Planning

Le module Planning permet d’organiser les rendez-vous ainsi que la planification et l’exécution des contrats. Il récupère les informations d’approvisionnement et de mise en œuvre du module Contrats, et permet ainsi de consulter et modifier la planification des livraisons et prestations, ainsi que l’affectation des employés à ces tâches.

Restriction d’accès

Le module Planning n’est accessible en modification que pour les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur ou manager.

Les autres utilisateurs disposent d’un droit d’accès en lecture seule, avec une visibilité limitée suivant leur type de contrat (tel que défini dans le module Employés) :

• Les employés salariés de l’entreprise ont visibilité sur le planning de tous les employés
• Les employés sous-traitants n’ont visibilité que sur leurs propres affectations

Prérequis

Objectif : planification et affectation des ressources

Le module de planning a pour objectif de planifier les tâches et d’optimiser l’affectation des ressources.

Il permet donc d’avoir une vue d’ensemble des affectations, et d’identifier les chevauchements potentiels.

Pour les entreprises ayant plusieurs utilisateurs, le module planning permet de centraliser et partager le planning avec les employés, qui peuvent alors utiliser ce module pour gérer leur journée et ajouter leurs commentaires.

Note : le forfait sous-traitant est un élément contractuel uniquement accessible depuis le module Contrats, et dans le cas de l’affectation d’un sous-traitant à une tâche, il conviendra d’utiliser le module Contrats pour définir le montant du forfait éventuel.

Paramétrage

Le paramétrage du module Planning s’effectue dans la page Paramètres. Il est possible de renseigner :

• L’heure de début et de fin de journée, à utiliser pour l’affichage en vue Calendrier
  • Note : si un événement a lieu en dehors de cette plage horaire, la vue Calendrier s’adaptera automatiquement
• La durée standard d’une livraison en minutes, pour l’affichage en vue Calendrier et la détection de chevauchement potentiel
  • Note : il n’est pas possible à ce stade d’indiquer une durée spécifique pour chaque livraison
• Les types d’événements indépendants des contrats, et leurs durées par défaut

Données provenant du module Compteurs Temps

De manière à avoir une visibilité complète sur les disponibilités des employés, le Planning affiche les absences validées du module Compteurs Temps. Le motif d’absence n’est pas indiqué dans le planning, et seule la mention « Indisponible » est affichée.

La durée d’absence est calculée automatiquement de la manière suivante : la quantité utilisée dans le module Compteurs Temps est appliquée à l’amplitude horaire paramétrée dans la page Paramètres. Par exemple :

• Quantité de 1 = 1 journée = 100% de l’amplitude horaire = de 8H00 à 18H00
• Quantité de 0.5 = 1/2 journée = 50% de l’amplitude horaire = de 8H00 à 13H00

Données provenant du module Contrats

Le module Planning ne permet pas de créer des postes et d’ajouter des articles à un contrat, ni de créer des livraisons, mais il permet d’en modifier la planification et l’affectation des ressources correspondantes.

Par conséquent, les différents postes, articles et livraisons doivent avoir été créés préalablement dans le module Contrats.

Ainsi, le module Planning et le module Contrats sont connectés pour ce qui concerne la planification des tâches et l’affectation des ressources, et toute modification effectuée d’un côté sera donc visible de l’autre.

L’avantage d’utiliser le module Planning est d’avoir visibilité sur l’ensemble des contrats et événements, afin d’optimiser leur planification et d’éviter les chevauchements.

Evénements indépendants des contrats

Le module planning permet également de planifier des événements indépendants des contrats, comme des rendez-vous (ex : prospection), et d’éventuellement leur affecter des ressources. Les types d’événements et leur durée par défaut sont paramétrables dans la page Paramètres.

Employés créés dans le module Employés

Les employés disponibles pour les affectations sont ceux définis dans le module Employés, et doivent donc être créés au préalable.

Note : par défaut, après création du compte, seul l’administrateur de l’entreprise est visible dans la liste des employés.

Conseils d’utilisation

Choisir entre planifier un poste ou les prestations associées

2 périodes sont à distinguer :

• La période d’un poste (dates de début et de fin) : il s’agit en principe de la période de mise en œuvre contractuelle, telle que définie dans le contrat en accord avec le client, pendant laquelle les prestations associées au poste sont censées être effectuées
• La période d’une prestation (dates de début et de fin) : il s’agit de la période de mise en œuvre effective d’une prestation inclue dans un poste (article ou composant de type prestation), moyennant l’affectation d’un employé

Pour planifier la mise en œuvre au niveau prestation, il est donc nécessaire d’affecter un employé et de détailler les dates de début et de fin correspondantes.

Cependant, certaines entreprises peuvent faire le choix de ne pas suivre la planification au niveau prestation, et de se contenter de la planification des postes.

