Le module RGPD permet d’identifier et gérer les actions à prendre pour rester en conformité avec le Règlement Général sur le Protection des Données.
Restriction d’accès
Le module RGPD n’est accessible que pour les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur, comptable, manager ou commercial.
Conseils d’utilisation
Comprendre le RGPD
En tant qu’entreprise, nous vous invitons prendre connaissance des recommandations officielles en matière de gestion des données personnelles, sur le site de la CNIL.
Des fiches pratiques sont mises à disposition pour mieux comprendre quelles procédures mettre en place dans votre structure.
Rassurez vous, GestionBusiness est prévu pour faciliter le traitement des données personnelles et répondre aux demandes de vos clients et de vos employés.
Principe d’obsolescence
La notion d’obsolescence est calculée au niveau d’un contact, sur la base de la dernière interaction commerciale avec celui-ci :
- La date de la dernière facture ou du dernier paiement est comparée à la durée de conservation des documents de facturation
- La date du dernier devis, de la dernière interaction, du dernier rendez-vous, et de la dernière échéance de contrat est comparée à la durée de conservation des prospects
Les documents et données sont conservés tant que le contact est considéré comme actif, c’est à dire tant que le dernier événement commercial est intervenu depuis un temps inférieur à la durée de conservation correspondante.
Suppression vs Anonymisation
Lorsqu’un contact est identifié comme obsolète, il faut procéder à sa suppression.
Si aucune période d’anonymisation des documents n’est définie dans les paramètres, tous les documents associés au contact sont supprimés en même temps que lui.
En revanche, si une période d’anonymisation des documents est définie dans les paramètres, alors le contact est supprimé, mais certaines données associées (factures, paiements et contrats) sont conservées sans référence au contact :
- Sont supprimés : le contact, ses interactions, les événements du planning (indépendants d’un contrat) le concernant, les frais kilométriques le concernant, les devis (émis ou non), ainsi que toute facture encore en édition
- Sont conservés de façon anonyme (ni nom, ni adresse) : les factures et avoirs émis, les paiements, ainsi que les contrats
Une fois la durée de conservation anonyme passée, le module RGPD permet de supprimer tous les documents anonymes obsolètes.
Suppression en dehors de l’application
Il est recommandé, avant de procéder à la suppression dans l’application, de vérifier si les données en question sont également disponibles dans un autre environnement (sauvegarde, impressions, appareils des utilisateurs), afin de procéder à leur suppression sur tous les supports, pour être en conformité avec les prérogatives du RGPD.
Bonnes pratiques
Fin de contrat d’un employé
Lorsque qu’un employé quitte l’entreprise, il faut lui demander de supprimer toutes les données personnelles en sa possession (sur ses appareils).
Contacts partenaires et fournisseurs, sans interaction
L’application vous permet de créer des contacts pour vos partenaires et fournisseurs, afin par exemple de les identifier comme fournisseur dans le catalogue, ou d’enregistrer des frais kilométriques les concernant.
Pour éviter de les considérer comme obsolètes, le module RGPD va lister les contacts sans documents ni interactions, en excluant les partenaires et fournisseurs.
Il est donc recommandé d’utiliser les tags dans la fiche du contact, afin de faciliter le tri et les décisions dans le module RGPD. Si besoin, le fait de marquer un contact comme « Partenaire » ou « Fournisseur » permettra de l’exclure de la liste des contacts sans documents ni interactions.
Partenaire ou fournisseur également prospect ou client
Dans le cas particulier d’un partenaire ou fournisseur également prospect ou client, il pourrait être identifié à un certain moment comme obsolète (en tant que client).
2 options sont possibles pour anticiper ou gérer ce scénario :
- Option 1 (recommandée) : Créer un contact différent pour la partie partenaire / fournisseur et la partie client / prospect : lorsque le contact client / prospect sera obsolète, l’application permettra de gérer l’anonymisation et la suppression automatiquement
- Option 2 : Utiliser le même contact, et lorsqu’il est identifié comme obsolète, procéder manuellement à la suppression des interactions, devis et factures, afin de conserver le contact pour la relation partenaire ou fournisseur
Conservation des frais KM
Voici quelques points à prendre en considération au sujet de la conservation des frais KM au moment de la suppression ou de l’anonymisation d’un prospect obsolète :
- Les justificatifs de frais km sont censés être conservés pour l’administration fiscale, mais ils contiennent potentiellement des données personnelles obsolètes au regard de la durée de conservation des prospects
- Le cas particulier d’une prospection avec Frais Km peut donc mettre ces 2 aspects en opposition, par exemple :
- Délai de conservation d’un prospect : 2 ans
- Délai de conservation des justificatifs : 10 ans
- Approche retenue par GestionBusiness : le respect de la vie privée des clients étant mise en avant par le RGPD, le principe est de ne pas conserver ces données dans l’application alors que le prospect est obsolète, et il conviendra donc d’exporter les frais km au format PDF le temps nécessaire en cas de contrôle par l’administration fiscale
- Conseils :
- Enregistrer une interaction (à défaut d’un devis) pour les prospects, ne serait-ce que pour le suivi commercial
- Exporter au format PDF les frais KM au fur et à mesure
Identification et gestion des données obsolètes
Le module RGPD identifie les données obsolètes et vous permet de gérer leur suppression.
Contacts sans interactions ni documents
Définition : un contact sans interactions ni documents est un enregistrement de contact non identifié par un tag fournisseur ou partenaire, ou un fournisseur / partenaire supprimé de la liste de contacts, sans aucun document, rendez-vous ou interaction référencée dans l’application.
Si un contact est présent dans cette liste, 2 boutons sont affichés :
- Le bouton « Sélectionner » permet d’accéder à la fiche du contact, pour en vérifier tous les détails
- Le bouton « Supprimer » permet de supprimer le contact
Prospects obsolètes
Définition : un prospect obsolète est un contact non employé, n’ayant pas de facture ni paiement ni contrat ni devis validé, et avec une dernière interaction, un dernier rendez-vous ou un dernier devis (non validé) obsolète vis-à-vis de la durée de conservation des prospects.
Si un contact est présent dans cette liste, 2 boutons sont affichés :
- Le bouton « Sélectionner » permet d’accéder à la fiche du contact, pour en vérifier tous les détails
- Le bouton « Supprimer » permet de supprimer le contact
Clients obsolètes
Définition : un client obsolète est un contact non employé, dont la dernière interaction, le dernier rendez-vous, le dernier paiement, le dernier devis, le dernier contrat et la dernière facture sont obsolètes :
- Pour les devis, les rendez-vous et les interactions : vis-à-vis de la durée de conservation des données prospects
- Pour les factures, paiements et contrats : vis-à-vis de la durée de conservation des données clients
Si un contact est présent dans cette liste, 2 boutons sont affichés :
- Le bouton « Sélectionner » permet d’accéder à la fiche du contact, pour en vérifier tous les détails
- Le bouton « Supprimer » permet de supprimer le contact
- Note : selon qu’une durée d’anonymisation ait été définie dans les paramètres ou non, le message de validation de la suppression précisera s’il s’agit d’une suppression complète du contact et de ses documents, ou d’une suppression du contact avec anonymisation des documents
Documents anonymisés obsolètes
Définition : si une durée de conservation anonymisée est indiquée dans les paramètres, il est possible de conserver pour cette durée les factures, contrats et paiements d’un client obsolète. Dans ce cas, le module RGPD affiche la section « Documents anonymisés obsolètes » pour identifier et supprimer les documents obsolètes.
Si des documents sont identifiés par le module comme étant obsolètes, un clic sur le bouton « Supprimer » permet de les supprimer définitivement.