (ex : smartphone).
Afficher et envoyer l’échéancier de paiement
L’application permet de générer un échéancier de paiement au format PDF, et de l’envoyer par email.
L’échéancier permet de résumer pour un client :
- Le total des factures et des paiements reçus, et le solde actuel
- Les mouvements (échéances et paiements) passés
- Les échéances à venir
Il pourra s’avérer utile à la demande d’un client, ou en complément de toute relance éventuelle.
Note : la fiche contact d’un client dans le module Contacts permet également de visualiser et envoyer l’échéancier de paiement du client.
Visualiser l’échéancier au format PDF
En cliquant sur le bouton « PDF », l’échéancier est affiché au format PDF dans une nouvelle page du navigateur. Le document est alors prêt à être imprimé ou téléchargé depuis le navigateur.
Note : cette action fonctionne sur la plupart des navigateurs modernes (ex : Chrome, Edge, etc…), mais ne fonctionnera pas pour les navigateurs qui ne sont pas équipés de lecteur PDF (ex : Samsung).
Envoyer l’échéancier par email
En cliquant sur le bouton « Envoyer », le formulaire d’envoi par email est affiché, prérempli et signé suivant les données de la page Paramètres.
Il est possible de modifier le sujet et le message, mais il n’est pas possible de modifier la pièce jointe (le reçu en question).
En cliquant sur le bouton « Envoyer » du formulaire, le message est envoyé par email au Client, et l’utilisateur (expéditeur) et l’entreprise sont mis en copie.
Gérer les relances
Pour les clients débiteurs en retard, il est possible depuis la fiche contact du client, de générer automatiquement un email de relance.
Si ce premier email de relance ne suffit pas à obtenir votre règlement, voici quelques conseils :
- Envoi d’une 2ème relance
- Si votre client ne réagit pas à la 1ère relance dans le délai qui vous semble adéquat (par ex : 2 semaines), vous pouvez effectuer une 2ème relance par email, en répondant au 1er email de relance
- Voici un exemple possible
- Sujet : 2ème relance – facture impayée
- Contenu : Bonjour, Nous constatons avec regret que vous n’avez pas donné suite à notre précédent rappel, et que le règlement de votre solde d’un montant de xx.xx euros, initialement attendu pour le XX/XX/XXXX, est toujours en attente. Si votre règlement ne nous parvient pas sous huitaine, nous serons contraints de procéder aux démarches juridiques nécessaires au recouvrement de cette créance. Merci de votre compréhension.
- Pièces à joindre : échéancier, facture(s) concernée(s)
- 3ème relance : mise en demeure
- Si votre client ne réagit pas à la 2ème relance sous huit jours, il est maintenant nécessaire d’effectuer une mise en demeure par lettre recommandée (afin d’obtenir un justificatif officiel de réception)
- Vous pouvez télécharger sur internet des modèles de mise en demeure
- Pensez à joindre la ou les factures concernées, et si besoin l’échéancier de paiement
- Démarches juridiques
- Si la mise en demeure n’aboutit pas à un règlement, alors il est nécessaire de passer aux démarches juridiques
- Tout d’abord, envisagez une sommation de payer par un huissier : environ 150€, à votre charge, généralement suffisant pour que votre client comprenne le sérieux de la situation
- Si besoin, suivant le montant de votre créance
- Somme due < 10 000 euros : une injonction de paiement est possible, et doit être effectuée par un huissier – délai d’environ 1 mois, environ 50 euros, supporté par votre client débiteur
- A savoir : les frais de recouvrement dépensés (ex: sommation de payer) peuvent éventuellement être intégrés à la demande, afin qu’ils soient pris en charge par le client débiteur
- Somme due > 10 000 euros : il sera nécessaire de faire appel à un avocat
- Somme due < 10 000 euros : une injonction de paiement est possible, et doit être effectuée par un huissier – délai d’environ 1 mois, environ 50 euros, supporté par votre client débiteur
Mouvements
La partie Mouvements permet de lister les mouvements enregistrés sur la période, organisés par date (comme on le ferait sur un relevé de compte bancaire) :
- Les factures et retenues de garantie : en grisé, précédées du bouton « Euro » gris
- La date indiquée est la date de facture pour les factures, et la date d’exigibilité pour les RG (dernière date de livraison facturée du contrat + délai de garantie)
- Les paiements : précédés du bouton « Carte bancaire » bleu
- La date indiquée est celle du paiement
Les retenues de garantie sont ainsi bien distinguées et exigibles le moment venu.
Note : à la différence d’un relevé de compte bancaire, les débits relatifs aux factures ne sont pas indiqués en négatif, et la liste reprend donc le montant tel qu’indiqué sur la facture.
