Comptabilité

Le module de Comptabilité permet de gérer sa trésorerie, en saisissant les enregistrements comptables associés, en disposant d’une vue synthétique des entrées et sorties, et en réalisant des rapprochements bancaires.

Restriction d’accès

La page Comptabilité n’est accessible que pour les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur ou comptable.

Conseil d’utilisation

Il est recommandé de suivre votre comptabilité au jour le jour, et d’enregistrer vos mouvements dès que possible, au fur et à mesure. C’est pourquoi GestionBusiness est prévue pour optimiser le temps de saisie, voire créer automatiquement les enregistrements lorsque cela est possible (factures, notes de frais).

Puis, régulièrement, le fait d’effectuer les rapprochements bancaires vous permet de garder le contrôle sur votre trésorerie, et d’identifier au plus tôt les erreurs ou omissions éventuelles.

Synchronisation avec les autres modules

Factures

Les factures émises sont automatiquement ajoutées au journal de vente.

Si un service de stockage a été paramétré, la facture au format PDF y est chargée, avec un nom de la forme « piece-2025-09-25-F0001.pdf », où 2025-09-25 correspond à la date de la facture, et F0001 à son numéro.

Note : en cas d’indisponibilité du service de stockage concerné au moment de l’émission de la facture, le document ne sera pas chargé automatiquement, et il conviendra d’éventuellement le charger manuellement (depuis le module de comptabilité si l’option est souscrite, ou directement dans le stockage dans le cas contraire)

IMPORTANT : Pour apporter des modifications à la facture (en cas d’erreur avant envoi au client), il est nécessaire d’utiliser le module de Devis et Factures : les modifications apportées seront automatiquement visibles dans le module Comptabilité.

Notes de frais

Les dépenses saisies dans le module de Notes de Frais sont automatiquement ajoutées et synchronisées dans le journal d’achat.

Si un document a été ajouté dans la dépense du module de Notes de frais, il sera visible dans l’écriture du module de Comptabilité, et inversement.

Conseils

Une dépense de Notes de frais correspond à un seul compte de charge, ou dit différemment, à une seule catégorie de dépense. En conséquence, si une dépense correspond à plusieurs catégories (ex: hotel + restaurant), il est recommandé de créer 2 dépenses dans le module de Notes de frais, qui généreront 2 écritures côté Comptabilité.

IMPORTANT : Pour apporter des modifications à la dépense (ou la supprimer), il est nécessaire d’utiliser le module de Notes de frais : les modifications apportées seront automatiquement visibles dans le module Comptabilité.

Rémunérations

Les rémunérations ne sont pour le moment pas connectées au module de comptabilité. N’hésitez pas à nous contacter si cette fonctionnalité vous intéresserait.

Analyse financière

Les données suivantes du module de Comptabilité sont utilisées dans l’analyse financière :

• Chiffre d’affaire : basé sur le journal de ventes
• Achats : basé sur le journal d’achats
• Salaires : basé sur le journal des salaires
• Op. diverses : basé sur le journal d’opérations diverses, et s’ils sont utilisés, les journaux d’Extournes, Frais Généraux et Immobilisations

Stockage des documents

Si un compte de stockage a été paramétré et authentifié depuis la page Paramètres, il est possible pour chaque écriture de charger un document, le visualiser (avec téléchargement possible) et le supprimer.

Répertoires utilisés

Un répertoire « GestionBusiness » est automatiquement créé, et l’application n’a accès qu’à ce répertoire dans le stockage.

Des sous répertoires sont utilisés afin de classer les fichiers par année civile (ex : tous les fichiers de 2024 seront placés dans le sous répertoire « 2024 »).

Un sous répertoire « temp » est utilisé pour le stockage temporaire des fichiers.

Noms de fichier

Après chargement d’un fichier, le nom de fichier d’origine n’est pas conservé, et est remplacé par un nom structuré par l’application, de type « piece-2025-09-25-F0001.pdf », où 2025-09-25 correspond à la date du document, F0001 au numéro du document tel qu’indiqué dans le champs « Référence » de l’écriture (éventuellement ajusté pour respecter les caractères autorisés dans un nom de fichier), et « .pdf » l’extension du fichier (son format).

Droits d’accès

Quel que soit le service de stockage, un utilisateur de l’application, même s’il n’a pas accès au répertoire de stockage, peut depuis l’application ajouter et supprimer des fichiers dans le stockage.

Pour pouvoir visualiser le document, avec Google Drive et Microsoft OneDrive, l’utilisateur devra avoir accès au stockage en question. En ce qui concerne DropBox, un lien de partage temporaire est utilisé, et il n’y a donc pas besoin d’octroyer d’accès particulier à l’utilisateur.

