Comptabilité

Le module de Comptabilité permet de gérer la saisie et la revue des enregistrements comptables, le chargement des pièces justificatives, l’import de relevé bancaire et les rapprochements associés, et de générer les documents comptables (bilan, compte de résultat, etc…).

Restriction d’accès

La page Comptabilité n’est accessible que pour les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur ou comptable.

Entreprises concernées

L’option Trésorerie s’adresse aux micro entreprises et aux petites entreprises sans besoin comptable. Avec cette option, seule la vue Trésorerie est accessible, et le plan comptable général n’est pas utilisé.

L’option Comptabilité Pro permet un suivi complet de la comptabilité en débloquant toutes les autres fonctionnalités du module, et s’adresse aux petites entreprises pouvant adopter une version simplifiée des états financiers et dispensés d’annexe, c’est-à-dire celles décrites à l’article Article L123-16-1 – Code de commerce – Légifrance :

• Les micro entreprises au sens de l’article D123-200 du code du commerce : Article D123-200 – Code de commerce – Légifrance, soit les entreprises ne dépassant pas 2 des 3 seuils suivants :
  • Total du bilan : inférieur à 450 000 €
  • Chiffre d’affaires net : inférieur à 900 000 €
  • Nombre moyen de salariés : inférieur à 10
• A l’exception de celles dont l’activité consiste à gérer des titres de participations et de valeurs mobilières

Synchronisation avec les autres modules

Factures

Les factures émises sont automatiquement ajoutées au journal de vente.

Si pour ce client, d’autres factures de vente ont été comptabilisées dans le passé, alors le compte et le nom utilisés sont repris automatiquement. Dans le cas contraire, le nom du client est inscrit tel que sur la facture, tandis que le champs Compte (en comptabilité Pro) reste vide, et il conviendra de le modifier au moment de la validation de l’écriture dans le module Comptabilité.

Si un service de stockage a été paramétré, la facture au format PDF y est chargée, avec un nom de la forme « piece-2025-09-25-F0001.pdf », où 2025-09-25 correspond à la date de la facture, et F0001 à son numéro.

Note : en cas d’indisponibilité du service de stockage concerné au moment de l’émission de la facture, le document ne sera pas chargé automatiquement, et il conviendra d’éventuellement le charger manuellement (depuis le module de comptabilité si l’option est souscrite, ou directement dans le stockage dans le cas contraire)

IMPORTANT : Pour apporter des modifications à la facture (en cas d’erreur avant envoi au client), il est nécessaire d’utiliser le module de Devis et Factures : les modifications apportées seront automatiquement visibles dans le module Comptabilité.

Notes de frais

Les dépenses saisies dans le module de Notes de Frais sont automatiquement ajoutées et synchronisées dans le journal d’achat.

Si un document a été ajouté dans la dépense du module de Notes de frais, il sera visible dans l’écriture du module de Comptabilité, et inversement.

Note : si une note avait été créée avant l’activation de l’option Comptabilité Pro, alors le libellé de compte pourrait ne pas être visible dans les PDFs comptables une fois le module Comptabilité Pro activé par la suite. Solution : éditer l’écriture, faire une modification quelconque, puis l’enregistrer.

Conseils

Une dépense de Notes de frais correspond à un seul compte de charge, ou dit différemment, à une seule catégorie de dépense. En conséquence, si une dépense correspond à plusieurs catégories (ex: hotel + restaurant), il est recommandé de créer 2 dépenses dans le module de Notes de frais, qui généreront 2 écritures côté Comptabilité.

IMPORTANT : Pour apporter des modifications à la dépense (ou la supprimer), il est nécessaire d’utiliser le module de Notes de frais : les modifications apportées seront automatiquement visibles dans le module Comptabilité.

Validation de la note vs Validation de l’écriture

La validation depuis le module Compta Pro valide automatiquement la note de frais dans le module Notes de frais. Attention : l’inverse n’est pas vrai, pour permettre de distinguer 2 étapes si besoin :

• Une 1ère validation dans le module Notes de frais, pour valider le contenu de la note de frais
• Une 2ème validation dans le module Comptabilité, d’un point de vue comptabilité (ventilation et libellés)

Note : si l’écriture comptable associée à la note de frais a été validée, il n’est plus possible de modifier la note de frais.

Rémunérations

Les rémunérations ne sont pour le moment pas connectées au module de comptabilité. N’hésitez pas à nous contacter si cette fonctionnalité vous intéresserait.

Analyse financière

Les données suivantes du module de Comptabilité sont utilisées dans l’analyse financière :

• Chiffre d’affaire : basé sur le journal de ventes
• Achats : basé sur le journal d’achats
• Salaires : basé sur le journal des salaires
• Op. diverses : basé sur le journal d’opérations diverses, et les autres journaux s’ils sont utilisés (à l’exception du journal de caisse)

Stockage des documents

Si un compte de stockage a été paramétré et authentifié depuis la page Paramètres, il est possible pour chaque écriture de charger un document, le visualiser (avec téléchargement possible) et le supprimer.

Répertoires utilisés

Un répertoire « GestionBusiness » est automatiquement créé, et l’application n’a accès qu’à ce répertoire dans le stockage.

Des sous répertoires sont utilisés afin de classer les fichiers par année civile (ex : tous les fichiers de 2024 seront placés dans le sous répertoire « 2024 »).

Un sous répertoire « temp » est utilisé pour le stockage temporaire des fichiers.

Noms de fichier

Après chargement d’un fichier, le nom de fichier d’origine n’est pas conservé, et est remplacé par un nom structuré par l’application, de type « piece-2025-09-25-F0001.pdf », où 2025-09-25 correspond à la date du document, F0001 au numéro du document tel qu’indiqué dans le champs « Référence » de l’écriture (éventuellement ajusté pour respecter les caractères autorisés dans un nom de fichier), et « .pdf » l’extension du fichier (son format).

Droits d’accès

Quel que soit le service de stockage, un utilisateur de l’application, même s’il n’a pas accès au répertoire de stockage, peut depuis l’application ajouter et supprimer des fichiers dans le stockage.

Pour pouvoir visualiser le document, avec Google Drive et Microsoft OneDrive, l’utilisateur devra avoir accès au stockage en question. En ce qui concerne DropBox, un lien de partage temporaire est utilisé, et il n’y a donc pas besoin d’octroyer d’accès particulier à l’utilisateur.

Suppression

La suppression d’une écriture entraîne automatiquement la suppression du document correspondant dans le stockage.

En revanche, la suppression d’un exercice n’entraîne pas la suppression des documents correspondants.

Définitions et vocabulaire

Ecriture

Une écriture correspond à un ensemble d’enregistrements comptables (mouvements depuis ou vers des comptes tiers, ou mouvements purement comptables d’un compte à un autre) correspondant à une même référence (facture, fiche de paye, ticket, etc…).

Avec l’option « Trésorerie », seule la partie Trésorerie de l’écriture est utilisée, et les écritures concernent donc uniquement les mouvements depuis ou vers des comptes tiers.

Avec l’option « Comptabilité Pro », une partie Ventilation est également à remplir. La ventilation correspond à la qualification du mouvement selon le plan comptable général, à l’affectant à ou aux comptes reflétant l’opération. D’un point de vue comptable, une écriture doit être équilibrée : la somme des enregistrements de ventilation doit correspondre à la somme des enregistrements de trésorerie, et la balance de l’écriture (somme des débits – somme des crédits) doit être égale à zéro.

Compte tiers

Un compte tiers correspond à une personne physique ou morale (ou un regroupement, ex : clients, fournisseurs), en dehors de la structure de l’entreprise, vers ou depuis lequel des flux de trésorerie s’opèrent. Il peut s’agir d’un client, d’un fournisseur, de l’état pour ce qui concerne les impôts, de l’URSSAF pour les cotisations sociales, etc…

Comptabilité Pro : Trésorerie et Ventilation

Avec l’option Comptabilité Pro, une écriture se décompose en une partie Trésorerie et une partie Ventilation. Suivant la nature du compte, il faudra donc utiliser l’une ou l’autre des 2 parties, et l’interface affichera un message d’erreur si besoin.

