La page Utilisateurs permet de gérer les accès à l’application, en définissant les utilisateurs ainsi que leurs rôles.
Restriction d’accès
La page Utilisateurs n’est accessible que pour les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur.
Définitions et informations
Utilisateur et employé
La notion d’utilisateur de l’application et celle d’employé sont bien 2 choses distinctes :
- Un utilisateur est nécessairement un employé de l’entreprise,
- Mais un employé n’est pas forcément utilisateur de l’application.
Il y a donc forcément un enregistrement employé relié à chaque utilisateur :
- L’enregistrement utilisateur permet de définir le rôle et les autorisations d’accès correspondantes
- L’enregistrement employé permet de renseigner les informations RH (ex : fonction, type de contrat, salaire, etc…)
Autorisations d’accès suivant le rôle de l’utilisateur
Afin de préserver la confidentialité de certaines données, et afin d’organiser la collaboration, le rôle attribué à un utilisateur détermine ses droits d’accès aux différents modules et aux données :
- Administrateur : accès complet à toutes les données + gestion du compte (entreprise, utilisateurs et abonnement)
- Comptable : accès complet à tous les modules (en consultation simple pour le planning et l’affectation des employés)
- Manager (chef d’équipe) : accès à tous les modules, excepté les rémunérations et les fiches employé
- Commercial : facturation, mise en œuvre (en consultation simple pour le planning et l’affectation des employés), et saisies employé (pour lui-même)
- Employé (salarié ou sous-traitant) : planning (en consultation) et saisies employé (pour lui-même)
Voici une matrice un peu plus détaillée :
| Domaine | Module | Admin. | Comptable | Manager | Commercial | Employé |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Accueil | Tableau de bord | Complet | Complet | Complet | Perso + Partiel | Perso |
| CRM et suivi | Planning | Complet | Consultation | Complet | Consultation | Consultation |
| Contrats | Complet | Consultation | Complet | Consultation | ||
| Contacts | Complet | Complet | Complet | Complet | ||
| RGPD | Complet | Complet | Partiel (contacts seulement) | Partiel (contacts seulement) | ||
| Gestion des ventes | Catalogue | Complet | Complet | Complet | Complet | |
| Devis et factures | Complet | Complet | Complet | Complet | ||
| Paiements | Complet | Complet | Complet | Complet | ||
| Site web | Complet | |||||
| Saisie employé | Compteurs temps | Complet | Complet | Complet | Perso | Perso |
| Notes de frais | Complet | Complet | Complet | Perso | Perso | |
| Frais km | Complet | Complet | Complet | Perso | Perso | |
| RH et comptabilité | Employés | Complet | Complet | |||
| Rémunérations | Complet | Complet | ||||
| Comptabilité | Complet | Complet | ||||
| Analyse financière | Complet | Complet | Complet | |||
| Compte | Données personnelles | Perso | Perso | Perso | Perso | Perso |
| Entreprise | Complet | |||||
| Abonnement | Complet | |||||
| Utilisateurs | Complet | |||||
| Parrainages | Complet | Complet | Complet | Complet | Complet | |
| Paramètres | Complet |
Tarification
La tarification en vigueur est décrite dans la page Tarifs.
- L’ajout d’utilisateurs est gratuit pendant la période d’essai, dans la limite fixée dans la page Tarifs, et payant à l’issue de la période d’essai.
- Les utilisateurs additionnels actifs au moment de l’abonnement ou de son renouvellement, sont renouvelés et facturés au même moment que l’abonnement.
- Les utilisateurs ajoutés en cours d’abonnement sont facturés au prorata temporis sur la prochaine facture.
Pour plus de détails, rendez-vous sur la page Tarifs.
Ajouter un utilisateur
La création d’un nouvel utilisateur peut se faire en autorisant l’accès à un employé existant, ou en créant un nouvel employé.