Suppression

La suppression d’une écriture entraîne automatiquement la suppression du document correspondant dans le stockage.

En revanche, la suppression d’un exercice n’entraîne pas la suppression des documents correspondants.

Définitions et vocabulaire

Ecriture

Une écriture correspond à un ensemble d’enregistrements de trésorerie (mouvements depuis ou vers des comptes tiers) correspondant à une même référence (facture, fiche de paye, ticket, etc…).

Compte tiers

Un compte tiers correspond à une personne physique ou morale (ou un regroupement, ex : clients, fournisseurs), en dehors de la structure de l’entreprise, vers ou depuis lequel des flux de trésorerie s’opèrent. Il peut s’agir d’un client, d’un fournisseur, de l’état pour ce qui concerne les impôts, de l’URSSAF pour les cotisations sociales, etc…

Journal

Les journaux permettent de classer les écritures suivant leur nature. On retrouve ainsi dans l’application les journaux standards suivants :

• A-nouveaux : pour enregistrer les écritures d’initialisation d’exercice
• Achats : pour les achats de toute sorte, y compris les prestations professionnelles
• Banque : ce journal est censé refléter les mouvements sur votre compte bancaire, et sera utilisé pour vérifier que toutes les opérations saisies dans les autres journaux apparaissent bien sur le compte bancaire
• Caisse : ce journal permet de suivre les entrées et sorties en espèce, et les transferts correspondants vers la banque
• Opérations diverses : pour les opérations sortant du cadre des autres journaux (ex : impôts et taxes)
• Salaires : pour les opérations liées aux salaires des employés
• Ventes : pour les factures et les avoirs émis par l’entreprise

Pour les utilisateurs plus expérimentés et souhaitant un suivi plus précis, les journaux experts suivants sont également proposés :

• Encaissements
• Extournes
• Frais Généraux
• Immobilisations
• Paiements Espèces
• Retours Achats
• Retours Ventes

Lettrage, association et rapprochement bancaire

Le lettrage consiste à associer plusieurs écritures comptables qui correspondent à la même opération. On le qualifie de rapprochement bancaire, lorsqu’il correspond à l’association de plusieurs mouvements de trésorerie (autrement dit de comptes tiers) et mouvements de banque (journal de Banque), de manière à vérifier la correspondance entre la comptabilité (par ex les factures saisies) et la banque (encaissements et décaissements).

Le lettrage prend communément la forme d’une série de plusieurs lettres (ex : AAA, AAB, AAC, etc..) qui est associée aux mouvements, pour pouvoir les relier les uns aux autres.

Dates

La date d’une écriture correspond à la date de prise en compte d’un point de vue comptable. Dans le cas général, il s’agit de la date d’émission de sa pièce justificative (ex : date de facture ou de ticket). Pour les factures, c’est donc bien la date de facture qu’il faut utiliser, et non la date d’échéance de paiement.

Pour les relevés bancaires (journal de banque), la date de prise en compte comptable correspond à la Date d’opération (la date de valeur est quant à elle utilisée par la banque pour le calcul des intérêts et des Agios).

Débit et Crédit

Le formulaire de saisie d’écriture permet dans sa version simplifiée d’indiquer le montant concerné, et de préciser s’il s’agit d’un débit ou d’un crédit. Cette notion de débit / crédit s’entend ici du point de vue de l’entreprise :

• Crédit : entrée d’argent dans l’entreprise – ex : une vente
• Débit : sortie d’argent depuis l’entreprise – ex : un achat

Bonnes pratiques

Comptabilité et Rapprochement bancaire

Nous vous conseillons de :

• Saisir les écritures dès émission / réception du justificatif
• Et d’effectuer régulièrement un chargement de vos données bancaires (par ex, chaque début de mois) afin d’une part de limiter le nombre de lignes, et d’autres part de procéder aux associations / rapprochements régulièrement.

Utilisation du journal de caisse

Comment son nom l’indique, le journal de Caisse permet de suivre la caisse, c’est-à-dire les flux de liquide, non encore transférés à la banque.

Cela vient donc en complément des autres journaux :

• Une vente ou un achat sont bien enregistrés dans les journaux correspondants
• Le flux d’espèces est quant à lui enregistré dans le journal de caisse
• Quand la caisse est transférée vers la banque, une écriture est enregistrée dans le journal de Banque et dans le journal de Caisse

Exemple : pour une ventre de 10 euros

• Dans le journal de ventes, on enregistre un crédit de 10 euros provenant du client
• Dans le journal de caisse, on enregistre un crédit montrant le transfert du client vers la caisse, donc -10 euros pour le client, et +10 pour la caisse
• Dans le journal de banque, une fois que le transfert de la caisse vers la banque est visible sur le compte en banque, un crédit de 10 euros sera visible, provenant de la caisse

Rechercher et consulter

Par défaut, la page affiche les données pour les écritures enregistrées depuis le 1er jour du mois, mais il est possible d’effectuer une recherche spécifique, en indiquant un journal, un lettrage et/ou une période donnée (date de début et/ou date de fin). Il est également possible de recherche spécifiquement un ou des enregistrements en utilisant le champs « Recherche », qui tentera de trouver les enregistrements dont les données correspondent (Compte, nom, libellé, etc…).