Partie Trésorerie

La partie Trésorerie représente les flux de trésorerie vers ou depuis des comptes Tiers. Les comptes tiers sont les comptes de classe 4, sauf 445 (TVA) à l’exception des comptes suivants qui représentent les flux de paiement ou de remboursement de TVA :

• 44550 : Taxes sur chiffre d’affaires à décaisser
• 44551 : TVA à décaisser
• 44581 : Acomptes de TVA – Régime simplifié
• 44582 : Acomptes régime du forfait
• 44583 : Remboursement de TVA demandé

Cette approche permet de ventiler la collecte et la déduction de TVA sur les opérations (dans la partie Ventilation de l’écriture donc), et de les balancer avec les paiements et remboursements à l’administration fiscale (dans la partie Trésorerie).

Partie Ventilation

La partie Ventilation correspond à la nature / qualification du mouvement comptable selon le PCG en vigueur, et correspond donc à tous les autres comptes (autres que comptes tiers comme définis ci-dessus).

Exemples

Pour l’enregistrement d’une vente dans le journal de Ventes :

• Trésorerie : Client X (411000) +120 €
• Ventilation :
  • Prestation de service (706000) +100 €
  • TVA collectée 20% (445717) +20 €

Pour son enregistrement dans le journal de Banque :

• Trésorerie : Client X (411000) +120 €
• Ventilation : Banque (512000) +120 €

Journal

Les journaux permettent de classer les écritures suivant leur nature. On retrouve ainsi dans l’application les journaux standards suivants :

• A-nouveaux : pour enregistrer les écritures d’initialisation d’exercice
• Achats : pour les achats de toute sorte, y compris les prestations professionnelles
• Banque : ce journal est censé refléter les mouvements sur votre compte bancaire, et sera utilisé pour vérifier que toutes les opérations saisies dans les autres journaux apparaissent bien sur le compte bancaire
• Caisse : ce journal permet de suivre les entrées et sorties en espèce, et les transferts correspondants vers la banque
• Opérations diverses : pour les opérations sortant du cadre des autres journaux (ex : impôts et taxes)
• Salaires : pour les opérations liées aux salaires des employés
• Ventes : pour les factures et les avoirs émis par l’entreprise

Pour les utilisateurs plus expérimentés et souhaitant un suivi plus précis, les journaux experts suivants sont également proposés :

• Encaissements
• Extournes
• Frais Généraux
• Immobilisations
• Inventaire
• Paiements Espèces
• Retours Achats
• Retours Ventes
• TVA

Lettrage, association et rapprochement bancaire

Le lettrage consiste à associer plusieurs mouvements comptables qui correspondent à la même opération. On le qualifie de rapprochement bancaire, lorsqu’il correspond à l’association de plusieurs mouvements de trésorerie (autrement dit de comptes tiers) et mouvements de banque (journal de Banque), de manière à vérifier la correspondance entre la comptabilité (par ex les factures saisies) et la banque (encaissements et décaissements).

Le lettrage prend communément la forme d’une série de plusieurs lettres (ex : AAA, AAB, AAC, etc..) qui est associée aux mouvements, pour pouvoir les relier les uns aux autres.

Le lettrage n’est pas obligatoire en comptabilité, mais représente une bonne pratique pour le suivi des comptes et de la trésorerie.

Dates

La date d’une écriture correspond à la date de prise en compte d’un point de vue comptable. Dans le cas général, il s’agit de la date d’émission de sa pièce justificative (ex : date de facture ou de ticket). Pour les factures, c’est donc bien la date de facture qu’il faut utiliser, et non la date d’échéance de paiement.

Pour les relevés bancaires (journal de banque), la date de prise en compte comptable correspond à la Date d’opération (la date de valeur est quant à elle utilisée par la banque pour le calcul des intérêts et des Agios).

Débit et Crédit

Le formulaire de saisie d’écriture permet dans sa version simplifiée (« Mouvement ») d’indiquer le montant concerné, et de préciser s’il s’agit d’un débit ou d’un crédit. Cette notion de débit / crédit s’entend ici du point de vue de l’entreprise :

• Crédit : entrée d’argent dans l’entreprise – ex : une vente
• Débit : sortie d’argent depuis l’entreprise – ex : un achat

Note : en vue « Mouvement », un montant négatif permet d’indiquer un sens opposé au type de l’écriture (débit / crédit), par exemple : si l’écriture est de type « Crédit », un montant négatif indiquera donc un débit.

En revanche, pour l’option Comptabilité Pro, si le formulaire est affiché avec la vue « Comptable », alors la notion de débit / crédit s’entend du point de vue du compte concerné. Par exemple :

• Pour un compte tiers (4*), un crédit indique une dette envers ce compte, et un débit une créance
• Pour un compte de charge (6*) ou de produit (7*), un débit indique une perte / charge, un crédit un gain / produit
• Le compte de Banque (512*) quant à lui, est particulier, car il reflète tel un miroir les montants en banque : un débit correspond à une entrée d’argent, et un crédit à une sortie

Cette logique méritant une certaine habitude, il est recommandé pour les débutants d’utiliser le formulaire en mode « Mouvement ».

Note : lors du basculement d’une vue à l’autre, les montants sont automatiquement convertis et positionnés en crédit ou débit.

Extourne

En comptabilité pro, une extourne est utilisée dans le cadre de la gestion des opérations à cheval entre 2 exercices, de manière à ne pas comptabiliser 2 fois la même chose.

Par exemple, si une dépense est réalisée en fin d’exercice, mais facturée par le fournisseur au début de l’exercice suivant, la charge correspondante doit être comptabilisée dans le 1er exercice (N) en anticipation de la facture (on parle de FNP – Facture non parvenue), mais la facture sera également comptabilisée dans le 2ème exercice (N+1). On utilise donc une extourne dans le 2ème exercice pour « annuler » et ne pas comptabiliser la charge en question.

Voici un exemple montrant le mécanisme en place dans le cadre d’une FNP pour ne comptabiliser la charge qu’en N tout en comptabilisant la facture et le paiement en N+1 :

Bonnes pratiques

Comptabilité et Rapprochement bancaire

Il est recommandé de suivre votre comptabilité au jour le jour, et d’enregistrer vos mouvements dès que possible, au fur et à mesure. C’est pourquoi GestionBusiness.fr est prévue pour optimiser le temps de saisie, voire créer automatiquement les enregistrements lorsque cela est possible (factures, notes de frais).

Puis, régulièrement, le fait d’effectuer les rapprochements bancaires vous permet de garder le contrôle sur votre trésorerie, et d’identifier au plus tôt les erreurs ou omissions éventuelles.

Nous vous conseillons donc de :

• Saisir les écritures dès émission / réception du justificatif
• Et d’effectuer régulièrement un chargement de vos données bancaires (par ex, chaque début de mois) afin d’une part de limiter le nombre de lignes, et d’autres part de procéder aux associations / rapprochements régulièrement.

Comment suivre les encaissements

Cas général

Si les paiements sont effectués par virement ou carte bancaire, ou dans le cas de transfert rapide (du chèque ou des espèces) à la banque :

1. Le journal de ventes permet de comptabiliser la vente
2. Et au moment de l’import bancaire dans le journal de banque, l’encaissement est visible et peut être associé / lettré

Journal de caisse et paiements en espèces

Comment son nom l’indique, le journal de Caisse permet de suivre la caisse, c’est-à-dire les flux de liquide, non encore transférés à la banque.

