Le module Espace Client permet aux clients de consulter les informations et documents les concernant.
Tutoriels en vidéo : Utiliser la signature électronique pour vos devis
Restriction d’accès
Le module Espace Client n’est accessible que par les clients, et les utilisateurs de l’entreprise ayant un rôle d’administrateur, comptable, manager ou commercial.
Les clients ne peuvent consulter que la fiche client, les signatures électroniques ou les paiements en ligne les concernant, selon les options souscrites par l’entreprise (Espace Client et/ou Signature électronique et/ou Paiement en ligne).
Les utilisateurs de l’entreprise peuvent consulter les fiches clients, et visualiser les signatures électroniques et paiements en ligne sans pouvoir les modifier.
Connexion
Lien de connexion
Pour pouvoir se connecter à son Espace Client, le client doit disposer du lien de connexion de l’entreprise concernée.
Note : l’application génère le lien en fonction de l’email de l’entreprise, donc si l’entreprise a modifié son email, le précédent lien ne fonctionnera pas et un message d’erreur sera affiché pour inviter le client à contacter l’entreprise.
Ce lien est ajouté à tous les emails générés par l’application.
Si besoin, l’entreprise peut retrouver ce lien depuis la page Paramètres de l’application, et le communiquer à ses clients par le moyen de son choix.
Note : l’entreprise a la possibilité de souscrire uniquement à la Signature électronique ou au Paiement en Ligne, et dans ce cas, le lien de connexion est spécifique au devis à signer ou à la facture à payer, et ne peut donc être communiqué que par envoi du devis ou de la facture depuis l’application.
Authentification par code unique
Une fois sur la page de connexion à l’Espace Client de l’entreprise, le client doit indiquer son email (tel qu’enregistré par l’entreprise), et cliquer sur le bouton « Recevoir un code ».
Un code à usage unique lui est alors adressé par email, et est valable pendant 5 minutes.
Par mesure de sécurité, au bout de 3 tentatives de saisie de code de validation erronées, il n’est plus possible d’utiliser de code de validation pour ce compte pendant 5 jours, et il conviendra de contacter le support.
Il ne reste plus qu’à renseigner ce code sur la page de connexion pour se connecter.
Déconnexion après utilisation
Il est recommandé de se déconnecter après utilisation.
Par mesure de sécurité, l’application procédera à une déconnexion automatique telle que définie dans nos conditions générales de vente.
Fiche Client
Coordonnées
La section Coordonnées liste les informations de contact du client.
Calendrier
Cette section affiche les événements planifiés par l’entreprise, passés et à venir.
Interactions
Cette section liste les interactions enregistrées par l’entreprise.
Les filtres en place permettent d’afficher les interactions suivant leur type : notes, emails, appels, etc…
L’icône de recherche permet d’afficher un champs de recherche, pour rechercher une interaction spécifique.
Contrats
La section Contrats liste les contrats du client en indiquant la prochaine échéance et le statut du contrat.
L’icône de recherche permet d’afficher un formulaire de recherche pour filtrer les contrats.
Devis et factures
Cette section liste les devis envoyés ou validés, ainsi que les factures émises par l’entreprise.
L’icône de recherche permet si besoin de filtrer plus spécifiquement sur les documents souhaités.
L’icône « PDF » en face de chaque document permet de télécharger le document en question.
Si l’entreprise a souscrit à l’option de Signature électronique, un icône de validation est affiché pour les devis au statut « Envoyé », et permet d’accéder au module de Signature électronique.
Si l’entreprise a souscrit à l’option Paiement en ligne, un icône de paiement est affiché pour les factures, et permet d’accéder au module de Paiement en ligne.
Paiements
La section Paiements présentent une synthèse du compte client, et la liste des mouvements le concernant.
La synthèse récapitule le montant total des factures émises, le montant total des paiements reçus, et le solde en résultant.
La liste des mouvements contient de manière chronologique l’ensemble des factures émises et des paiements reçus. L’icône de recherche peut être utilisée pour filtrer sur un type particulier (paiements, toutes les factures, ou seulement les factures en attente de règlement) ou sur des mouvements spécifiques.
Signature électronique
Principe
Le mécanisme de validation électronique proposé équivaut à une signature électronique simple authentifiée par un code à usage unique transmis par email, et agrémentée d’un fichier de preuve satisfaisant à la majorité des scénarios :
- Identification : le client est authentifié avec un code d’accès à usage unique (OTP) valable 5 minutes qui lui est transmis par email
- Authentification : l’application utilise un système de ticket et de jeton (TOKEN) pour garantir que les appels au serveur proviennent bien de l’appareil de l’utilisateur
- Signature et Horodatage : les données de signature (Nom, date et heure, identifiant de signature) sont directement ajoutées dans le fichier au format PDF du devis
- Fichier de preuve : nom de l’application, identifiant de signature, horodatage, empreinte numérique du document (SHA-256), nom du document, noms et emails de l’entreprise et du client, description du mécanisme d’authentification, de consentement et de signature
- Envoi par email : Le fichier PDF signé et le fichier de preuve sont envoyées automatiquement au client et à l’entreprise pour conservation de leur côté
- Conservation : l’application conserve de manière sécurisée les données constituant le fichier de preuve pendant un délai de 10 ans
- Consultation : le fichier de preuve peut être consulté depuis l’espace client, ou en cliquant sur le lien de signature électronique initialement transmis
- Note : côté entreprise, le fichier de preuve peut également être consulté depuis le lien en bas de page de la fiche du Devis
Pour mieux comprendre : qu’est-ce qu’une empreinte SHA-256 ?
