Contrats

Le module Contrats permet de centraliser toutes les informations et actions relatives à un contrat : descriptif, intervenants, interactions, suivi d’approvisionnement et de mise en œuvre, facturation, et analyse financière.

Tutoriels en vidéo :

• Estimer la rentabilité d’un devis
• Suivre l’approvisionnement et la mise en œuvre d’un contrat
• Créer des situations, des factures d’avancement et un décompte général

Restriction d’accès

Le module Contacts n’est accessible en modification que pour les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur ou manager.

Il est accessible en lecture seule pour les utilisateurs ayant un rôle de comptable ou de commercial.

Conseils d’utilisation

Dans quels cas utiliser un contrat

Voici les cas pour lesquels l’utilisation du module Contrats est nécessaire :

• Estimer la rentabilité d’une affaire avant de communiquer un devis
• Créer des bons de commande
• Créer des bons de livraison
• Gérer des factures de situation / avancement
• Générer un décompte général et/ou une liste des articles utilisés pour la mise en œuvre
• Organiser et suivre l’approvisionnement et la mise en œuvre
• Générer un relevé d’heures professionnel pour votre client
• Archiver et regrouper les informations de mise en œuvre spécifiques à un contrat (par exemple pour un client fournissant de nombreux contrats), telles que les intervenants ou les interactions

Dans les autres cas, on s’approchera plus d’une facturation « classique » et le module Devis et factures sera plus approprié.

Personnalisation des sections

Certaines fonctionnalités du module Contrats étant optionnelles, il est possible de choisir des les afficher ou non depuis la page Paramètres de l’application.

Utilisation des champs Référence et Type de contrat

Le champs Référence permet d’identifier le contrat, et sera utilisé par le formulaire de recherche de contrats. Il est donc judicieux d’y placer les informations jugées utiles pour faciliter les futures recherches.

Exemple : si le client du contrat n’est pas le client final, il peut s’avérer intéressant de mentionner le nom du client final dans la référence du contrat.

Le Type de contrat est facultatif, mais s’avère très intéressant dans le cadre de l’analyse financière : en effet, le module Analyse financière fournit un comparatif de rentabilité par type de contrat, ce qui pourra permettre le cas échéant d’affiner sa stratégie commerciale.

Affectation des employés et planning

Il est possible d’affecter des employés sur les livraisons et les prestations du contrat.

Note : l’employé doit être sélectionné parmi les employés de l’entreprise, et si nécessaire, il conviendra donc de créer l’employé correspondant au préalable dans le module Employés.

Toutes les affectations réalisées dans le module Contrats sont visibles dans le module Planning, et peuvent y être modifiées.

Ainsi, en cas de doute sur la disponibilité de l’employé, le module Planning peut être utilisé afin d’identifier les chevauchements éventuels.

Prise en compte des forfaits sous-traitant

Lorsqu’un employé sous-traitant est sélectionné pour une affectation (livraison ou prestation), il est alors possible de renseigner le forfait HT éventuel. Cette information sera alors utilisée :

• dans la section Analyse financière du contrat, dans le formulaire d’aide à l’estimation des coûts de main d’œuvre
• dans le module Fiches de paye, pour établir le montant à payer au sous-traitant

Bon de commande à l’origine du contrat

Pour rappel, le numéro de bon de commande à l’origine d’une facture, s’il existe, fait partie des mentions obligatoires sur une facture.

Si le contrat fait référence à un bon de commande et un seul dans ses précédents documents de facturation (par exemple le devis validé depuis lequel le contrat a été généré), alors il sera indiqué par défaut dans tout nouveau document de facturation (devis ou facture), mais pourra être modifié si besoin.

Bon de commande Fournisseur vs Bon de commande Client

La section « Commandes » du contrat est prévue pour générer en quelques clics des bons de commande Fournisseur / Sous-traitant, sur la base du descriptif contractuel et du statut actuel.

Bien que ce ne soit pas l’objet principal de cette section, il est également possible de se servir de cette section pour générer des Bons de commande Client.

Note : lorsqu’il est envoyé depuis l’application, le Bon de commande est envoyé à son destinataire (et non au client du contrat)

Bons de livraison

La structure actuelle des bons de livraison ne propose pas de champs spécifique pour indiquer l’origine de la livraison : si besoin, le champs Commentaires peut être utilisé à cet effet.

L’email est envoyé aux livreurs (si un email est indiqué dans la fiche employé).  Il n’est pas proposé d’envoyer le bon de livraison par email au client, puisque la bonne pratique est de le présenter au client (ou au réceptionniste) au moment de la livraison pour qu’il le signe et en accuse ainsi réception.