Cela vient donc en complément des autres journaux :

• Une vente ou un achat sont bien enregistrés dans les journaux correspondants
• Le flux d’espèces est quant à lui enregistré dans le journal de caisse
• Quand la caisse est transférée vers la banque, une écriture est enregistrée dans le journal de Banque et dans le journal de Caisse

Exemple : pour une ventre de 10 euros

• Dans le journal de ventes, on enregistre un crédit de 10 euros provenant du client
• Dans le journal de caisse, on enregistre un crédit montrant le transfert du client vers la caisse, donc -10 euros pour le client, et +10 pour la caisse (531000)
• Dans le journal de banque, une fois que le transfert de la caisse vers la banque est visible sur le compte en banque, un crédit de 10 euros sera visible, provenant de la caisse

Note : le lettrage ne s’opère pas avec le journal de caisse, seulement avec le journal de banque, et il faut donc transférer de la caisse vers la banque (avec – pour comptabilité Pro – passage intermédiaire sur le compte 58 intermédiaire en attendant que l’argent soit constaté côté banque).

Journal d’encaissement : pour le suivi des règlements autres que espèces, et différés

Le journal d’encaissement peut s’avérer utile dans les cas suivants :

• Règlement par chèque qui sera remis à la banque plus tard
• Pour éviter de déposer immédiatement sur le compte banque
• Quand on veut suivre les créances client et leur encaissement

Exemple : pour une ventre de 100 euros

1. Vente : crédit
   • Client X (411000) : +100
   • Prestation (706000) : +100
2. Encaissement : crédit
   • Client X (411000) : -100
   • Valeurs à l’encaissement (511000) : +100
3. Banque, quand les fonds sont visibles sur le compte : crédit
   • Encaissement (511000) : – 100
   • Banque (512000) : +100

Recommandation

Quel que soit votre choix pour la gestion des encaissements, il est recommandé d’enregistrer la reconnaissance de dettes ou de créances dans le journal correspondant (ex : Vente, Achat) avec le tiers concerné, puis de procéder au suivi du règlement, soit directement dans le journal de banque, soit en passant tout d’abord par un journal de caisse, de paiements en espèces ou d’encaissement.

Note : la comptabilisation directe dans le journal de banque (sans passer par un compte tiers et un journal de Vente ou d’Achat) n’est tolérée que pour des petites entreprises et dans des cas précis, aussi il n’est pas recommandé de le faire sans l’avis d’un expert comptable.

Personnalisation du PCG / sous-comptes

En comptabilité Pro, l’application permet de personnaliser le PCG pour chaque exercice, en ajoutant des sous-comptes.

Pour un suivi de performance par activité, il est nécessaire de créer les sous comptes correspondant (ex 706XXX pour les prestations de type XXX).

De la même manière, pour le suivi des coûts, il sera possible de créer des sous comptes de charge (6*) pour un suivi plus précis si besoin.

La distinction en sous-comptes des comptes tiers (4*) ne présente un intérêt qu’en cas de volonté de suivi des créances pour un client / fournisseur donné ou un type de client / fournisseur donné.

Libellés d’écriture

Le libellé d’écriture permet de fournir une description de l’écriture.

Note : l’application ne permet pas de description par mouvement de l’écriture, et ne fournit qu’un seul champs pour la description globale de l’écriture.

Bien que l’application autorise de saisir jusqu’à 200 caractères, il est recommandé de se limiter à moins de 50 caractères en veillant à ce que le libellé soit suffisamment évocateur et compréhensible par une tierce personne (auditeur éventuel).

Note : les documents PDF (Journal et Grand Livre) n’afficheront que les 50 premiers caractères. Par conséquent, en cas de libellé plus long, veuillez veiller à ce que les 50 premiers caractères suffisent pour la compréhension, et utiliser les 150 restants pour des détails supplémentaires.

Référence

La référence correspond à l’identifiant ou au nom de la pièce justificative (ex : numéro de facture).

Bien que l’application autorise de saisir jusqu’à 50 caractères, dans le grand livre au format PDF seuls les 15 à 20 premiers caractères sont affichés. Veuillez donc veiller à rester concis dans la mesure du possible.

Note : l’extrait PDF des journaux permet quant à lui d’afficher le champs en entier.

Déclaration de TVA et création automatique d’écriture de TVA

Régime normal

Dans le régime normal, il est attendu de faire une déclaration mensuelle de TVA (trimestrielle dans certains cas), et de procéder si besoin au paiement correspondant.

Depuis la vue « TVA », si aucun journal n’est sélectionné, la synthèse permet de déterminer le solde de TVA (suivant la période sélectionnée), et propose une génération automatique d’écriture suivant la situation :

• Balance de TVA positive : la TVA collectée est supérieure à la TVA déductible, donc le solde doit être payé, et un bouton « Ajouter une écriture de TVA » (TVA à décaisser) permet de créer automatiquement l’écriture correspondante
• Balance de TVA négative : la TVA déductible est supérieure à la TVA collectée, et vous disposez d’un crédit de TVA. 2 boutons / options sont possibles :
  • « Ajouter une écriture de TVA – Crédit à reporter » : une écriture de report de crédit de TVA est créée, et le crédit pourra être déduit de la TVA collectée lors de la prochaine période
  • « Ajouter une écriture de TVA – Demande de remboursement » : une écriture de demande de remboursement est créée, si vous souhaitez demander au service des impôts de vous rembourser (sous conditions à vérifier selon votre situation)

Il ne vous reste plus qu’à faire la déclaration correspondante sur le site des impôts ou par télédéclaration, et procéder au paiement éventuel, puis procéder au lettrage de la partie de trésorerie de l’écriture avec le mouvement du journal de banque correspondant lors du paiement ou du remboursement effectif.

Régime simplifié et acomptes de TVA

Pour le régime simplifié, un système d’acomptes est en place sur la base de la TVA de l’exercice précédent, et il est attendu en fin d’exercice de calculer le solde annuel de TVA. Des options de création automatique sont disponibles dans le formulaire de révision des comptes (partie « Comptes annuels » de ce guide) en fonction de la situation, comme pour le régime normal (TVA à décaisser, Crédit à reporter, Demande de remboursement).

Pour les acomptes de TVA, il n’y a pas d’écriture de constatation préalable à créer, et l’écriture correspondante est uniquement celle du journal de banque, au moment du paiement de l’acompte. Le compte tiers à utiliser est le 445810, et le montant correspondant sera bien pris en compte dans le calcul du solde de TVA et l’écriture correspondante.

Comment gérer les écarts de paiement

Dans certaines situations, le montant réellement payé ou prélevé peut être légèrement différent du montant officiellement dû. C’est le cas par exemple des arrondis opérés par l’administration fiscale.

Il convient alors de créer une écriture dans le journal d’Opérations Diverses pour compenser cet écart :

• S’il s’agit d’une différence résultant en un gain pour l’entreprise : on crédite le compte 758000 du montant de l’écart et on débite le compte tiers sur lequel l’écart a été identifié du même montant
• S’il s’agit d’une différence résultant en une perte pour l’entreprise : on débite le compte 658000 du montant de l’écart et on crédite le compte tiers sur lequel l’écart a été identifié du même montant

Rechercher et consulter

Par défaut, la page affiche les données pour les écritures enregistrées depuis le 1er jour du mois, mais il est possible d’effectuer une recherche spécifique, en indiquant un journal, un lettrage et/ou une période donnée (date de début et/ou date de fin). Il est également possible de recherche spécifiquement un ou des enregistrements en utilisant le champs « Recherche », qui tentera de trouver les enregistrements dont les données correspondent (Compte, nom, libellé, etc…).