Statut de paiement des factures et RG
En fonction des paiements enregistrés, l’application calcule automatiquement le statut de réglement des factures :
- Méthode 1 : le numéro de facture associé est indiqué dans chaque paiement – dans ce cas, l’application calcule le solde en faisant la différence entre le total des paiements et le montant de la facture
- Méthode 2 : si le numéro de facture associé n’est pas indiqué dans les paiements, l’application calcule le total des paiements au niveau d’un client, et, en se basant sur l’ordre chronologique des dates de facture de ce client, détermine les factures qui ont été réglées et celles qui sont en attente
Rechercher et filtrer les mouvements
Il est possible de filtrer les mouvements par type : paiements, toutes les factures, ou seulement les factures en attente de règlement.
En cliquant sur le bouton « Rechercher » de la liste de mouvements (loupe en gris en haut à gauche de la liste), un champs de recherche est affiché. Il est alors possible d’indiquer un type (paiement, facture ou RG), un numéro ou une date (ex : 25/06, ou 06/2024), et de cliquer sur le bouton « Rechercher » correspondant, afin de filtrer la liste comme souhaité.
Ajouter un paiement
Pour ajouter un paiement, 2 méthodes sont possibles depuis la partie Mouvements :
- soit le créer entièrement en renseignant toutes les données correspondantes
- soit le créer à partir d’une facture afin de récupérer les données correspondantes
Création manuelle
En cliquant sur le bouton « Ajouter un paiement », le formulaire de saisie d’un paiement s’affiche.
En cliquant sur le champs « Client », le formulaire de sélection d’un contact s’affiche, et permet de rechercher et sélectionner le client effectuant le paiement.
Si pour le Client sélectionné, des contrats existent, un champs « Contrat » est alors affiché, et permet, si c’est le cas, d’associer le paiement à un contrat.
Note : dans le cadre des contrats, il est important d’associer les paiements correspondants au contrat, afin que le Décompte Général puisse être calculé correctement. Si un paiement concerne plusieurs contrats, il conviendra donc de le répartir sur plusieurs enregistrements.
Il est également possible et recommandé d’indiquer la facture à laquelle se rattache le paiement.
Il ne reste alors plus qu’à sélectionner le moyen de paiement, renseigner le montant, et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Ajouts multiples
Si la case « Conserver la fenêtre ouverte pour un autre ajout » est cochée au moment de l’enregistrement d’un nouveau paiement, alors la fenêtre de saisie reste ouverte.
S’il y a un autre ajout à effectuer, il suffit de modifier le ou les champs concernés, et cliquer de nouveau sur le bouton « Enregistrer ». L’idée est de faciliter la saisie, car dans le cas d’ajouts multiples, en général un seul champs varie, et les autres restent identiques.
Création à partir d’une facture
En cliquant sur le bouton « Euro » correspondant à une facture ou à une retenue de garantie, le formulaire de saisie d’un paiement s’affiche, et toutes les données sont initialisées pour correspondre à la facture ou la retenue de garantie correspondante.
Il ne reste qu’à sélectionner le moyen de paiement, et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Enregistrement et reçu
Une fois les données renseignées, 2 options sont en fait possibles pour l’enregistrement :
- Cliquer sur le bouton « Enregistrer » : le paiement est simplement enregistré, et il sera visible depuis la partie Mouvements
- Cliquer sur le bouton « Envoyer » : le paiement est enregistré, et le formulaire d’envoi de reçu par email s’affiche automatiquement (voir le paragraphe Envoyer le reçu par email)
Consulter ou modifier un paiement
Depuis la partie Mouvements, en cliquant sur le bouton « Carte bancaire » correspondant à un paiement, le formulaire de saisie est affiché avec les données du paiement en question.
Si besoin, les données peuvent être modifiées, et une fois la modification effectuée, il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Afficher et envoyer le ticket de reçu
Depuis le formulaire de saisie du paiement, accessible depuis le bouton « Carte bancaire » dans la partie Mouvements, il est possible d’afficher le ticket de reçu au format PDF et de l’envoyer par email.
Visualiser le reçu au format PDF
En cliquant sur le bouton « PDF », le document est affiché au format PDF dans une nouvelle page du navigateur. Le document est alors prêt à être imprimé ou téléchargé depuis le navigateur.
Note : cette action fonctionne sur la plupart des navigateurs modernes (ex : Chrome, Edge, etc…), mais ne fonctionnera pas pour les navigateurs qui ne sont pas équipés de lecteur PDF (ex : Samsung).
Envoyer le reçu par email
En cliquant sur le bouton « Envoyer », le formulaire d’envoi par email est affiché, prérempli et signé suivant les données de la page Paramètres.
Il est possible de modifier le sujet et le message, mais il n’est pas possible de modifier la pièce jointe (le reçu en question).
En cliquant sur le bouton « Envoyer » du formulaire, le message est envoyé par email au Client, et l’utilisateur (expéditeur) et l’entreprise sont mis en copie.
Supprimer un paiement
Pour supprimer un enregistrement, il faut tout d’abord ouvrir le formulaire de saisie correspondant, en cliquant sur le bouton « Carte bancaire » depuis la partie Mouvements.
En bas du formulaire, le bouton « Supprimer » (corbeille), permet de supprimer le paiement. Un message de confirmation est alors affiché, afin d’éviter les clics accidentels et valider la suppression.