Décompte général et suivi des paiements

Le module Contrats permet de générer un Décompte général (voir section Facturation), qui tient compte des paiements effectués par le client.

Pour enregistrer des paiements pour un client, il faut utiliser soit la fiche Contact du Client (section Paiements), soit le module Paiements.

Important : il est nécessaire de bien spécifier le contrat associé au paiement lors de son enregistrement, pour qu’il soit pris en compte dans le Décompte général du contrat en question. Si le paiement est généré à partir d’une facture du contrat, alors le contrat sera automatiquement associé au paiement.

Retenue et délai de garantie

Le % de retenue et le délai de garantie sont définis au niveau du contrat, et sont appliqués par défaut à toute nouvelle facture.

En pratique, si plusieurs factures sont émises, le délai de garantie débute à la date de livraison la plus tardive (parmi les dates de livraison renseignées dans les factures en question), et toutes les retenues de garantie seront donc exigibles au même moment après le délai de garantie.

Si un taux de RG est spécifié, il est alors possible d’indiquer si la retenue doit s’opérer sur toutes les factures (cas général) ou uniquement sur la facture de clôture (cas spécifique) : il vous conviendra de vérifier au préalable auprès de votre client l’approche qu’il préfère.

Note : il est recommandé de ne pas modifier ce paramètre après que la 1ère facture ait été créée.

Gérer les réserves et les travaux correspondants

La section « Gestion des réserves » permet de lister et suivre l’avancement du traitement des réserves.

Pour affecter de la main d’œuvre au traitement d’une réserve, il faut identifier la ou les prestations concernées dans la section Mise en œuvre, et ajouter une nouvelle affectation en précisant dans les commentaires le travail attendu. Si des fournitures supplémentaires sont requises, il est possible de créer de nouveaux bons de commande et bons de livraison depuis les sections correspondantes du contrat.

Nous vous recommandons de visualiser et ajuster si besoin la section Analyse Financière en fonction du travail supplémentaire réalisé, afin de refléter l’impact sur la rentabilité du contrat.

SAV et garantie

Dans le cas d’une prise en charge d’un retour ou d’une réparation garantie par votre entreprise, nous recommandons dans un premier temps d’utiliser la section Interactions, pour enregistrer une ou plusieurs notes relatives à la gestion de l’incident, avec par exemple pour sujet « Prise en charge garantie ».

Pour affecter de la main d’œuvre au traitement du problème, il faut identifier la ou les prestations concernées dans la section Mise en œuvre, et ajouter une nouvelle affectation en précisant dans les commentaires le travail attendu. Si des fournitures supplémentaires sont requises, il est possible de créer de nouveaux bons de commande et bons de livraison depuis les sections correspondantes du contrat.

Nous vous recommandons de visualiser et ajuster si besoin la section Analyse Financière en fonction du travail supplémentaire réalisé, afin de refléter l’impact sur la rentabilité du contrat.

Contrats de maintenance

Dans le cas des contrats de maintenance, le module Contrats peut être utilisé en tirant profit de la date de prochaine échéance, et de la possibilité de facturation additionnelle de la section Facturation.

Date de prochaine échéance

La date de prochaine échéance est utilisée pour générer un rappel dans le tableau de bord, 2 mois avant celle-ci.

Il est possible d’enregistrer un contrat de type maintenance, et d’utiliser la date d’échéance en tant que date de prochaine intervention : la page d’accueil préviendra 2 mois à l’avance de l’échéance, afin de planifier un rendez-vous avec le client.

Nouvelle intervention ou renouvellement

Chaque intervention ou renouvellement peut alors être enregistrée sous la forme d’un nouveau poste dans le contrat, avec les articles correspondants à facturer.

Pour facturer l’intervention ou le renouvellement, il suffit alors depuis la page contrat de générer une facture, en sélectionnant le type « Facture complémentaire », qui récupérera seulement les articles n’ayant pas encore été facturés.

Cycles de facturation

Il est possible de faire plusieurs cycles de facturation pour un même contrat, s’il s’agit d’un contrat de maintenance, ou si le travail se réalise en plusieurs phases, ou si des travaux additionnels venaient à être effectués après la facture de clôture.