Vues disponibles, synthèse et détails

Avec l’option Comptabilité Pro, 4 vues sont proposées pour l’affichage et la consultation des résultats de la recherche :

1. La vue « Trésorerie » : permet de visualiser les mouvements depuis ou vers des comptes tiers (clients, fournisseurs, employés, etc…), à la manière d’un compte en banque.
   • Pour la partie Détails, les montants positifs correspondent à des crédits (entrée d’argent dans l’entreprise – ex : une vente), et les montants négatifs correspondent à des débits (sortie d’argent depuis l’entreprise – ex : un achat)
   • La synthèse présentée permet de visualiser le solde de chaque journal sur la période (balance des crédits et débits), et de calculer la différence éventuelle avec les enregistrements du journal de banque
2. La vue « Journal » : permet de représenter les enregistrements d’une manière comptable, classée par journal
   • Comme expliqué précédemment, les notions de débit et de crédit sont à entendre d’un point de vue comptable
   • La synthèse présentée permet de vérifier pour chaque journal que les crédits et débits (d’un point de vue comptabilité) s’équilibrent
3. La vue « Grand Livre » : permet de représenter les enregistrements d’une manière comptable, classée par compte
   • Comme expliqué précédemment, les notions de débit et de crédit sont à entendre d’un point de vue comptable
   • La synthèse présentée permet de vérifier pour chaque compte que les crédits et débits (d’un point de vue comptabilité) s’équilibrent
4. La vue « TVA » : équivalent à la vue journal dans la présentation des résultats, mais filtrée uniquement sur les comptes de TVA
   • Ici la synthèse permet de vérifier la balance pour chaque compte de TVA
   • Des actions rapides sont présentées en fonction du solde de TVA, pour créer automatiquement l’écriture de solde / déclaration :
     • Ajouter une écriture de TVA (TVA à décaisser)
     • Ajouter une écriture de TVA – Crédit à reporter
     • Ajouter une écriture de TVA – Demande de remboursement

Avec l’option Trésorerie, seule la vue « Trésorerie » est disponible.

Filtrer sur les éléments à associer

Une fois la recherche effectuée, le filtre « Filtrer sur les éléments à associer » permet de n’afficher dans la partie « Détails » que les éléments n’ayant pas encore de lettrage.

Filtrer sur un montant

Une fois la recherche effectuée, en cliquant sur un montant de la partie « Détails », seules les lignes ayant ce montant seront affichées.

Note : dans les vues Journal, Grand Livre et TVA, le filtre de montant n’est disponible que pour les mouvements de comptes tiers (partie Trésorerie du formulaire de saisie).

Filtrer sur les écritures à valider

Une fois la recherche effectuée, dans la vue Journal uniquement, le filtre « Filtrer sur les écritures à valider » permet de n’afficher que les écritures n’ayant pas encore été validées.

Comptabilité Pro : cas particulier d’une recherche sur 2 exercices

En cas de recherche à cheval sur 2 exercices, le Plan Comptable le plus récent est utilisé, sauf pour les comptes déjà utilisés dans des écritures : dans ce cas, c’est le libellé utilisé dans l’écriture la plus récente qui est utilisé. Par conséquent, au moment du changement d’exercice, une recherche incluant l’exercice précédent, permet de récupérer les sous-comptes sur mesure dans les listes de comptes du formulaire de saisie.

Actions possibles depuis la liste de recherche

Depuis la liste des écritures correspondant à la recherche, un double clic ou un appui long sur une ligne permet d’afficher les actions possibles concernant cette ligne :

• Ouvrir le formulaire de modification de l’écriture
• Dupliquer l’écriture
• Supprimer l’écriture

Saisie et modification d’écriture

Mode d’affichage du formulaire de saisie

En comptabilité Pro, le formulaire de saisie d’écriture propose 2 modes d’affichage :

• Le mode « Mouvement » correspond au formulaire simplifié, où l’on indique si l’écriture est un crédit ou un débit (du point de vue de l’entreprise), et pour chaque compte le montant correspondant
• Le mode « Comptable » correspond à une saisie comptable classique : il n’est pas nécessaire ici d’indiquer si l’écriture est un débit ou un crédit (le champs n’est pas disponible), et pour chaque compte, il faudra indiquer le montant dans la champs adéquat : le champs débit, ou le champs crédit, d’un point de vue comptable

Avec l’option Trésorerie, seul le mode « Mouvement » est disponible.

Ajouter une écriture

En cliquant sur le bouton « Ajouter une écriture », le formulaire de saisie s’affiche, et il faut alors renseigner :

• Le journal,
• La date,
• Le libellé de l’écriture (c’est à dire sa description),
• La référence (le numéro de facture ou de ticket),
• Son type (crédit ou débit, du point de vue de l’entreprise) – seulement si le formulaire est en affichage « Mouvement »
• Les mouvements de trésorerie (nom / compte tiers et montant TTC, dans la limite de 20 mouvements)
• En comptabilité Pro, les mouvements de ventilation correspondants (dans la limite de 20 mouvements)

En comptabilité Pro, pour les parties Trésorerie et Ventilation, la saisie d’un compte peut se faire via son nom / libellé (le numéro de compte est retrouvé automatiquement si le libellé fait partie de la liste proposée), ou en tapant directement le numéro de compte (le nom est alors renseigné automatiquement si le numéro de compte fait partie de la liste.

Note : les listes de comptes et leurs libellés sont initialisées sur la base du PCG officiel de l’exercice en cours et des comptes utilisés lors des précédentes écritures de l’exercice.

Note : en comptabilité Pro, il est nécessaire de créer au préalable l’exercice correspondant avant de pouvoir enregistrer une écriture. Dans le cas contraire, l’enregistrement de l’écriture sera stoppé, et le formulaire de création d’exercice sera proposé.

Ecritures sans compte tiers

En comptabilité Pro, il est tout à fait possible de saisir une écriture ne faisant pas intervenir de compte tiers (partie trésorerie), tant que la balance totale est équilibrée.

Note : n’ayant pas de compte tiers, l’écriture en question ne sera pas visible dans la vue Trésorerie, mais sera bien visible dans la vue Journal ou la vue Grand Livre.

Ajouts multiples

Si la case « Conserver la fenêtre ouverte pour un autre ajout » est cochée au moment de l’enregistrement d’une nouvelle écriture, alors la fenêtre de saisie reste ouverte.

S’il y a un autre ajout à effectuer, il suffit de modifier le ou les champs concernés, et cliquer de nouveau sur le bouton « Enregistrer ».

Charger un document

Si un compte de stockage a été paramétré, il est possible depuis le formulaire de saisie de l’écriture, de charger un document en cliquant sur le bouton « Charger un document ».

Lors de la saisie d’une nouvelle écriture qui n’a pas encore été enregistrée, le document est chargé dans un répertoire temporaire (« temp ») dans le compte de sauvegarde. Après enregistrement de l’écriture, il est déplacé dans le répertoire « année » correspondant à la date de l’écriture et renommé en fonction de sa date et de sa référence.

Modifier un document

Il n’est pas possible de modifier un document. En revanche, il est possible de le supprimer, puis d’en ajouter un autre en remplacement.

Supprimer un document

En cliquant sur le bouton « Supprimer le document », le document est supprimé de l’espace de stockage, et il est alors possible de charger si besoin un nouveau document.

Charger et comptabiliser automatiquement une facture

Si un compte de stockage a été paramétré, le bouton « Charger et comptabiliser une facture » permet non seulement de charger le document en question, mais également de détecter automatiquement les champs de la facture, et de remplir automatiquement les parties Trésorerie et Ventilation (pour la comptabilité Pro).

Cette fonctionnalité étant opérée par Intelligence Artificielle, il est de la responsabilité de l’utilisateur de bien vérifier les données obtenues et de les corriger si besoin.

Note : la fonctionnalité de détection de champs nécessite des crédits comme expliqués dans la page Tarifs.

Modifier une écriture

Depuis la liste des écritures correspondant à la recherche, en cliquant sur l’icône « Modifier » d’une écriture, le formulaire de saisie s’affiche, et il ne reste plus qu’à apporter les modifications souhaitées, et enregistrer l’écriture.

Pour supprimer un mouvement (trésorerie ou ventilation), il suffit de vider tous ses champs ou de mettre le montant à 0, puis sauvegarder l’écriture.

Note : si l’écriture comporte un mouvement qui a été associé / lettré, il est recommandé de ne pas en modifier le montant. Si besoin, il sera préférable de supprimer le lettrage au préalable.

