Contacts

Le module Contacts permet de créer des contacts, d’accéder aux données les concernant, et de pouvoir sélectionner facilement un contact depuis les autres modules.

Restriction d’accès

Le module Contacts n’est accessible que pour les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur, comptable, manager ou commercial.

Conseils d’utilisation

Appel, email, itinéraire

Si les informations sont renseignées, les modules de l’application vous permettent de lancer un appel, un email, ou un itinéraire en 1 clic.

Accéder à la fiche contact depuis son appareil

La fonctionnalité d’export de contacts vous permet d’ajouter un lien vers la fiche contact GestionBusiness sur les contacts que vous synchroniserez sur votre appareil.

Importer des contacts depuis son appareil

Vous disposez d’une liste de contacts à initialiser dans GestionBusiness : une fonctionnalité est en place pour les importer, et ne pas avoir à les saisir un par un.

Formulaire de recherche

Accès depuis les autres modules

Afin de faciliter la navigation et éviter de jongler entre les pages, le formulaire de recherche et son formulaire de saisie des coordonnées sont accessibles depuis tous les modules nécessitant de sélectionner un contact, quel qu’en soit le contexte (client, fournisseur, employeur sous-traitant, intervenant dans un contrat, etc…).

Rechercher un contact

Il est possible de filtrer la recherche, en indiquant au préalable dans le champs « Rechercher un contact » des caractères à rechercher parmi les informations du client : nom, prénom, adresse, code postal, ville, genre, tag.

Exporter les contacts sur son appareil

Ce bouton permet d’exporter les contacts correspondant à la recherche, sous forme d’un fichier VCard téléchargeable sur votre appareil. Ce fichier vous permettra donc d’ajouter ou de mettre à jour les contacts sur votre appareil, en ajoutant un lien vers la fiche contact correspondante sur GestionBusiness.

Importer des contacts depuis mon appareil

Ce bouton permet d’importer des contacts depuis votre appareil.

Note : l’import est limité à 200 contacts à la fois ; si vous souhaitez importer plus de contacts, il faudra créer plusieurs fichiers ne dépassant pas 200 contacts chacun.

Pour cela, il faut avoir préalablement généré (exporté) un fichier VCard depuis son gestionnaire de contacts : en général, il suffit de sélectionner les contacts à exporter, puis trouver l’option « Partager » ou « Exporter », puis sélectionner comme moyen ou emplacement de partage le téléchargement en local ou sur un Drive.

Sur l’application, en cliquant sur le bouton « Importer des contacts », il suffit alors de sélectionner le fichier correspondant.

Créer un contact

En cliquant sur le bouton « Ajouter un contact », le formulaire de saisie des coordonnées est affiché.

Le genre et le nom sont obligatoires, les autres champs sont optionnels mais recommandés.

Lorsqu’une adresse est saisie, elle doit être complète, dans le sens où tous les champs doivent être renseignés.

Contact de type Entreprise

Il est possible de créer un contact de type Entreprise en sélectionnant la valeur « Entreprise » dans le champs « Genre ».

Le champs « Prénom » n’est alors plus visible, et le champs « Numéro TVA » est alors affiché afin de pouvoir renseigner cette information.

Sélectionner un contact

Depuis la liste des contacts, le bouton « Sélectionner » correspondant à un contact dans la liste, permet selon le contexte de le sélectionner ou d’accéder à sa fiche contact :

• Lorsque le formulaire de recherche est ouvert depuis le module Contacts lui-même, le bouton « Sélectionner » permet d’accéder à la fiche Contact
• Lorsque le formulaire de recherche est ouvert depuis un autre module, le bouton « Sélectionner » permet de sélectionner le contact

Options depuis la liste de recherche

Un appui long ou un double-clic sur un contact dans la liste de recherche, permet d’afficher certaines options possibles depuis la liste.

Sélectionner un contact

Le bouton « Sélectionner » permet la même action que depuis la liste de contacts.

Modifier les coordonnées d’un contact

En cliquant sur le bouton « Modifier », le formulaire de saisie du contact est affiché.

Il ne reste plus qu’à procéder aux modifications souhaitées et à cliquer sur le bouton « Enregistrer » (pour revenir à la liste) ou sur le bouton « Sélectionner » (pour enregistrer et sélectionner le contact).

