La page d’accueil de l’application, nommée Tableau de bord, présente un résumé des actions à mener, avec un lien direct vers les pages correspondantes.
Restriction d’accès
En cliquant sur l’icône de l’application (en haut à gauche de l’écran), le Tableau de bord est accessible à tous les utilisateurs, mais son contenu dépend du rôle de l’utilisateur :
- Administrateur, comptable et manager : visibilité complète, y compris sur les données des autres employés (Planning et Saisie employé)
- Commercial :
- visibilité complète sur la Mise en œuvre (Planning et Suivi de contrats) et les Achats et ventes (Devis et factures, et Paiements)
- uniquement les données le concernant pour la Saisie Employé (Notes de frais, Frais kilométriques et Compteurs temps)
- Employé : uniquement les données le concernant dans les sections Planning, Notes de frais, Frais kilométriques et Compteurs temps
Vue d’ensemble des actions à mener
Au chargement de la page, les différentes sections du Tableau de bord sont réduites, et le numéro sur la droite de chacune indique le nombre d’actions en attente :
En cliquant sur une section, celle-ci s’ouvre et présente un résumé des actions correspondantes.
En cliquant sur une action, l’application bascule sur le module concerné, avec les données correspondantes, afin de pouvoir les consulter ou les modifier.
Remarques
Planning
Un poste est considéré comme planifié si ses dates de début et fin sont renseignées OU si toutes les prestations associées ont une affectation renseignée.
Suivi de contrats
La partie Mise en œuvre calcule pour les contrats actifs (statut « En cours » ou « En attente ») le nombre de réceptions de produit (section Approvisionnement du module Contrats) et de prestations (section Mise en œuvre du module Contrats) à valider. Pour valider une réception ou une prestation, il faut qu’elle soit marquée comme « Fait » dans le module Contrats.
La partie Réserves à gérer identifie les contrats contenant des réserves non levées, en indiquant le nombre de réserves par statut : à traiter, travaux en cours ou en attente de réception.
La partie Prochaines échéances liste les échéances de contrat à venir (dans les 2 prochains mois), telles que définies dans la partie Informations Générales des contrats.
Pour chacune de ces parties, il suffit de cliquer sur un contrat dans la liste pour accéder à sa fiche.
RGPD
La partie RGPD indique les catégories de données éventuelles nécessitant une action dans le module RGPD.
Devis et factures
La partie Devis en attente de validation liste les devis qui ont été envoyés, et pour lesquels la décision du client n’a pas encore été renseignée (statut « Envoyé »).
La partie Documents à finaliser liste les devis et factures en édition (statut « Edition »), et qui sont donc en attente de finalisation.
Note : pour rappel, il est conseillé de supprimer les documents en édition dès lors qu’ils ne sont plus nécessaires.
Paiements
La partie « Échéances en retard et à venir » liste les clients ayant un solde débiteur, et l’échéance de paiement correspondante (passée ou future).
Notes de frais à valider
La section Notes de Frais liste les employés pour lesquels des dépenses sont en attente de validation, et le montant correspondant.
Frais kilométriques à valider
La section Frais kilométriques liste les employés pour lesquels des trajets sont en attente de validation, et la distance totale correspondant.
Compteurs temps à valider
La section Compteurs temps liste les employés pour lesquels des compteurs temps sont en attente de validation, et la quantité totale correspondante.
Employés
La partie Employés indique si des actions sont en prendre du point de vue du RGPD pour les données des employés.
Comptabilité
La partie Comptabilité indique le nombre d’associations (rapprochements) à effectuer.