Dupliquer une écriture

Depuis le formulaire de modification d’une écriture ou double cliquant sur la ligne de l’écriture dans les résultats de recherche, un bouton « Dupliquer » est présent, et en cliquant sur ce bouton, le formulaire se transforme en formulaire d’ajout, avec tous les champs de l’écriture d’origine, exceptées la date et la référence. Il ne reste plus qu’à renseigner la date et la référence, et si besoin modifier les autres champs, puis enregistrer la nouvelle écriture.

Note : la duplication d’une écriture liée à une note de frais ou à une facture ne concerne que le module Comptabilité, et la duplication n’aura donc pas lieu dans les modules Notes de frais ou Devis et factures.

Note : en comptabilité Pro, lors d’une duplication, les libellés du PCG officiel le plus récent sont utilisés (pour les comptes officiels), mais les libellés des comptes personnalisés de l’entreprise sont conservés tels que dans l’écriture d’origine. Attention donc à ne pas dupliquer une écriture d’un précédent exercice contenant un libellé personnalisé qui a été changé dans l’exercice actuel, car c’est l’ancien libellé sera conservé et remplacera le nouveau.

Annuler une écriture

Si l’écriture n’a pas encore été validée et ou publiée officiellement, il est possible tout simplement de supprimer l’écriture avec le bouton « Supprimer ».

Dans le cas contraire, il est nécessaire de l’annuler : pour cela, il suffit d’utiliser la fonction « Dupliquer », et, en mode d’affichage « Mouvement », de changer le type (débit <-> crédit). Cette opération inverse le sens de l’écriture, et l’annule donc. Bien entendu, il conviendra d’ajuster le libellé pour indiquer l’annulation.

Supprimer une écriture

Depuis le formulaire de modification d’une écriture ou double cliquant sur la ligne de l’écriture dans les résultats de recherche, le bouton « Supprimer » permet de supprimer l’écriture.

Note : si l’écriture comporte un mouvement qui a été associé / lettré, il n’est pas possible de procéder à la suppression. Si besoin, il sera préférable de supprimer le lettrage au préalable.

Valider une écriture

D’un point de vue légal, il est nécessaire de valider les écritures avant de faire une déclaration (par exemple au sujet de la TVA) ou une publication, et une fois la déclaration ou la publication effectuée, il est interdit de modifier les écritures correspondantes.

Dans la vue journal, un case à cocher est disponible dans la liste pour chaque écriture, permettant d’indiquer si l’écriture a été revue et validée. Un filtre est présent pour ne montrer que les écritures qui n’ont pas encore été validées.

Les écritures validées ne peuvent donc ni être modifiées, ni être supprimées.

Note : pour plus de flexibilité, et uniquement si l’écriture n’a pas été publiée, l’application laisse la possibilité de requalifier une écriture comme non validée (en décochant la case « Validée » dans la vue Journal), en cas d’erreur avant déclaration ou publication

Une date de validation est enregistrée à la validation de l’écriture, et elle est reportée dans les exports comptables concernés (PDF, ou FEC).

Modifier le plan comptable

En comptabilité Pro, depuis le formulaire de saisie d’écriture, il est possible de modifier le plan comptable de l’exercice concerné par l’écriture, en ajoutant des sous-comptes et/ou en modifiant leur libellé.

Note : le PCG officiel ne peut pas être modifié, seuls les sous-comptes créés par l’entreprise peuvent l’être

Une fois un compte sélectionné pour un mouvement de l’écriture, il est possible de modifier le libellé de ce compte. Un message d’avertissement est alors affiché, et le compte est alors mis en évidence par un changement de couleur. Il suffit alors d’enregistrer l’écriture pour procéder à la modification.

Note : une modification de libellé est appliquée à tous les enregistrements de l’exercice concerné pour le compte en question.

Importer un relevé bancaire

L’application vous propose de charger vos données bancaires, obtenues depuis votre site web ou application bancaire.

La plupart des banques proposent de pouvoir exporter son relevé bancaire, dans différents formats de fichier. Pour être compatible avec l’application, voici les prérequis :

• Format : .csv ou .txt
• Format date : JJ/MM/AAAA ou JJ-MM-AAAA ou AAAA/MM/JJ ou AAAA-MM-JJ
• Montant soit sur 1 colonne (montant), soit sur 2 colonnes (débit, crédit)
• Séparateur de décimale : point ou virgule
• Séparateur de colonne : de préférence « ; »
  • Possible d’utiliser tabulation, ou virgule
  • Si virgule, s’assurer que le séparateur de décimale est un point et non une virgule

IMPORTANT : l’import est limité à 1000 lignes maximum. Si besoin, il conviendra au préalable de « découper » manuellement le fichier en plusieurs fichiers de moins de 1000 lignes.

Une fois votre fichier récupéré depuis votre banque, il faut maintenant dans l’application cliquer sur le bouton « Importer un relevé bancaire », ce qui affiche le formulaire d’import.

Il faut tout d’abord sélectionner le fichier à importer.

L’application identifie et affiche alors les entêtes de colonne de votre fichier, et vous propose de les faire correspondre aux champs attendus par l’application : vérifiez que l’association est correcte, et complétez ou modifiez si besoin.

• Pour la date, d’un point de vue comptabilité, il faut privilégier le champs Date d’opération plutôt que le champs date de valeur (utilisé par la banque pour le calcul des intérêts et des Agios)
• Le champs Nom et facultatif
• Le libellé est obligatoire
• Pour le montant, suivant les banques, il y a 2 possibilités :
  • Option 1 : 1 seul champs correspondant au montant (pouvant être positif pour un crédit, ou négatif pour un débit)
  • Option 2 : 2 champs sont utilisés, 1 champs débit, et 1 champs crédit

En comptabilité Pro, il faut également indiquer le compte de banque (par défaut le 512000) à utiliser pour la ventilation, ainsi que le mode d’import :

• Mode « 1 écriture par mouvement » (par défaut, et recommandé) : 1 écriture est créée pour chaque mouvement de l’import bancaire, et chaque écriture est ventilée sur le compte de banque choisi
• Mode « 1 écriture globale » : 1 seule écriture est créée pour tous les mouvements de l’import bancaire, avec la même date (celle de l’écriture) et avec le même libellé d’écriture (commun à toutes les lignes, par ex « Relevé bancaire au 05/09/2025 »)
  • Si l’import ne contient pas de champs nom (cas général), le libellé de chaque opération est chargé provisoirement dans le nom de compte pour permettre l’identification du compte correspondant : il conviendra alors de renseigner le compte tiers à utiliser
  • 2 lignes de ventilation sur le compte de banque sont automatiquement créées : 1 pour le total des débits, et l’autre pour le total des crédits
  • La date utilisée automatiquement est celle du jour de l’import, mais il est bien entendu possible de la modifier

Important : en comptabilité Pro, il faut s’assurer que les dates du relevé bancaire correspondent à un seul et même exercice et que celui-ci soit ouvert.

Enfin, en cliquant sur le bouton « Importer », les données sont importées. Il faudra relancer la recherche (et l’ajuster si besoin) pour les afficher.

Note : l’application vérifie le format des champs avant de démarrer l’import : si une ligne pose problème, les erreurs sont affichées. L’import n’a lieu que si toutes les lignes ont le format attendu.

Une fois les données du relevé bancaire chargées, vous pouvez procéder à l’association (lettrage) avec les écritures correspondantes des autres journaux.

Identification automatique des comptes tiers

Lors de l’import du relevé bancaire, l’application tente d’identifier automatiquement les comptes tiers correspondant aux mouvements.

Principe : pour identifier automatiquement le compte tiers, l’application compare le libellé du mouvement dans l’import bancaire avec les libellés des écritures précédentes du journal de Banque, et récupère le dernier compte utilisé pour ce libellé.

Note : ce mécanisme fonctionne donc uniquement si les libellés bancaires sont conservés tels quels dans les libellés d’écriture du journal de Banque.

Recommandation : bien que la probabilité soit faible qu’un même libellé soit utilisé par 2 entités différentes, il est recommandé de vérifier les comptes tiers identifiés automatiquement après import.