Ajout d’un utilisateur à partir d’un employé existant
L’application détecte automatiquement les employés actifs n’ayant pas d’accès à l’application, et propose la liste correspondante dans un menu déroulant : il suffit donc de choisir l’employé à qui fournir un accès utilisateur, ainsi que son rôle, puis cliquer sur le bouton « Valider« .
Note : cette option n’est possible que pour les employés de type « Personne physique » (Mr ou Mme), car l’accès est nominatif et individuel. Les employés enregistrés avec le genre « Entreprise » ne sont donc pas visibles dans la liste proposée.
Ajout d’un utilisateur et création d’un employé
S’il s’agit d’un nouvel utilisateur pour lequel il n’a pas encore été créé d’enregistrement employé, il est quand même possible de procéder à la création de l’utilisateur : il suffit de fournir le nom, le prénom et l’email, puis de choisir le rôle et cliquer sur le bouton « Valider ».
L’application va alors procéder à la création de l’utilisateur, et de l’enregistrement Employé correspondant.
Note : si nécessaire, il sera possible de fournir des informations additionnelles depuis la page Employé (ex : fonction, type de contrat, salaire, etc…) si l’option RH a été souscrite (individuellement ou via un pack).
Première connexion du nouvel utilisateur
Une fois l’utilisateur ajouté, celui-ci va recevoir un email de confirmation, avec un lien de connexion à utiliser pour sa première connexion : en cliquant sur ce lien, il sera invité à renseigner son mot de passe, et aura alors accès à l’application.
Modifier un utilisateur
Note : un administrateur ne peut pas modifier ses propres données dans la page utilisateurs, seul un autre administrateur peut le faire pour lui.
Modifier le rôle d’un utilisateur
Il est tout à fait possible de modifier le rôle d’un utilisateur existant : il suffit de le sélectionner depuis la liste, de choisir son nouveau rôle, puis de cliquer sur le bouton « Valider ».
Modifier le nom, le prénom ou l’email d’un utilisateur
Il est possible de procéder à une modification du nom, du prénom ou de l’email des utilisateurs, à leur place. Il suffit pour cela de sélectionner l’utilisateur, d’effectuer la modification souhaitée, puis cliquer sur le bouton « Valider ».
IMPORTANT : cette liberté est fournie pour permettre la correction d’une éventuelle erreur de saisie, ou suite à des modifications d’état civil, ou plus simplement pour le changement d’email d’un utilisateur. Pour rappel, d’après nos conditions générales de vente, l’accès utilisateur est nominatif, et ne peut ni être transféré à une autre personne (physique ou morale), ni être utilisé par une autre personne.
Toutefois, il convient de noter que ces modifications peuvent être effectuées directement par l’utilisateur lui-même, depuis sa page Données Personnelles. Les modifications ainsi effectuées sont répercutées dans le module Utilisateurs, ainsi que dans la fiche Employé correspondant à l’utilisateur.
Supprimer un utilisateur
Note : comme pour la modification, un administrateur ne peut pas supprimer ses propres données dans la page utilisateurs, seul un autre administrateur peut le faire pour lui.
La suppression s’effectue directement depuis la liste des utilisateurs, en cliquant sur l’icône « corbeille » à gauche de l’utilisateur à supprimer.
Un message de confirmation permet d’éviter les clics accidentels, et valider la suppression.
Note : la suppression de l’utilisateur n’affecte en rien l’enregistrement employé correspondant. Réciproquement, la fin de contrat d’un employé n’entraîne pas la suppression de l’enregistrement utilisateur correspondant, et il conviendra dans ce cas de bien veiller à également supprimer l’utilisateur, pour éviter qu’il continue d’être facturé.
Accéder à l’historique d’ajout et de suppression
A l’issue de la période d’essai, les abonnés à l’application peuvent avoir accès à l’historique d’ajout et de suppression des différents utilisateurs. Cet historique est celui utilisé comme base pour la facturation de l’abonnement.
Le lien est accessible depuis le commentaire en bas de la page Utilisateurs.