Comment se préparer à la facturation électronique quand on est une TPE

La facturation électronique arrive, et les petites entreprises, quel que soit leur statut (micro, SASU, SAS, EURL, etc…), doivent s’y préparer. Nous vous proposons ici une check liste de préparation.

1. Comprendre la réforme et son calendrier

Comprendre les enjeux et les acteurs

Quels sont les objectifs de la réforme, les acteurs, les formats et le fonctionnement de la facturation électronique ? 👉 On vous explique tout dans notre article : Facturation électronique 2026/2027 : ce que les petites entreprises doivent vraiment savoir.

En bref :

• Les factures électroniques devront respecter un format standard officiel, et être transmises à leur destinataire via une Plateforme Agréée (PA)
• Cette dernière transmettra les données à l’administration fiscale via le Portail Public de Facturation (PPF)
• Pour recevoir les factures, les entreprises devront utiliser une PA
• Les transactions non facturées (ex B2C) devront également être transmises via une PA

Comprendre le calendrier de la réforme

Quand les petites entreprises seront-elles concernées ? Quelles sont les étapes et leurs dates ? 👉 On vous explique tout dans notre article : Facturation électronique : les prochaines étapes.

En bref :

• A partir du 1er septembre 2026 : toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir les factures sur la PA de leur choix, et seules les grandes entreprises ont l’obligation de transmettre leurs factures via leur PA
• A partir du 1er septembre 2027 : toutes les entreprises auront l’obligation de transmettre leurs factures via leur PA, ainsi que les données de transaction non facturées

2. Choisir sa Plateforme Agréée (PA) et ses logiciels

Vérifier la compatibilité de mes logiciels

En ce qui concerne la création de factures de vente :

• Si vous éditiez vos factures sans logiciel spécialisé (sur papier, ou « manuellement » sur un tableur), il va falloir basculer sur un logiciel permettant de générer des factures respectant le format officiel. L’offre est très fournie, allant de logiciels gratuits générant uniquement des factures, à des logiciels complets couvrant d’autres fonctionnalités.
• Si vous utilisiez déjà un logiciel de facturation, il y a fort à parier que celui-ci se prépare à utiliser un des formats officiels, voire à se connecter directement à une PA pour faciliter la transmission. Pensez donc à vérifier le calendrier de préparation de votre logiciel.

En ce qui concerne votre comptabilité :

• Si vous suivez votre comptabilité sans logiciel spécialisé (pour les micro entreprises, un livre de recettes et des achats sur tableur est autorisé), vous pourrez continuer ainsi si vous le souhaitez. Au lieu de recevoir vos factures fournisseur par email ou courrier, vous les recevrez de manière centralisée sur votre PA.
• Si vous utilisiez déjà un logiciel de comptabilité, ici aussi, pas d’impact : vos factures seront centralisées et consultables sur votre PA, et au mieux votre logiciel de comptabilité s’interfacera avec votre PA pour les consulter ou les charger depuis le logiciel lui-même.

En ce qui concerne les transactions non soumises à facturation (ex : vente au détail B2C) :

• Si vous n’utilisez pas de logiciel de caisse, il faudra s’assurer que votre fichier de suivi de transactions respecte le format attendu par la PA que vous choisirez à cet effet
• Si vous utilisez un logiciel de caisse ou un ERP avec une fonctionnalité de caisse, ils auront l’obligation d’être aux normes, et permettront donc à minima de générer un rapport de transaction au format attendu, et dans le meilleur des cas de le télétransmettre via une PA. Pensez donc à vérifier son calendrier de préparation.

Choisir une PA

Quand on parle de choix de PA, on se réfère à l’obligation de pouvoir recevoir les factures transmises par le nouveau dispositif à partir du 1er septembre 2026. Car il sera en réalité possible pour l’émission de facture (obligatoire seulement à partir du 1er septembre 2027) d’opter pour une autre PA en parallèle, ou pour un logiciel connecté à sa propre PA (SC) .

Pour la réception de factures :

• Dans le meilleur des cas, votre logiciel actuel a prévu de s’interfacer avec une PA, et récupérera les factures reçues : dans ce cas, il vous suffira juste de confirmer votre inscription à cette PA comme PA de réception
• Sinon, il vous faudra choisir une PA, ou une solution intégrant une PA

Quels sont les critères, le coût, les options possibles ? 👉 On vous prépare un guide détaillé à ce sujet, à paraître très prochainement.

En bref, pour choisir une PA, il faut :

• S’assurer qu’elle est officiellement immatriculée
• Vérifier la compatibilité de la PA avec vos logiciels, et la possibilité d’interfacer d’autres logiciels par la suite
• Vérifier le coût d’usage, normalement gratuit pour des petites entreprises
• Vérifier la simplicité de son interface, si la PA propose une interface de gestion
• S’assurer de la qualité de son support, en cas de questions ou de défaillances éventuelles

Rien ne presse : l’obligation de réception ne commence qu’en septembre 2026 (sans obligation d’émission avant septembre 2027), et il sera toujours possible de changer de PA par la suite. Il est donc tout à fait acceptable et recommandé d’attendre le mois de mai / juin 2026 pour faire son choix, et de porter ce choix uniquement sur une PA de « réception » dans un premier temps.

