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Signature Electronique
A la recherche d’une fonctionnalité de réponse et de signature optimisée pour vos devis ? Vous êtes au bon endroit ! Avec GestionBusiness.fr, vos clients peuvent fournir leur réponse en ligne et signer électroniquement leur devis.
Au programme :
Offrez à vos clients un processus de réponse moderne
- Lors de l’envoi par email d’un devis, un lien de signature électronique est ajouté automatiquement, et il est également accessible depuis l’espace client
- Le client se connecte et s’authentifie avec un code à usage unique transmis par email, et peut alors consulter le devis et ses annexes, et fournir sa réponse, positive ou négative
- Si le client valide le devis, une signature électronique est ajoutée au devis
- Dans tous les cas, la notification de réponse est envoyée par email à l’entreprise et au client, et mise à jour automatiquement dans l’application
Accès en ligne depuis l’espace client ou par le lien de signature
- Si l’option est activée, le client peut accéder depuis son espace client au formulaire de signature électronique pour les devis en attente de réponse, et accéder aux fichiers de preuve pour les devis précédemment signés
- Dans tous les cas, l’accès reste possible avec le lien de signature électronique transmis dans l’email de devis
Un mécanisme de signature électronique satisfaisant à la majorité des scénarios
- Le mécanisme proposé équivaut à une signature électronique simple, authentifiée par un code à usage unique transmis par email et agrémentée d’un fichier de preuve, et satisfait à la majorité des scénarios des petites entreprises, en garantissant authenticité et traçabilité
- Identification : le client est authentifié avec un code d’accès à usage unique (OTP) valable 5 minutes qui lui est transmis par email
- Authentification : l’application utilise un système de ticket et de jeton (TOKEN) pour garantir que les appels au serveur proviennent bien de l’appareil de l’utilisateur
- Signature et Horodatage : les données de signature (Nom, date et heure, identifiant de signature) sont directement ajoutées dans le fichier au format PDF du devis
- Fichier de preuve : un fichier de preuve est créé et archivé, contenant le nom de l’application, l’identifiant de signature, l’horodatage, l’empreinte numérique du document (SHA-256), le nom du document, les noms et emails de l’entreprise et du client, et la description du mécanisme d’authentification, de consentement et de signature
- Envoi par email : Le fichier PDF signé et le fichier de preuve sont envoyés automatiquement par email au client et à l’entreprise
- Conservation : l’application conserve de manière sécurisée les données constituant le fichier de preuve pendant un délai de 10 ans
- Consultation : le fichier de preuve peut être consulté depuis l’espace client, ou en cliquant sur le lien de signature électronique initialement transmis
- Cependant, certains secteurs (ex : transactions immobilières, contrats financiers) requièrent un niveau plus élevé, et il faudra donc s’orienter dans ce cas vers un mécanisme de niveau « avancé » voire « qualifié » – dans le principe, si la réglementation n’impose pas un niveau plus élevé pour un secteur d’activité ou un type de transaction, une signature électronique simple est suffisante
Automatisez le suivi de décision
- Recevez une notification par email après la décision du client
- Retrouvez toutes les informations dans l’application : la décision est archivée dans l’historique d’interactions, et le statut du devis est automatiquement mis à jour