Voici quelques exemples :

• Phase 1 : devis, acompte, situation n°1, situation n°2, facture de clôture
• Phase 2 (nouveaux postes et articles ajoutés au descriptif) : devis additionnel, acompte, situation n°1, situation n°2, facture de clôture
• Etc…

Note : un devis complémentaire reprend tous les articles qui n’ont pas encore été facturés. Si un deuxième devis est édité et qu’aucune nouvelle facturation n’a eu lieu entretemps, le 2ème devis reprend de nouveau les articles du 1er devis : cela permet d’avoir une version alternative, et il est toujours possible si besoin de supprimer les articles non nécessaires dans le 2ème devis

Acompte et situations

Dans le cadre d’un contrat, il est possible de facturer un acompte et/ou des factures d’avancement (situation).

Dans le cas d’une utilisation combinée d’acomptes et de situations, il faudra veiller à ne pas dépasser le montant total du contrat.

En effet, les factures de situation sont générées automatiquement sur la base de l’avancement depuis la dernière facture de situation, et indépendamment d’un éventuel acompte facturé. Par conséquent, l’acompte et les situations pourraient dépasser 100% du contrat, comme par exemple avec 1 acompte de 30%, et 2 situations de 40%.

2 solutions sont envisageables :

• Recommandée : ajuster le % d’avancement dans le contrat avant de générer la facture de situation, de manière à ne pas dépasser 100%
• Alternative possible : conserver le % d’avancement réel, et ajouter manuellement dans la facture de situation un article de type remise, pour déduire l’acompte facturé précédemment.

Dans tous les cas, la facture de clôture reprendra les montants de toutes les factures d’acompte et de situation

Facture de clôture ou facture complémentaire ?

De manière générale, une facture globale (de clôture ou complémentaire) reprend tous les articles, acomptes et situations ajoutés depuis la facture globale précédente (ou depuis le début pour la 1ère facture globale). La première facture « globale » est donc en principe une facture de clôture, puis les suivantes sont nécessairement des factures complémentaires

2 contextes peuvent se présenter :

• Cas 1 : vous avez facturé des acomptes ou des situations : la facture de clôture reprend tous les articles, acomptes et situations depuis la facture de clôture ou complémentaire précédente
• Cas 2 : vous n’avez pas d’acomptes ni de situations depuis la dernière facture, la facture de clôture reprend tous les articles depuis la facture de clôture ou complémentaire précédente

Rassurez vous : l’application détecte la situation, et utilise le bon choix automatiquement

Générer un avoir

Le module Contrats ne permet pas de générer un avoir : les avoirs doivent être générés directement depuis la facture correspondante. La facture étant rattachée au contrat, l’avoir sera lui aussi rattaché automatiquement au contrat.

Conséquence sur l’avancement

La création d’un avoir, en remboursement de certains articles facturés précédemment, ne modifie pas l’avancement de ces articles. Par conséquent, si besoin de générer de nouveau une facture de situation ou de clôture, il conviendra de vérifier et éventuellement ajuster l’avancement de manière à ce que la facture puisse être générée avec les bonnes quantités.

Supprimer un contrat

La suppression d’un contrat supprime toutes les données du contrat, à l’exception des interactions et des devis et factures qui restent associées au client.

Formulaire de recherche

Accès depuis les autres modules

Afin de faciliter la navigation et éviter de jongler entre les pages, le formulaire de recherche est accessible depuis le module Contrats, et depuis la page de Fiche Contact du module Contacts.

Rechercher un contrat

Un filtre est proposé pour afficher les contrats ainsi obtenus selon leur statut : Actifs, en attente, ou terminés.

Il est possible de lancer une recherche spécifique, en indiquant au préalable dans le champs « Client, type, référence » des caractères à rechercher parmi les informations du client et du contrat, et en cliquant sur le bouton « Rechercher ».

Note : il s’agit ici d’une recherche intelligente, parmi plusieurs données du contrat : référence, type, nom et prénom du client, adresse, code postal et ville du lieu d’intervention.

Créer un contrat

En cliquant sur le bouton « Ajouter un contrat», l’application bascule sur la page de création d’un nouveau contrat, c’est à dire, une fiche contrat vierge.

Seule la partie Informations générales est à remplir (voir le paragraphe ci-après), et une fois enregistrée, les autres sections de la fiche contrat sont alors affichées.

Note : pour rappel, il est possible de générer un contrat à partir d’un devis validé. Dans ce cas, les informations générales et le descriptif contractuel sont initialisés avec les données du devis.

Sélectionner un contrat

En cliquant sur le bouton « Sélectionner » correspondant à un contrat dans la liste, l’application bascule sur la page de la Fiche contrat en question.

Fiche contrat

La fiche contrat permet de réunir toutes les informations le concernant, afin de pouvoir très rapidement accéder à l’information ou l’action souhaitée :

Informations générales

La section Informations générales regroupe les informations générales sur le contrat, le client, et le lieu d’intervention.