Associer des enregistrements (lettrage)

Filtrer sur les éléments à associer

Après avoir ajusté si besoin les critères de recherche et relancé la recherche, en cochant la case « Filtrer sur les éléments à associer », seuls ceux-ci sont affichés.

En comptabilité Pro, bien qu’il soit possible de le faire depuis les autres vues, il est conseillé d’utiliser la vue Trésorerie pour réaliser les associations.

Filtrer sur un montant

En cliquant sur un montant, le résultat de la recherche est filtrée sur le montant en question, ce qui permet, conjointement au filtre sur les éléments à associer, d’identifier encore plus facilement les mouvements à associer.

Associer plusieurs enregistrements

Pour réaliser les rapprochements, il faut s’assurer que la recherche porte bien sur tous les journaux.

En cochant les cases « Associer » des enregistrements à associer, un encart apparaît en bas d’écran pour indiquer la balance entre les mouvements de trésorerie et le journal de banque, et ne permet pas de valider tant que celle-ci n’est pas équilibrée (à 0).

Note : une fois des enregistrements associés, il est déconseillé d’en modifier les montants (un message d’avertissement apparaîtra).

Numérotation automatique

La numérotation est automatique. Elle se fait au niveau global (indépendamment du journal) et n’est pas reliée spécifiquement à un compte : cela permet d’avoir un lettrage unique.

En comptabilité Pro, la numérotation reprend automatiquement à AAA pour un nouvel exercice.

Comment associer des opérations à cheval sur 2 exercices ?

Approche recommandée : clôturer ses comptes dans le mois suivant la fin de l’exercice, de manière à initialiser l’A-Nouveaux du nouvel exercice, et pouvoir lettrer à partir des écritures de celui-ci les opérations bancaires du nouvel exercice.

Exemple : une facture client est comptabilisée sur l’exercice N, mais payée en N+1

• N : 411X : +100 euros
• N+1 : après création de l’exercice N+1, et l’initialisation de celui-ci, le journal d’A-Nouveaux montrera un solde de 100 euros sur le compte 411X
• N+1 : au moment du paiement, on pourra associer le mouvement du journal de banque avec l’enregistrement 411X de l’A-Nouveaux, donc le lettrage sera effectué entièrement sur N+1

Alternative : procéder au lettrage / rapprochement d’un exercice à l’autre. Le seul impact est que la numérotation continuera sur la base de l’exercice précédent (au lieu de redémarrer à AAA).

Est-il possible d’associer des écritures de différents comptes tiers ?

Bien que l’application le permette, il est normalement déconseillé d’associer plusieurs comptes tiers avec le même lettrage. En effet, d’un point de vue comptable, le lettrage doit normalement s’effectuer compte par compte.

Néanmoins, pour les entreprises réalisant un simple suivi de trésorerie, ce choix est libre, tant que la finalité de tenue de compte est accomplie.

Comment traiter un virement groupé correspondant à plusieurs comptes tiers différents ?

L’usage est de dissocier le virement en plusieurs écritures (une par compte tiers) dans le journal de banque, de manière à pouvoir faire le lettrage pour chacun des comptes tiers.

Néanmoins, pour les entreprises réalisant un simple suivi de trésorerie, l’association peut également se faire globalement pour les comptes concernés.

Supprimer un lettrage

Après avoir associé des enregistrements, il est possible de supprimer l’association : en cliquant sur le bouton « Supprimer » à droite du lettrage, un message de confirmation de suppression apparaît, et il ne reste plus qu’à le valider.

Comptes annuels

Disponible uniquement avec l’option Comptabilité Pro, la vue « Comptes annuels » permet de gérer les exercices comptables, de leur création jusqu’à leur clôture.

Ajouter un exercice

Le bouton « Ajouter un exercice » permet d’ouvrir le formulaire de création d’exercice, et il suffit alors de saisir le nom de l’exercice, sa date de début et sa date de fin. Le champs statut est quand à lui sur la valeur « Ouvert » par défaut. En cliquant sur le bouton « Enregistrer » du formulaire, l’exercice est ajouté dans la vue, avec l’ensemble des actions correspondantes.

Actions possibles en fonction du statut

Le champs « Statut » de l’exercice indique si l’exercice est ouvert ou clôturé.

Note : on distingue la clôture de l’exercice au sens du logiciel et des actions comptables à mener en fin d’exercice (« clôturé »), du statut juridique après les formalités légales de publication (« clos »). Il est donc possible, si l’exercice n’est pas officiellement clos, de le rebasculer dans l’application du statut « Clôturé » vers le statut « Ouvert ».

Quel que soit le statut, tous les documents exportables sont disponibles.

En revanche, certaines actions de la vue « Comptes Annuels » ne sont possibles que si l’exercice est ouvert : Initialiser l’exercice, et Importer des données comptables.

Par ailleurs, lorsqu’un exercice est clôturé, il n’est plus possible de modifier ses données : il n’est donc plus possible d’ajouter, modifier ou supprimer des écritures, et plus possible de modifier son dossier de révision.

Numérotation des écritures

L’application adopte une numérotation chronologique globale des écritures, indépendante des journaux. La numérotation est dynamique jusqu’à validation des écritures et clôture de l’exercice.

Note : à ce jour, l’application ne permet pas un gel des numéros d’écriture plus fin (par ex par mois), ce qui n’empêche pas l’ajout d’une écriture sur un mois pour lequel toutes les écritures ont été validées. Ceci ne pose pas problème tant qu’aucune publication officielle des comptes n’a été faite, mais il est donc de la responsabilité de l’entreprise utilisatrice d’en tenir compte en cas de publications intermédiaires.

Conséquence pour l’import de données comptables

L’import FEC respecte l’ordre du fichier FEC, et donc l’ordre chronologique de celui-ci. Si le fichier FEC importé avait un système de numérotation d’écriture spécifique à chaque journal, les numéros seront donc modifiés dans l’application.

Initialiser un exercice

Après création d’un exercice, le bouton « Initialiser l’exercice (AN, extournes) » permet, sur la base de l’exercice précédent, de :

• Créer l’écriture de report à nouveau dans le journal d’A-Nouveaux
• Générer les écritures d’extourne dans le journal d’Opérations Diverses pour les FNP (factures non parvenues), CCA (charges constatées d’avance), PCA (produits constatés d’avance) et FAE (factures à établir)

Important : pour que l’application puisse générer automatiquement les écritures d’extourne, il faut que l’écriture concernée de l’exercice précédent ait pour date le dernier jour de l’exercice précédent, et que son libellé commence par l’acronyme correspondant : FNP, CCA, PCA ou FAE

Importer des données

En cliquant sur le bouton « Importer des données comptables« , l’application vous propose d’importer des données au format FEC depuis un fichier à sélectionner.

Le format FEC est la norme commune à tous les logiciels comptables en France. Vous pouvez ainsi charger les données de vos précédents exercices (issus de sauvegardes de l’application ou provenant d’autres logiciels comptables), et poursuivre la gestion comptable avec GestionBusiness.fr.