S’équiper pour optimiser les bénéfices

Beaucoup de logiciels spécialisés (facturation, comptabilité, logiciels métiers, etc…) sont en cours d’intégration avec une ou plusieurs PA, afin de devenir Solutions Compatibles (SC).

Le bénéfice recherché est d’automatiser au maximum les flux de gestion de facturation, de comptabilité et de déclarations à l’administration fiscale. Ce dernier point devrait être traité naturellement par les PA et le PPF à terme. En revanche, côté facturation et comptabilité, cela peut représenter une opportunité pour les entreprises non équipées actuellement : utiliser des logiciels permettant d’automatiser un maximum de tâches, et ainsi gagner en productivité.

Evidemment, le coût correspondant devra être mis en perspective du gain attendu, et par exemple, pour une micro entreprise ne gérant que quelques factures par mois, le rapport ne sera pas aussi bénéfique que pour une petite entreprise en gérant plusieurs dizaines.

3. Adapter ses processus

Gérer les factures fournisseurs et leurs statuts

C’est la 1ère étape de la réforme : au 1er septembre 2026, les grandes entreprises auront l’obligation de transmettre leurs factures via le nouveau dispositif, et toutes les entreprises devront être en mesure de les recevoir via leur PA.

Pensez donc à vous former pour comprendre comment accuser réception des factures et confirmer le statut de prise en charge (approuvée, rejetée, paiement transmis, etc…) :

• Soit directement sur votre PA si celle-ci propose une interface de gestion
• Soit sur votre logiciel / Solution Compatible (SC)

Transmettre les factures de vente

Pour l’émission de factures de vente, le timing est plus large pour les petites entreprises, puisque l’obligation ne démarre qu’au 1er septembre 2027.

Cependant, la plupart des logiciels de facturation devraient être prêts courant 2026, en proposant à minima de générer des factures dans un des formats officiellement attendus, et au mieux en s’interfaçant directement avec une PA.

Votre nouvelle organisation dépendra donc de l’interfaçage de votre logiciel avec une PA :

• Si votre logiciel de facturation n’est pas interfacé avec une PA, vous devrez donc charger manuellement vos factures de vente via l’interface proposée par votre PA
• Si votre logiciel de facturation est interfacée avec une PA, la transmission via PA devrait se faire de manière transparente

Comme il est possible de changer de PA, au moment de se préparer pour l’échéance du 1er septembre 2027, il sera donc possible d’envisager si besoin un nouveau combo logiciel de facturation / PA.

Suivre les statuts et dates de paiement

Pour les opérations dont la TVA est due à l’encaissement seulement : à partir du 1er septembre 2027, il sera également obligatoire de transmettre le statut et la date de paiement, afin que l’administration puisse déterminer la date d’exigibilité de la TVA.

Pour les factures déposées sur votre Plateforme Agréée, vous aurez donc la possibilité de communiquer un statut, un montant et une date de paiement, soit directement sur l’interface de la PA, soit via votre logiciel de facturation s’il est interfacé à une PA.

Pensez donc à :

• Anticiper comment votre PA ou votre logiciel de facturation vous permettra de communiquer les statuts de paiement de vos factures de vente.
• Comprendre comment votre PA vous permettra de communiquer les données de paiement pour les transactions non soumises à facturation. Il y a fort à parier que les données seront à intégrer dans le rapport de transaction décrit dans le paragraphe suivant, mais mieux vaut se tenir prêt.

Transmettre les rapports de transaction

Vous réalisez des ventes non soumises à facturation ? A partir du 1er septembre 2027, il deviendra obligatoire de transmettre vos rapports de transaction via votre PA, selon une fréquence dépendant de votre régime d’imposition à la TVA.

L’administration fiscale n’oblige pas l’utilisation d’un logiciel pour le rapport de transaction, mais le rapport devra être transmis via la PA. Si vous utilisez un logiciel de caisse conforme à la réforme, celui-ci devrait incorporer une fonctionnalité de télétransmission via une PA, ou à minima de génération de rapport à ensuite charger dans la PA de votre choix.

Pensez donc à :

• Si vous ne comptez pas utiliser de logiciel de caisse, vérifier que votre fichier de suivi pourra être chargé sur votre PA
• Si vous utilisez un logiciel de caisse, vérifier comment celui-ci vous permettra de transmettre les rapports
• Prendre connaissance des fréquences de transmission vous concernant, et à l’enregistrer dans votre propre calendrier en créant des rappels si besoin. Vous pouvez trouver un récapitulatif des fréquences de transmission sur le site impots.gouv.fr.

En résumé

La préparation à la facturation électronique consiste à comprendre le fonctionnement du dispositif, choisir une Plateforme Agréée pour la réception de ses factures, vérifier la compatibilité de ses logiciels, et adapter progressivement ses processus. Les TPE peuvent avancer étape par étape : réception des factures en 2026, puis émission, statuts de paiement et rapports de transaction en 2027. L’essentiel est d’anticiper calmement, en s’assurant que chaque outil et chaque procédure sera prêt au bon moment.

Pour aller plus loin, vous pouvez consulter notre thématique dédiée à la facturation électronique 2026/2027, qui regroupe l’ensemble de nos guides et articles pratiques.