Synthèse

La synthèse permet de visualiser le solde de chaque journal sur la période (balance des crédits et débits), et de calculer la différence éventuelle avec les enregistrements du journal de banque (si des enregistrements existent dans le journal de banque pour la recherche en question, et s’il n’y a pas de filtre sur le journal).

Détails

La partie Détails permet de visualiser les mouvements depuis ou vers des comptes tiers (clients, fournisseurs, employés, etc…), à la manière d’un compte en banque.

• Les montants positifs correspondent à des crédits (entrée d’argent dans l’entreprise – ex : une vente)
• Les montants négatifs correspondent à des débits (sortie d’argent depuis l’entreprise – ex : un achat)

Le filtre « Filtrer sur les éléments à associer » permet de n’afficher que les éléments n’ayant pas encore de lettrage.

Ajouter une écriture

En cliquant sur le bouton « Ajouter une écriture », le formulaire de saisie s’affiche, et il faut alors renseigner :

• le journal,
• la date,
• le libellé de l’écriture (c’est à dire sa description),
• sa référence (le numéro de facture ou de ticket),
• son type (crédit ou débit, du point de vue de l’entreprise),
• puis ajouter un ou des mouvements de trésorerie (nom du tiers et montant TTC, dans la limite de 20 mouvements)

Ajouts multiples

Si la case « Conserver la fenêtre ouverte pour un autre ajout » est cochée au moment de l’enregistrement d’une nouvelle écriture, alors la fenêtre de saisie reste ouverte.

S’il y a un autre ajout à effectuer, il suffit de modifier le ou les champs concernés, et cliquer de nouveau sur le bouton « Enregistrer ».

Dupliquer une écriture

Depuis le formulaire de modification d’une écriture ou double cliquant sur la ligne de l’écriture dans les résultats de recherche, un bouton « Dupliquer » est présent, et en cliquant sur ce bouton, le formulaire se transforme en formulaire d’ajout, avec tous les champs de l’écriture d’origine, exceptées la date et la référence. Il ne reste plus qu’à renseigner la date et la référence, et si besoin modifier les autres champs, puis enregistrer la nouvelle écriture.

Note : la duplication d’une écriture liée à une note de frais ou à une facture ne concerne que le module Comptabilité, et la duplication n’aura donc pas lieu dans les modules Notes de frais ou Devis et factures.

Modifier une écriture

Depuis la liste des écritures correspondant à la recherche, en cliquant sur l’icône « Modifier » d’une écriture, le formulaire de saisie s’affiche, et il ne reste plus qu’à apporter les modifications souhaitées, et enregistrer l’écriture.

Note : si l’écriture comporte un mouvement qui a été associé / lettré, il est recommandé de ne pas en modifier le montant. Si besoin, il sera préférable de supprimer le lettrage au préalable.

Supprimer une écriture

Depuis le formulaire de modification d’une écriture ou double cliquant sur la ligne de l’écriture dans les résultats de recherche, le bouton « Supprimer » permet de supprimer l’écriture.

Note : si l’écriture comporte un mouvement qui a été associé / lettré, il n’est pas possible de procéder à la suppression. Si besoin, il sera préférable de supprimer le lettrage au préalable.

Actions possibles depuis la liste de recherche

Depuis la liste des écritures correspondant à la recherche, un double clic ou un appui long sur une ligne permet d’afficher les actions possibles concernant cette ligne :

• Ouvrir le formulaire de modification de l’écriture
• Dupliquer l’écriture
• Supprimer l’écriture

Importer un relevé bancaire

L’application vous propose de charger vos données bancaires, obtenues depuis votre site web ou application bancaire.

La plupart des banques proposent de pouvoir exporter son relevé bancaire, dans différents formats de fichier. Pour être compatible avec l’application, voici les prérequis :

• Format : .csv ou .txt
• Format date : JJ/MM/AAAA ou JJ-MM-AAAA ou AAAA/MM/JJ ou AAAA-MM-JJ
• Montant soit sur 1 colonne (montant), soit sur 2 colonnes (débit, crédit)
• Séparateur de décimale : point ou virgule
• Séparateur de colonne : de préférence « ; »
  • Possible d’utiliser tabulation, ou virgule
  • Si virgule, s’assurer que le séparateur de décimale est un point et non une virgule

IMPORTANT : l’import est limité à 1000 lignes maximum. Si besoin, il conviendra au préalable de « découper » manuellement le fichier en plusieurs fichiers de moins de 1000 lignes.