Lorsque vous téléversez un fichier dans l’application, nous calculons ce qu’on appelle une empreinte SHA-256 (ou hash). Il s’agit d’une sorte de signature numérique unique générée à partir du contenu du fichier.
Concrètement, l’algorithme SHA-256 transforme le fichier en une suite de 64 caractères (hexadécimaux) qui représente son contenu de manière condensée. Même un minuscule changement dans le fichier — comme modifier une seule lettre dans un document — produira une empreinte totalement différente.
🛡️ À quoi ça sert ?
- Vérification d’intégrité : Cela permet de s’assurer qu’un fichier n’a pas été altéré ou corrompu.
- Identification unique : Deux fichiers identiques auront toujours la même empreinte. Deux fichiers différents auront des empreintes différentes.
- Sécurité : L’empreinte ne permet pas de reconstituer le fichier original, ce qui garantit la confidentialité.
En résumé, l’empreinte SHA-256 est un moyen fiable et sécurisé d’identifier vos fichiers sans jamais exposer leur contenu.
Niveau de signature requis
Le protocole de validation électronique décrit dans le paragraphe précédent convient dans la majorité des scénarios, mais certains secteurs d’activité spécifiques requièrent un niveau de signature électronique plus élevé (ex : transactions immobilières). Il est de la responsabilité de l’entreprise utilisatrice du service de vérifier que le type de signature et les éléments de preuve proposés sont bien appropriés pour son activité. Dans le principe, si la réglementation n’impose pas un niveau avancé ou qualifié pour votre secteur d’activité, il s’agit d’évaluer les risques encourus en cas de litige ou de contestation pour déterminer si un niveau supérieur serait préférable.
Visualiser le devis et ses annexes
Le module de Signature électronique affiche le devis à signer si le navigateur le permet, ou propose de le télécharger dans le cas contraire.
Si des documents annexes sont associés au devis, ils sont proposés au téléchargement.
Fournir sa décision
La section « Décision » permet de valider ou refuser le devis. Seul le client concerné peut fournir cette réponse.
Valider le devis
S’il décide de valider le devis, il doit lire et confirmer les conditions de la signature électronique en cochant les cases affichées, puis cliquer sur le bouton « Valider ».
- A l’issue du processus de signature électronique, l’identifiant de signature est ajoutée au devis, et celui-ci est envoyé par email au client et à l’entreprise, accompagné d’un fichier de preuves, décrivant le processus utilisé et les informations relatives au document signé
- L’application conserve les informations fournies dans le fichier de preuve pour une durée de 10 ans, dont notamment l’empreinte SHA-256 du devis signé, qui permet de valider l’intégrité du fichier signé
- L’application ne propose pas d’archivage du document signé, et il revient donc à l’entreprise de conserver le document (ou l’email) de façon à garantir son intégrité
- Le client et l’entreprise ont la possibilité de visualiser le devis depuis l’espace client, mais seul le devis envoyé par email à l’issue du processus de signature électronique comporte la signature électronique
Refuser le devis
S’il décide de refuser le devis, il a la possibilité d’indiquer un commentaire facultatif, puis il doit cliquer sur le bouton « Refuser ».
Le devis est bien entendu marqué automatiquement comme validé ou refusé dans l’application, et une interaction est ajoutée dans la fiche du Client.
Paiement en ligne
Contexte et prérequis
Le paiement en ligne n’est accessible que si la facture n’a pas encore été totalement réglée.
Le montant affiché correspond au solde de la facture, c’est à dire la différence entre le montant total TTC de la facture, et les paiements précédemment reçus associés à cette facture.
La facture et ses annexes sont affichées ou proposées au téléchargement depuis la page de paiement.
Sécurité et confidentialité
Bien que la page soit sur le site de l’application GestionBusiness.fr, la transaction de paiement est opérée de manière sécurisée par notre partenaire Stripe, leader dans ce domaine. Les données transmises sont donc chiffrées, et ne transitent pas par les serveurs de l’application. Veuillez vous référer à nos Conditions Générales de Vente pour plus d’informations.
Effectuer le paiement
Pour procéder au paiement, il suffit de remplir le formulaire accessible dans la section « Payer la facture », et de confirmer le paiement.
Si disponible ou exigé par la banque, un processus d’authentification forte, via le site internet ou l’application de votre banque sera proposé.
Confirmation du paiement
A l’issue du paiement, la page se réactualise automatiquement, et, si le paiement a bien été enregistré, devrait indiquer que le paiement est en cours de traitement.
Une fois le paiement confirmé par Stripe, il devient visible dans la section « Paiements » de l’espace client, et un email de confirmation est envoyé.