Veuillez noter que pour les exercices officiellement clos, les documents officiels sont ceux générés et publiés au moment de la clôture de l’exercice, et l’import des données dans l’application ne constitue qu’une copie partielle des éléments. De plus, au moment de l’import, l’application peut procéder à certaines modifications dans l’organisation des données, sans en altérer le sens et les valeurs comptables :

• Le numéro d’écriture d’origine n’est pas conservé, et est remplacé par un numéro d’écriture généré automatiquement par l’application
• En cas de plusieurs dates, descriptions ou références de pièce au sein d’une même écriture :
  • Pour tous les journaux sauf le journal de banque : ce sont la date, la description et la référence de la 1ère ligne qui sont utilisées pour l’écriture
  • Pour le journal de banque :
    • En cas de dates multiples pour une même écriture (import groupé de données bancaires) : l’écriture est divisée en plusieurs écritures, 1 par date
    • La description et la référence ne sont pas importées en cas de valeurs multiples pour une même écriture
• Le lettrage est uniquement importé pour les comptes tiers

Prérequis concernant le fichier à importer

1. Nombre de lignes : L’import de données est limitée à 5000 lignes par fichier, de manière à optimiser les performances. Si le fichier dépasse cette limite, il faut le découper en plusieurs fichiers ne dépassant pas la limite. Voici comment procéder avec l’exemple d’un fichier de 6000 lignes :
   • Tout d’abord, procéder à un copier coller du fichier pour générer 2 copies
   • Dans le 1er fichier, conserver environ 3000 lignes :
     • Identifier l’écriture (groupe de lignes comportant le même numéro d’écriture – 3ème colonne EcritureNum) aux environs de la 3000ème ligne, et supprimer toutes les lignes après cette écriture, en mémorisant le numéro de la 1ère ligne supprimée, puis enregistrer le fichier
   • Dans le 2ème fichier, supprimer toutes les lignes avant la 1ère ligne ayant été supprimée dans le fichier précédent, puis enregistrer le fichier
   • Il ne vous reste plus qu’à importer les 2 fichiers l’un après l’autre
2. Dates de l’exercice : L’application vérifie que les dates du fichier correspondent bien à l’exercice en question, et ne procède pas à l’import dans le cas contraire.
3. Format des champs : L’application vérifie le format des champs avant de démarrer l’import : si une ligne pose problème, les erreurs sont affichées. L’import n’a lieu que si toutes les lignes ont le format attendu.
4. Equilibre des écritures : l’application vérifie également l’équilibre des écritures au moment de l’import. Si une écriture n’est pas équilibrée, elle n’est pas importée, et notifiée à la fin de l’import. Toutefois, en principe, un export FEC n’est pas censé contenir des écritures non équilibrées.

Plan comptable

Les libellés de compte du plan comptable de l’entreprise sont utilisés par défaut, et si un compte importé n’est pas présent au plan comptable de l’entreprise, alors il est ajouté.

Dossier de révision

Le bouton « Ouvrir le dossier de révision », permet d’afficher le dossier de révision pour l’exercice en question.

Le dossier de révision permet de structurer et suivre la revue annuelle de comptes, de la préparation jusqu’à la publication des comptes et les déclarations correspondantes.

Il se compose de 5 parties, accessible par le menu de sélection en haut du dossier :

• Préparation
• Revue par cycle
• Contrôles spécifiques
• Ecritures de clôture
• Déclarations et publications

Préparation

Il s’agit d’une liste de points à vérifier et d’actions à effectuer avant de passer à la revue par cycle.

Entre autres, l’application affiche :

• Le nombre d’écritures restant à valider : nous conseillons de ne pas passer à l’étape suivante tant qu’il reste des écritures à valider (mais cela reste possible)
• Le nombre de mouvements à associer : il n’est pas nécessaire que tous les éléments soient lettrés ; le dossier de révision permet d’expliquer les raisons pour lesquelles certains éléments ne le sont pas
• La balance générale, qui doit être à 0

Rapprochements et validation

La validation d’une écriture consiste à vérifier qu’elle est remplie correctement vis-à-vis de sa nature et de la pièce justificative correspondante.

Le rapprochement (lettrage / association) permet un suivi détaillé des opérations, et notamment l’identification de paiements / règlements en attente, ou de factures non reçues ou à établir.

Conseil : la validation des écritures et les rapprochements (lettrage / association) peuvent être des étapes chronophages, c’est pourquoi il est fortement recommandé de les effectuer régulièrement au cours de l’exercice (par ex 1 fois par mois).

Identifier et justifier les écarts

Dans certains cas, l’association permet d’identifier un écart entre les montants du journal de banque et les montants comptabilisés. Le paragraphe « Comment gérer les écarts de paiement » explique comment comptabiliser ces écarts, et il s’agit de les lister dans le dossier de révision.

FNP, CCA, PCA et FAE

Parmi les actions à effectuer pour la clôture, il faut identifier et comptabiliser :

1. Les factures non parvenues (FNP) : il s’agit d’une charge N facturée par le fournisseur en N+1, donc l’idée est de basculer le montant correspondant sur N pour ne pas le comptabiliser en N+1,  avec une OD de FAE en N puis une extourne en N+1
   • Ex : les commissions bancaires du mois de décembre, sont facturées en janvier, mais d’un point de vue comptable, elles correspondent au mois de décembre, et donc doivent faire partie de l’exercice comptable précédent (pour un exercice terminant le 31/12)
   • Le compte tiers à utiliser est le 408000 (Fournisseurs : factures non parvenues)
     • Exception : pour les intérêts bancaires et agios dont la facture n’est pas parvenue, il est recommandé d’utiliser le compte 518100
2. Les charges constatées d’avance (CCA) : il s’agit d’une charge N+1 facturée en N, donc l’idée est de basculer le montant correspondant sur N+1 pour ne pas le comptabiliser en N,  avec une OD de CCA en N puis une extourne en N+1
   • Ex : un abonnement est facturé à l’avance par le fournisseur pour la période du 15 décembre au 15 janvier, mais, même si la facture est établie en décembre, le coût correspondant à la partie du mois de janvier doit être comptabilisé en janvier et non en décembre
   • Le compte tiers à utiliser est le 486000 (Charges constatées d’avance)
3. Les produits constatés d’avance (PCA) : il s’agit d’une vente N+1 facturée en N, donc l’idée est de basculer le montant correspondant sur N+1 pour ne pas le comptabiliser en N,  avec une OD de PCA en N puis une extourne en N+1
   • Ex : vous vendez un abonnement facturé en décembre pour la période du 15 décembre au 15 janvier, mais, même si la facture est établie en décembre, le produit / gain correspondant à la partie du mois de janvier doit être comptabilisé en janvier et non en décembre
   • Le compte tiers à utiliser est le 487000 (Produits constatés d’avance)
4. Les factures à établir (FAE) : il s’agit d’une vente N facturée en N+1, donc l’idée est de basculer le montant correspondant sur N pour ne pas le comptabiliser en N+1,  avec une OD de FAE en N puis une extourne en N+1
   • Ex : vous réalisez une prestation qui démarre en décembre et se termine en janvier, et même si la facture est établie à la fin de la prestation en janvier, la partie de décembre doit être comptabilisée dans l’exercice précédent (pour un exercice se terminant le 31/12)
   • Le compte tiers à utiliser est le 418100 (Clients – Factures à établir)

Note : pour chacun de ces scénarios, on ne comptabilise que la partie HT, car la TVA (collectée ou déductible) ne s’applique qu’à émission ou réception de la facture, dans l’écriture correspondante (PCA / CCA : TVA comptabilisée en N car facture en N ; FNP / FAE : TVA comptabilisée en N+1 car facture en N+1).

Important : afin que les écritures d’extournes puissent être générées automatiquement lors de l’initialisation du prochain exercice, il faut que le libellé d’écriture commence par l’acronyme correspondant : FNP, CCA, PCA ou FAE.

Revue par cycle

Tous les comptes (au sens numéro de compte dans le plan comptable) sont censés être revus et justifiés, et l’analyse par cycle permet tout simplement de les regrouper par ordre logique, de manière à en faciliter l’interprétation.

Pour chaque cycle :

• Le champs « Commentaires pour ce cycle » permet de récupérer les commentaires de revue
• Pour les experts le souhaitant, le champs « Comptes commençant par » permet d’ajuster la liste de comptes concernés par le cycle
  • Note : cette action n’est pas possible pour le cycle « Autres comptes », qui par nature va lister tous les comptes non listés dans les autres cycles
• Le grand livre est affiché pour les comptes concernés, et, pour chaque ligne, la case à cocher de la dernière colonne permet de la surligner, afin de la mettre en évidence

Le principe de revue est d’identifier et commenter les éléments marquants, expliquer / résumer les mouvements, et justifier les écarts éventuels (ex : lettrage manquant).