Supprimer le contact

Le bouton « Supprimer » (corbeille), permet de supprimer le contact. Un message de confirmation est alors affiché, afin d’éviter les clics accidentels et valider la suppression.

Note : un contact supprimé n’est plus visible dans le module Contacts, mais ses données sont conservées, afin d’être visibles dans les documents y faisant référence. Si nécessaire, il conviendra  au préalable de supprimer les documents correspondants depuis la fiche contact, avant de procéder à la suppression du contact.

Envoyer un email ou appeler le contact

Si une adresse email est fournie pour le contact, le bouton « Enveloppe » est affiché et permet de déclencher un email depuis l’appareil utilisé, en utilisant sa messagerie personnelle par défaut.

Note : c’est bien le logiciel de messagerie personnel de l’utilisateur qui est utilisé ici, et non celui de l’application.

Si un numéro de téléphone est fourni pour le contact, le bouton « Appeler » est affiché et permet de déclencher un appel depuis l’appareil utilisé, si celui-ci le permet (ex : smartphone).

Afficher l’itinéraire sur Google Maps ou Waze

Si une adresse est fournie pour le contact, les boutons « Maps » et  »Waze » sont affichés et permettent d’afficher l’itinéraire sur l’application correspondante, soit sur le site web, soit sur l’application si elle est installée sur l’appareil.

Fiche contact

Le bouton « Sélectionner » depuis la liste de recherche du module Contacts, permet de basculer sur la page de la fiche Contact correspondante.

La fiche contact permet de réunir toutes les informations le concernant, afin de pouvoir très rapidement accéder à un document particulier ou à son historique.

Identité

Modifier les coordonnées

En cliquant sur le bouton « Modifier » à côté du titre « Coordonnées », le formulaire de saisie des coordonnées est affiché et permet d’effectuer les modifications souhaitées.

Appeler ou envoyer un email au contact

Si l’email et/ou le téléphone sont renseignés, il suffit de cliquer dessus pour déclencher l’action correspondante depuis l’appareil utilisé, si celui-ci le permet (ex : appeler depuis un smartphone).

Consulter ou modifier les tags associés

Les tags permettent d’assigner une catégorie au contact, de manière à pouvoir filtrer sur les éléments d’une catégorie catégorie particulière dans les autres modules (ex : factures correspondant au Tag X). La liste de tags possible est à définir dans la page Paramètres.

En cliquant sur le bouton « Modifier », il est alors possible de sélectionner un ou plusieurs tags à associer au contact.

Informations additionnelles

Il s’agit ici d’un champs libre, pour renseigner des informations que vous jugez intéressantes concernant le contact, dans le but d’améliorer votre relation client.

Exporter le contact sur son appareil

Ce bouton permet d’exporter les contacts correspondant à la recherche, sous forme d’un fichier VCard téléchargeable sur votre appareil. Ce fichier vous permettra donc d’ajouter ou de mettre à jour les contacts sur votre appareil, en ajoutant un lien vers la fiche contact correspondante sur GestionBusiness.

Calendrier

La section Calendrier affiche les événements du module planning associés au contact, ainsi que les prestations et livraisons planifiées du module Contrats pour ce contact.

IMPORTANT : si votre entreprise utilise l’option Espace Client, vos clients ont visibilité sur la date et l’intitulé de tous les événements, prestations et livraisons. Il est donc important de veiller à rédiger soigneusement vos intitulés, et ne pas divulguer d’informations que vous ne souhaiteriez pas rendre visibles au contact.

Interactions

La section Interactions permet d’afficher et de gérer l’historique des interactions avec le contact (email, appel, envoi de facture, etc…).

Il vous est donc possible de prendre des notes, réaliser des comptes rendus, afin de conserver un historique qui vous sera utile dans votre relation future avec le contact.

IMPORTANT : si votre entreprise utilise l’option Espace Client, vos clients ont visibilité sur toutes les interactions, à l’exception des interactions de type « Privé ». Il est donc important de veiller à rédiger soigneusement vos notes, et ne pas divulguer d’informations que vous ne souhaiteriez pas rendre visibles au contact.