Cas de la sous-traitance à d’autres entreprises

Pour rappel, il est possible d’enregistrer un employé de type personne physique (genre « Mr » ou « Mme ») ou de type personne morale (genre « Entreprise »).

Il y a donc 2 approches pour gérer l’affectation des tâches aux entreprises sous-traitantes : soit de manière nominative (au niveau employé individuel), soit de manière centralisée (au niveau de l’entreprise sous-traitante).

Suivi nominatif au niveau des employés du sous-traitant

Ici, un employé (au sens de l’application) est créé pour chaque employé de l’entreprise sous-traitante, et les tâches leur sont donc directement assignées.

• Avantages : suivi de mise en œuvre individualisé pour un meilleur contrôle et une archive structurée, et possibilité de renseigner des informations de type compteurs temps ou notes de frais pour chaque employé.
• Inconvénient : le suivi de rémunération (module de Fiches de paye) se fait de manière individuelle, sauf si un employé de type Entreprise est également créé en plus des employés individuels, et utilisé pour la rémunération.

Suivi centralisé au niveau de l’entreprise sous-traitante

Dans le cas où il n’est pas nécessaire de connaître ou suivre le détail des employés de l’entreprise sous-traitante affectés aux taches, il est possible de déclarer un employé unique pour l’entreprise sous-traitante, avec le genre « Entreprise ».

• Avantages : cette organisation permet de lui déléguer la gestion de ses propres ressources, et ainsi de gérer la planification au niveau de l’entreprise sous-traitante, plutôt que de manière individuelle. D’un point de vue rémunération (module de Fiches de paye), toutes les dépenses relatives à l’entreprise sous-traitante seront donc centralisées à son niveau.
• Inconvénients : pas d’archive du nom des employés étant intervenus (sauf si indiqués dans les commentaires), et pas de possibilité de suivre les compteurs temps et notes de frais de manière individuelle (mais possibilité au niveau de l’entreprise).

Sous-traitant ayant un accès utilisateur à l’application

Pour rappel, l’accès est nominatif pour les utilisateurs de l’application, et doit donc être attribué à une personne physique.

On va donc distinguer 2 scénarios en rapport avec les 2 approches présentées auparavant :

• Accès nominatif pour chaque employé du sous-traitant, et suivi individuel au niveau employé : ils ont ainsi accès à l’application pour suivre leur planning, et éventuellement renseigner des informations de type compteurs temps ou notes de frais.
• Accès unique pour le responsable / chef d’équipe, et suivi centralisé : il a visibilité sur les affectations de son entreprise, et gère l’affectation de ses employés en autonomie et en dehors de l’application ; toutes les dépenses éventuelles (forfaits, notes de frais) sont centralisées et utilisées dans le module de Fiches de paye.

Remettre la planification d’un poste ou d’une tâche à plus tard

Il peut arriver qu’un contrat ou un poste planifié auparavant, soit mis en attente momentanément, sans connaître la nouvelle date de mise en œuvre. Il est dans ce cas possible de supprimer la planification correspondante, afin de la rebasculer parmi les tâches à planifier (visibles notamment dans le Tableau de bord) :

• Pour un poste, il suffit de supprimer les dates de début et de fin du poste
  • Note : ceci n’impactera pas les prestations correspondantes, et il conviendra de les modifier également
• Pour une prestation, la planification se gère avec les affectations : les dates étant obligatoires pour les affectations, il faut donc tout simplement supprimer l’affectation

Prendre en compte les absences

Comme expliqué précédemment, les absences indiquées dans le module Compteurs Temps sont récupérées et affichées automatiquement dans le Planning.

Alternative : si vous n’avez pas souscrit au module de Compteurs Temps, il est possible d’ajouter un type d’événement « Indisponible » dans la page paramètres, en lui affectant une durée standard (par ex : 10 heures = 600 minutes). Dans le module planning, il suffit alors d’enregistrer un nouvel événement de ce type pour l’employé concerné (note : il conviendra d’indiquer comme contact celui de l’entreprise pour cet événement).

Affichage des petites durées en vue Calendrier

Pour des raisons de lisibilité, une vignette représentant une tâche occupe au minimum 1 heure sur le calendrier, même si la durée de la tâche est inférieure.

En cas de chevauchement de plusieurs tâches, celles-ci sont juxtaposées, avec un léger décalage, de manière à pouvoir les sélectionner individuellement.

Consulter le planning

Consulter le planning à venir

Par défaut, lors du chargement de la page, la date de début (champs « Du ») est initialisée sur le jour même, et la date de fin (champs « Au ») n’est pas définie : la recherche ainsi définie va afficher toutes les tâches actives en ce moment (démarrées avant aujourd’hui, mais dont la date de fin est aujourd’hui ou plus tard) et les tâches à venir.