Une fois votre fichier récupéré depuis votre banque, il faut maintenant dans l’application cliquer sur le bouton « Importer un relevé bancaire », ce qui affiche le formulaire d’import.

Il faut tout d’abord sélectionner le fichier à importer.

L’application identifie et affiche alors les entêtes de colonne de votre fichier, et vous propose de les faire correspondre aux champs attendus par l’application : vérifiez que l’association est correcte, et complétez ou modifiez si besoin.

• Pour la date, d’un point de vue comptabilité, il faut privilégier le champs Date d’opération plutôt que le champs date de valeur (utilisé par la banque pour le calcul des intérêts et des Agios)
• Le champs Nom et facultatif
• Le libellé est obligatoire
• Pour le montant, suivant les banques, il y a 2 possibilités :
  • Option 1 : 1 seul champs correspondant au montant (pouvant être positif pour un crédit, ou négatif pour un débit)
  • Option 2 : 2 champs sont utilisés, 1 champs débit, et 1 champs crédit

Enfin, en cliquant sur le bouton « Importer », les données sont importées. Il faudra relancer la recherche (et l’ajuster si besoin) pour les afficher.

Note : si des lignes comportent des erreurs, elles ne sont pas chargées, et le message de confirmation d’import les listera.

Une fois les données du relevé bancaire chargées, vous pouvez procéder à l’association (lettrage) avec les écritures correspondantes des autres journaux.

Identification automatique des comptes tiers

Lors de l’import du relevé bancaire, l’application tente d’identifier automatiquement les comptes tiers correspondant aux mouvements.

Principe : pour identifier automatiquement le compte tiers, l’application compare le libellé du mouvement dans l’import bancaire avec les libellés des écritures précédentes du journal de Banque, et récupère le dernier compte utilisé pour ce libellé.

Note : ce mécanisme fonctionne donc uniquement si les libellés bancaires sont conservés tels quels dans les libellés d’écriture du journal de Banque.

Recommandation : bien que la probabilité soit faible qu’un même libellé soit utilisé par 2 entités différentes, il est recommandé de vérifier les comptes tiers identifiés automatiquement après import.

Associer des enregistrements (lettrage)

Filtrer sur les éléments à associer

Après avoir ajusté si besoin les critères de recherche et relancé la recherche, en cochant la case « Filtrer sur les éléments à associer », seuls ceux-ci sont affichés.

Filtrer sur un montant

En cliquant sur un montant, le résultat de la recherche est filtrée sur le montant en question, ce qui permet, conjointement au filtre sur les éléments à associer, d’identifier encore plus facilement les mouvements à associer.

Associer plusieurs enregistrements

Pour réaliser les rapprochements, il faut s’assurer que la recherche porte bien sur tous les journaux.

En cochant les cases « Associer » des enregistrements à associer, un encart apparaît en bas d’écran pour indiquer la balance entre les mouvements de trésorerie et le journal de banque, et ne permet pas de valider tant que celle-ci n’est pas équilibrée (à 0).

Note : une fois des enregistrements associés, il est déconseillé d’en modifier les montants (un message d’avertissement apparaîtra).

Numérotation automatique

La numérotation est automatique. Elle se fait au niveau global et n’est pas reliée spécifiquement à un compte : cela permet d’avoir un lettrage unique.

Est-il possible d’associer des écritures de différents comptes tiers ?

Bien que l’application le permette, il est normalement déconseillé d’associer plusieurs comptes tiers avec le même lettrage. En effet, d’un point de vue comptable, le lettrage doit normalement s’effectuer compte par compte.

Néanmoins, pour les entreprises réalisant un simple suivi de trésorerie, ce choix est libre, tant que la finalité de tenue de compte est accomplie.

Comment traiter un virement groupé correspondant à plusieurs comptes tiers différents ?

L’usage est de dissocier le virement en plusieurs écritures (une par compte tiers) dans le journal de banque, de manière à pouvoir faire le lettrage pour chacun des comptes tiers.

Néanmoins, pour les entreprises réalisant un simple suivi de trésorerie, l’association peut également se faire globalement pour les comptes concernés.

Supprimer un lettrage

Après avoir associé des enregistrements, il est possible de supprimer l’association : en cliquant sur le lettrage, un message de confirmation de suppression apparaît, et il ne reste plus qu’à le valider