Note : pour plus de simplicité et un meilleur suivi, chaque envoi d’email depuis l’application créée automatiquement une interaction pour le contact concerné.

Rechercher et filtrer les interactions

Les filtres en place permettent d’afficher les interactions suivant leur type : notes, emails, appels, etc…

En cliquant sur le bouton « Rechercher » de la liste d’interactions (loupe en gris en haut à gauche de la liste), un champs de recherche est affiché. Il est alors possible d’indiquer des caractères à rechercher parmi les informations d’une interaction (type, sujet, détail, date) et de cliquer sur le bouton « Rechercher » correspondant, afin de filtrer la liste comme souhaité.

Ajouter une interaction

En cliquant sur le bouton « Ajouter une interaction », le formulaire de saisie d’une interaction est affiché.

Il suffit alors de renseigner les informations correspondantes et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

Note : la date est préremplie, et le type est initialisé sur « Note », mais il est possible de les modifier.

Consulter ou modifier une interaction

Depuis la liste d’interactions, en cliquant sur le bouton « Modifier » correspondant à une interaction, le formulaire de saisie de l’interaction est affiché.

Note : l’auteur de l’interaction est affiché en haut du cadre regroupant les champs. Cette information pourra s’avérer utile si plusieurs personnes collaborent sur le même contact.

Si besoin, il est possible d’effectuer les modifications souhaitées et de cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

Supprimer une interaction

Depuis le formulaire de modification d’une interaction, le bouton « Supprimer » permet de supprimer l’interaction. Un message de confirmation est alors affiché, afin d’éviter les clics accidentels et valider la suppression.

Contrats

La section Contrats présente une vue d’ensemble des contrats du client, et permet d’accéder aux fiches correspondantes, et si besoin d’ajouter un nouveau contrat.

Rechercher et filtrer les contrats

Un filtre est proposé pour afficher les contrats ainsi obtenus selon leur statut : Actifs, en attente, ou terminés.

En cliquant sur le bouton « Rechercher » de la liste des contrats (loupe en gris en haut à gauche de la liste), un champs de recherche est affiché. Il est alors possible d’indiquer des caractères à rechercher parmi les informations d’un contrat (référence ou type) et de cliquer sur le bouton « Rechercher » correspondant, afin de filtrer la liste comme souhaité.

Ajouter un contrat

Le bouton « Ajouter un contrat » permet de basculer sur la page de création d’un nouveau contrat, dont la partie Informations générales sera initialisée avec les données du contact.

Accéder au contrat

Depuis la liste de contrats, le bouton « Sélectionner » permet de basculer sur la page du contrat correspondant.

Devis et factures

La section Devis et factures permet de créer et consulter les devis et factures du client, et présente une vue d’ensemble des documents.

Rechercher et filtrer les devis et factures

En cliquant sur le bouton « Rechercher » de la liste des devis et factures (loupe en gris en haut à gauche de la liste), un champs de recherche est affiché. Il est alors possible d’indiquer des caractères à rechercher parmi les informations d’un devis ou d’une facture (type, numéro ou date) et de cliquer sur le bouton « Rechercher » correspondant, afin de filtrer la liste comme souhaité.

Le filtre « A finaliser / valider » permet de filtrer sur les documents en édition, ainsi que sur les devis envoyés en attente de réponse.

Ajouter un devis ou une facture

Le bouton « Ajouter » permet de basculer sur la page de création d’un nouveau document de facturation (devis ou facture), dont la partie Informations générales sera initialisée avec les données du contact.

Accéder au devis ou à la facture

Depuis la liste des devis et factures, le bouton « Sélectionner » permet de basculer sur la page du document correspondant.

Visualiser le document au format PDF

Un appui long ou un double-clic sur un devis ou une facture dans la liste des devis et factures, permet d’afficher les options possibles depuis la liste.

En cliquant sur le bouton « PDF », le document est affiché au format PDF dans une nouvelle page du navigateur. Le document est alors prêt à être imprimé ou téléchargé depuis le navigateur.

Note : cette action fonctionne sur la plupart des navigateurs modernes (ex : Chrome, Edge, etc…), mais ne fonctionnera pas pour les navigateurs qui ne sont pas équipés de lecteur PDF (ex : Samsung).