Basculer entre la vue Liste et la vue Calendrier

Il est possible d’afficher le planning sous forme de liste ou sous forme de calendrier, en cliquant simplement sur l’option souhaitée (juste en dessous du formulaire de recherche).

Filtrer la recherche par employé ou par référence

Le champs « Employé » permet de filtrer sur tous les employés (valeur « Tous ») ou sur un employé spécifiquement.

Le champs « Référence » permet de filtrer parmi les contrats actifs (pour les prestations et livraisons) ou parmi les références des événements indépendants.

Afficher et positionner les tâches non planifiées

En cochant la case « Afficher les tâches non planifiées », celles-ci deviennent visibles, ce qui permet d’avoir visibilité en même temps sur le calendrier en l’état, et sur les tâches à planifier, afin de les positionner au mieux.

Identifier les chevauchements

Le module considère qu’il y a conflit potentiel de planning (« chevauchement ») si un même employé est affecté sur 2 tâches et qu’il y a moins de 30′ entre la fin de la première et le début de la deuxième.

Si des chevauchements sont identifiés, ils sont signalés par le symbole « (!) » dans la vue Liste, à côté du nom de l’employé concerné, ce qui permet de les repérer facilement, et d’effecteur les modifications éventuelles.

Afficher l’itinéraire sur Google Maps et optimiser ses déplacements

Si les événements associés à votre recherche correspondent à moins de 10 adresses distinctes, il vous est possible de visualiser ces adresses sur Google Maps afin de vous aider à optimiser vos déplacements.

Pour cela, il vous suffit de cliquer sur « Afficher l’itinéraire sur Maps ».

Ajouter un événement

En cliquant sur le bouton « Ajouter un événement », le formulaire de saisie est affiché.

IMPORTANT : les événements et leur référence sont visibles dans l’Espace Client du contact correspondant.

Note : comme expliqué précédemment, l’ajout d’événement depuis le module Planning ne concerne que les événements indépendants du module Contrats. Pour ajouter une prestation ou une livraison, l’ajout doit se faire directement depuis la fiche du contrat concerné.

Un événement est nécessairement relié à un contact, ou à un lieu : il convient donc de le créer si besoin, et de le sélectionner.

Le type d’événement est à choisir parmi les types renseignés dans la page Paramètres.

Le champs référence permet de fournir une explication de contexte.

Pour faciliter la saisie, une fois la date et l’heure de début renseignés, la date et l’heure de fin sont mis à jour automatiquement en utilisant la durée par défaut correspondant au type d’événement choisi. Il reste bien entendu possible de les modifier.

Enfin, un événement nécessite l’affectation d’au moins 1 employé.

Consulter ou modifier un événement

En cliquant sur le bouton « Sélectionner » correspondant à un événement (indépendant, prestation ou livraison), le formulaire de modification est affiché.

Contexte

La partie Contexte indique la référence de l’événement, et l’adresse correspondante, ainsi que les détails éventuels du contrat correspondant.

Le bouton « Contrat » permet de basculer sur la page du contrat en question.

Le bouton « Contact » permet de basculer sur la page de la fiche contact du client.

Les boutons d’itinéraire (Maps et Waze) permettent de lancer directement l’itinéraire vers l’adresse du rendez-vous.

Si l’email et/ou le téléphone sont indiqués, il suffit de cliquer dessus pour déclencher l’action correspondante depuis l’appareil utilisé, si celui-ci le permet (ex : appeler depuis un smartphone).

Modifier la planification du poste

Pour les prestations et les livraisons, il est possible de modifier les dates de début et de fin du poste, indépendamment des affectations éventuelles associées au poste. Une fois les modifications effectuées, il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

Note : si des affectations sont associées au poste, il conviendra toutefoirs de vérifier la cohérence entre les différentes dates.

Consulter et modifier l’affectation des ressources

La partie Mise en œuvre précise la prestation concernée et les affectations correspondantes.

Ajouter une affectation

Pour ajouter un nouvel employé, il suffit de sélectionner la case « Ajouter une affectation », renseigner les informations (sélectionner l’employé, et les dates de début et de fin), et enfin cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

Note : pour les prestations et livraisons, les dates de début et de fin sont initialisées avec celles du poste, mais il est bien sûr possible de les ajuster.

Consulter ou modifier une affectation

Pour consulter une affectation, il suffit de la sélectionner. Si nécessaire, il suffit procéder aux modifications souhaitées, et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

Supprimer une affectation

Pour annuler l’affectation d’un employé, il suffit de la sélectionner, et de cliquer sur le bouton « Supprimer cette affectation ». Un message de confirmation est alors affiché, afin d’éviter les clics accidentels et valider la suppression.

Supprimer un événement

Cette action n’est possible depuis le module Planning que pour les événements indépendants des contrats.

Pour supprimer un poste, une prestation ou une livraison associée à un contrat, il faut le faire depuis la fiche du contrat concerné.