Les cycles proposés sont les suivants :

Trésorerie

• Objectif : Vérifier la concordance entre les soldes bancaires, les caisses et les relevés bancaires.
• Focus : Fiabilité des liquidités et contrôle des rapprochements bancaires.
• Particularités : le solde des comptes 512 (banque) est affiché, de manière à pouvoir le comparer avec le ou les relevés de banque au dernier jour de l’exercice, afin de vérifier que les montants sont identiques.

Immobilisations

• Objectif : Contrôler l’existence, la valorisation et l’amortissement des biens durables.
• Focus : Cohérence des acquisitions et respect des plans d’amortissement.

Capitaux propres

• Objectif : Valider le niveau des fonds propres, les affectations de résultats, et les variations de capital.
• Focus : Bonne représentation de la santé financière de l’entreprise.

Financement

• Objectif : Suivre les emprunts, crédits-bails et intérêts.
• Focus : Respect des échéanciers et vérification du coût de l’endettement.

Stocks et en-cours

• Objectif : S’assurer de l’existence physique et de la valorisation correcte des stocks.
• Focus : Cohérence avec les inventaires et application des règles comptables.

Achats et fournisseurs

• Objectif : Vérifier les dettes fournisseurs et les charges rattachées à la bonne période.
• Focus : Exhaustivité des factures et découpage temporel correct.

Charges externes

• Objectif : Valider les dépenses externes courantes.
• Focus : Exactitude et rattachement à l’exercice concerné.

Ventes et clients

• Objectif : S’assurer que les produits sont bien enregistrés et que les créances clients sont justifiées.
• Focus : Risques d’impayés et coupures comptables.

Personnel

• Objectif : Vérification des salaires, charges sociales et provisions.
• Focus : Conformité avec les bulletins de paie et déclarations.

État

• Objectif : Contrôler les dettes fiscales et sociales.
• Focus : Exactitude des déclarations et respect des délais.
• Particularités :
  • Le résultat comptable est affiché, et un bouton permet de créer une écriture de relevé de solde IS
    • En cas de résultat positif, il vous appartient de calculer le montant de votre IS en fonction de votre situation fiscale (en expliquant la logique utilisée dans les commentaires de révision), pour ensuite créer l’écriture de relevé de solde IS avec le bouton correspondant
    • Une fois l’écriture de relevé de solde IS comptabilisée, les documents de bilan et de balance en tiendront compte pour afficher un résultat net, mais le dossier de révision continuera d’afficher le résultat comptable
  • Le solde de TVA est affiché, et un ou des boutons permettent de générer une écriture de régularisation annuelle de TVA, suivant la situation (comme décrit dans le paragraphe concernant les actions de la vue TVA) : TVA à décaisser (payer), Crédit à reporter, ou Demande de remboursement.

Autres comptes

• Objectif : Examiner les soldes résiduels et les opérations inhabituelles.
• Focus : Justification et cohérence comptable globale.

Contrôles spécifiques

Il s’agit de vérifications additionnelles et transversales qui ne sont pas toujours couvertes par la simple revue par cycle. En pratique, ces contrôles spécifiques sont une sécurité complémentaire : ils permettent de documenter que les points sensibles qui peuvent impacter directement le résultat et la conformité des comptes ont bien été vérifiés.

Cohérence des écritures intra‑exercice

• Exemple : rapprochement entre stocks initiaux et finaux, cohérence des variations de charges/produits, suivi des écritures de régularisation.
• Objectif : s’assurer que les mouvements comptables sont logiques dans le temps et qu’il n’y a pas d’anomalie de cohérence (par ex. un stock final qui ne correspond pas au stock initial + mouvements de l’année).

Contrôle des amortissements et provisions

• Vérifier que les calculs sont corrects (durée, taux, base amortissable).
• S’assurer que les provisions (risques, dépréciations, etc.) respectent la réglementation et sont justifiées.
• Objectif : éviter des erreurs techniques ou des pratiques non conformes (ex. amortissement trop court ou provision non documentée).

Ecritures de clôture

Il s’agit de vérifications additionnelles, pour revalider la situation de fin d’exercice et les écritures correspondantes (régularisation TVA, solde IS, CCA/PCA/FNP/FAE, et reclassements éventuels).

En ce qui concerne les reclassements dans les écritures de clôture, ce sont des ajustements comptables qui consistent à transférer des soldes ou des écritures d’un compte vers un autre afin de respecter la présentation réglementaire des états financiers.

Exemples typiques de reclassement :

• Immobilisations en cours → Immobilisations définitives : basculer les montants une fois les biens mis en service.
• Dettes financières court terme ↔ long terme : reclassement de la part à moins d’un an dans les comptes de dettes à court terme.
• Provisions ↔ dettes : si une provision devient une dette certaine, elle doit être reclassée.

Déclarations et publications

Il s’agit ici du suivi des actions de déclaration, publication et paiements éventuels.

Clôturer un exercice

Le bouton « Clôturer l’exercice » permet de faire basculer au statut « Clôturé », et de valider automatiquement toutes les écritures de l’exercice qui ne l’étaient pas encore.

Note : la date de validation pour ces écritures correspondra donc à la date de clôture de l’exercice.

Cette action est à donc à effectuer à la fin du processus de révision.

Après clôture de l’exercice, il n’est plus possible d’ajouter, modifier ou supprimer des écritures de l’exercice, mais le dossier de révision reste quant à lui encore consultable et modifiable. Bien qu’il ne soit pas conseillé de modifier le dossier de révision après clôture, cette option est disponible pour les utilisateurs qui décident de bloquer les comptes avant révision.

Exporter les documents comptables

Pour chaque exercice, quel que soit son statut, il est possible depuis la vue « Compte annuels », d’exporter les documents comptables suivants au format PDF :

• Journaux : Il s’agit du Livre Journal, montrant les écritures organisées par journal et ordre chronologique
• Grand Livre : Ici, les données sont présentées par numéro de compte et ordre chronologique
• Balance : La balance permet de résumer pour chaque compte, regroupés par classe, de présenter la somme des débits, la somme des crédits, et le solde correspondant
• Centralisateur : Le centralisateur présente une vue consolidée, par journal et par mois, de la somme des débits et de la somme des crédits, tout compte confondu
• Bilan et Compte de résultat détaillés : Il s’agit d’une présentation détaillée des bilans et comptes de résultat simplifiés, en incluant ici les montants exacts (avec les centimes), et en précisant pour chaque rubrique le détail des numéros et noms de comptes avec les montants correspondants, pour une analyse approfondie du bilan et du compte de résultat.
• Bilan et Compte de résultat synthétiques : Il s’agit d’une vue consolidée, avec les montants arrondis à l’euro près, pour la publication des comptes annuels.
  • Note : pour les totaux, il s’agit de l’arrondi du total (somme des différentes catégories avec les décimales), et non du total des arrondis des différentes catégories. En conséquence, il peut y avoir un léger écart, qui est admis par l’administration fiscale lors des déclarations annuelles.

Exporter les données au format FEC

Le bouton « Exporter les données au format FEC » permet d’exporter les écritures au format FEC (format standard partagé par les logiciels comptables).

Nous vous conseillons d’effectuer cette opération à chaque clôture d’exercice, et de conserver le fichier avec tous les documents de clôture de l’exercice.

Pour des raisons de performance, il n’est pas possible d’exporter plus de 10 000 lignes à la fois, ce qui correspond normalement à une limite haute pour les petites entreprises utilisatrices de ce module.

Note : si un exercice dépasse cette limite, il vous est possible de contacter le support pour obtenir le fichier correspondant.

Supprimer un exercice

Le bouton « Supprimer l’exercice et ses données » permet, après validation du message de confirmation de suppression, de supprimer toutes les écritures de l’exercice, son dossier de révision ainsi que ses notes de frais, et de le supprimer de la vue « Comptes annuels ».

Attention : cette action supprime également les notes de frais correspondantes dans le module Notes de frais.

Il est fortement recommandé d’exporter, à minima, les données de l’exercice au format FEC avant de procéder à sa suppression.