Paiements

La section Paiements permet de consulter et enregistrer les paiements effectués par le client, et présente une synthèse du solde, avec la possibilité de générer un échéancier et des relances le cas échéant, ainsi qu’une vue d’ensemble des mouvements.

Synthèse

La partie Synthèse fournit une vue d’ensemble pour le contact, et présente les données suivantes :

• Échéance : la prochaine échéance (si aucun retard n’est constaté) ou l’échéance depuis laquelle le client est en situation de retard de paiement
  • Note : les factures sont considérées comme dues dès leur émission, mais le retard éventuel ne démarre qu’après la date d’échéance
• Factures : le total des factures et avoirs finalisés (statut « émis »)
• Paiements : le total des paiements
• Solde : le solde résultant = paiements – factures

Note : un solde positif est créditeur, un solde négatif est débiteur (le client doit de l’argent). Une facture étant due dès son émission, un client peut être débiteur, mais pas en retard si la date d’échéance n’est pas encore passée.

Afficher et envoyer l’échéancier de paiement

L’application permet de générer un échéancier de paiement au format PDF, et de l’envoyer par email.

L’échéancier permet de résumer pour un client :

• Le total des factures et des paiements reçus, et le solde actuel
• Les mouvements (échéances et paiements) passés
• Les échéances à venir

Il pourra s’avérer utile à la demande d’un client, ou en complément de toute relance éventuelle.

Visualiser l’échéancier au format PDF

En cliquant sur le bouton « Visualiser l’échéancier », l’échéancier est affiché au format PDF dans une nouvelle page du navigateur. Le document est alors prêt à être imprimé ou téléchargé depuis le navigateur.

Note : cette action fonctionne sur la plupart des navigateurs modernes (ex : Chrome, Edge, etc…), mais ne fonctionnera pas pour les navigateurs qui ne sont pas équipés de lecteur PDF (ex : Samsung).

Envoyer l’échéancier par email

En cliquant sur le bouton « Envoyer l’échéancier », le formulaire d’envoi par email est affiché, prérempli et signé suivant les données de la page Paramètres, avec l’échéancier en pièce jointe.

Il est possible de modifier le sujet et le message, mais il n’est pas possible de modifier la pièce jointe.

En cliquant sur le bouton « Envoyer » du formulaire, le message est envoyé par email au Client, et l’utilisateur (expéditeur) et l’entreprise sont mis en copie.

Envoyer une relance

Si un retard de paiement est constaté pour le client, alors un bouton « Envoyer une relance » est affiché.

Cette action ouvre le formulaire d’envoi par email, prérempli et signé suivant les données de la page Paramètres, avec l’échéancier en pièce jointe.

Il est possible de modifier le sujet et le message, mais il n’est pas possible de modifier la pièce jointe.

Pour les bonnes pratiques en termes de gestion des relances, veuillez vous référer à la documentation de la page Paiements.

Mouvements

La partie Mouvements permet de lister les mouvements (factures et paiements), organisés par date (comme on le ferait sur un relevé de compte bancaire) :

• Les factures et retenues de garantie : en grisé, précédées du bouton « Euro » gris
  • La date indiquée est la date de facture pour les factures, et la date d’exigibilité pour les RG (dernière date de livraison facturée du contrat + délai de garantie)
• Les paiements : précédés du bouton « Carte bancaire » bleu
  • La date indiquée est celle du paiement

Les retenues de garantie sont ainsi bien distinguées et exigibles le moment venu.

Note : à la différence d’un relevé de compte bancaire, les débits relatifs aux factures ne sont pas indiqués en négatif, et la liste reprend donc le montant tel qu’indiqué sur la facture.

Rechercher et filtrer les mouvements

Il est possible de filtrer les mouvements par type : paiements, toutes les factures, ou seulement les factures en attente de règlement.

En cliquant sur le bouton « Rechercher » de la liste de mouvements (loupe en gris en haut à gauche de la liste), un champs de recherche est affiché. Il est alors possible d’indiquer un type (paiement, facture ou RG), un numéro ou une date (ex : 25/06, ou 06/2024), et de cliquer sur le bouton « Rechercher » correspondant, afin de filtrer la liste comme souhaité.

Ajouter un paiement

Pour ajouter un paiement, 2 méthodes sont possibles depuis la partie Mouvements : soit le créer entièrement en renseignant toutes les données correspondantes, soit le créer à partir d’une facture afin de récupérer les données correspondantes.

Création manuelle

En cliquant sur le bouton « Ajouter un paiement », le formulaire de saisie d’un paiement s’affiche.

Si des contrats existent pour ce contact, un champs « Contrat » est alors affiché, et permet, si c’est le cas, d’associer le paiement à un contrat.

Note : dans le cadre des contrats, il est important d’associer les paiements correspondants au contrat, afin que le Décompte Général puisse être calculé correctement. Si un paiement concerne plusieurs contrats, il conviendra donc de le répartir sur plusieurs enregistrements.

Il est également possible d’indiquer la facture à laquelle se rattache le paiement.

Il ne reste alors plus qu’à sélectionner le moyen de paiement, renseigner le montant, et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

Création à partir d’une facture

En cliquant sur le bouton « Euro » correspondant à une facture ou à une retenue de garantie, le formulaire de saisie d’un paiement s’affiche, et toutes les données sont initialisées pour correspondre à la facture ou la retenue de garantie correspondante.

Il ne reste qu’à sélectionner le moyen de paiement, et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

Enregistrement et reçu

Une fois les données renseignées, 2 options sont en fait possibles pour l’enregistrement :

• Cliquer sur le bouton « Enregistrer » : le paiement est simplement enregistré, et il sera visible depuis la partie Mouvements
• Cliquer sur le bouton « Envoyer » : le paiement est enregistré, et le formulaire d’envoi de reçu par email s’affiche automatiquement (voir le paragraphe Envoyer le reçu par email)

Consulter ou modifier un paiement

Depuis la partie Mouvements, en cliquant sur le bouton « Carte bancaire » correspondant à un paiement, le formulaire de saisie est affiché avec les données du paiement en question.

Si besoin, les données peuvent être modifiées, et une fois la modification effectuée, il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

Afficher et envoyer le ticket de reçu

Depuis le formulaire de saisie du paiement, accessible depuis le bouton « Carte bancaire » dans la partie Mouvements, il est possible d’afficher le ticket de reçu au format PDF et de l’envoyer par email.

Visualiser le reçu au format PDF

En cliquant sur le bouton « PDF », le document est affiché au format PDF dans une nouvelle page du navigateur. Le document est alors prêt à être imprimé ou téléchargé depuis le navigateur.

Note : cette action fonctionne sur la plupart des navigateurs modernes (ex : Chrome, Edge, etc…), mais ne fonctionnera pas pour les navigateurs qui ne sont pas équipés de lecteur PDF (ex : Samsung).

Envoyer le reçu par email

En cliquant sur le bouton « Envoyer », le formulaire d’envoi par email est affiché, prérempli et signé suivant les données de la page Paramètres.

Il est possible de modifier le sujet et le message, mais il n’est pas possible de modifier la pièce jointe.

En cliquant sur le bouton « Envoyer » du formulaire, le message est envoyé par email au Client, et l’utilisateur (expéditeur) et l’entreprise sont mis en copie.

Supprimer un paiement

Pour supprimer un paiement, il faut tout d’abord ouvrir le formulaire de saisie correspondant, en cliquant sur le bouton « Carte bancaire » depuis la partie Mouvements.

En bas du formulaire, le bouton « Supprimer », permet de supprimer le paiement. Un message de confirmation est alors affiché, afin d’éviter les clics accidentels et valider la suppression.

RGPD

Extraire les données personnelles

Ce bouton permet de générer et télécharger un fichier texte contenant les données personnelles relatives au contact, s’il en fait la demande.

Note : Il est vivement recommandé de supprimer le fichier après envoi (sur l’appareil, ainsi que dans l’outil utilisé pour le partage), afin d’éviter toute fuite de données

Supprimer le contact

Cette action supprime le contact du module contacts, mais conserve les informations correspondantes dans les documents associés encore actifs, c’est à dire non obsolètes du point de vue des durées de conservation (ex : factures, contrats).

Pour plus d’information sur la gestion de la suppression des données, veuillez consulter la documentation du module RGPD.