Contrat

Référence, type de contrat et prochaine échéance

La référence permet d’identifier le contrat, pour le retrouver facilement dans les futures recherches.

Le type de contrat est facultatif, et sera utilisé dans la page analyse financière pour comparer la rentabilité par type de contrat.

La date de prochaine échéance est utilisée pour générer un rappel dans la page tableau de bord, 2 mois avant celle-ci.

Retenue et délai de garantie

Le % de retenue et le délai de garantie sont définis au niveau du contrat, et seront appliqués par défaut à toute nouvelle facture.

Statut

Le statut du contrat est repris dans le formulaire de recherche, afin d’avoir une bonne vision d’ensemble des différents contrats.

Client et lieu d’intervention

En cliquant sur le champs « Client », le formulaire de recherche des contacts est affiché, et permet de sélectionner, et si besoin modifier ou créer un contact.

Une fois le contact sélectionné, ses coordonnées sont indiquées (sous forme de lien pour le téléphone et l’email, afin de déclencher un appel ou créer un email), et utilisées pour initialiser le lieu d’intervention.

Le bouton « Client » permet alors de basculer sur la page de la fiche Contact du client.

Le lieu d’intervention n’est pas nécessairement l’adresse du client, ce pourquoi il est possible de saisir une autre adresse. Comme pour les autres modules, il n’est pas possible de saisir une adresse incomplète, et tous les champs sont requis.

Note : si le lieu d’intervention est le même que l’adresse du client, il ne sera pas mentionné sur les documents PDF . Dans le cas d’un travail à distance, il est donc recommandé d’utiliser l’adresse du client comme lieu d’intervention.

Descriptif contractuel

Cette section permet de détailler le contenu du contrat et le prix correspondant, en regroupant les articles par poste, et en précisant pour chaque article la quantité, le prix HT, et la TVA.

Les montants TTC sont calculés automatiquement, le sous-total est indiqué sur chaque poste, et le total est indiqué en bas de la section.

Ajouter un poste

Un poste correspond à un groupe d’articles, et permet de fournir le contexte correspondant à ce groupe d’articles. Voici quelques exemples :

• Dans le cas du BTP : description du poste / lieu / pièce et détails contextuels si nécessaire
• Dans le cas d’une prestation de développement informatique : détails du cadre et des objectifs de la mission
• Etc…

Note : même s’il n’y a qu’un seul poste / groupe d’articles, GestionBusiness.fr recommande de le documenter. Une alternative non conseillée mais possible si vous ne souhaitez pas utiliser les postes pour documenter le contexte, consiste à utiliser les postes comme des séparateurs de section (ex : « ***************** »).

En cliquant sur le bouton « Ajouter un poste », le formulaire de saisie d’un poste apparaît.

Il suffit alors de renseigner le nom du poste, les dates de début et de fin de sa mise en œuvre, et si besoin, d’indiquer des commentaires éventuels. . En cliquant sur le bouton « Enregistrer », le poste est alors ajouté au contrat.

Ajouter un article

En cliquant sur le bouton « Ajouter un article », le formulaire de recherche dans le catalogue apparaît, et permet de rechercher un article, et si nécessaire, modifier ou créer un nouvel article (voir le guide du module catalogue).

En cliquant sur le bouton « Sélectionner », l’article est sélectionné, et le formulaire d’ajout d’article au document est affiché.

Il suffit alors de renseigner la quantité, d’éventuellement modifier le prix unitaire HT (initialisé sur la valeur du catalogue), et d’indiquer le taux de TVA à utiliser (initialisé sur la valeur définie dans la page Paramètres). En cliquant sur le bouton « Enregistrer », l’article est alors ajouté au poste.

Cas des remises

Lors de l’ajout d’un article, le prix unitaire est initialisé avec le prix catalogue, mais peut être librement modifié, sans impacter le prix catalogue. Ceci permet d’y intégrer directement une réduction par exemple.

Dans le cas où il est souhaité de mentionner une remise explicitement, il est alors nécessaire de créer et d’utiliser un article de type remise. Pour l’ajout au document, en principe, on choisit une quantité de 1 et le prix unitaire est indiqué en négatif.

Impact sur les factures de situation / d’avancement

Une remise ajoutée sous forme d’article, n’est pas associée à un article en particulier, les deux enregistrements étant indépendants.

Or, dans le cas des factures de situation, seuls les articles de type prestation sont pris en compte (pas les remises), et le prix unitaire ne tiendra donc pas compte de la remise.

C’est pourquoi, dans ce cas, lors de la création du devis ou du contrat au préalable, il est recommandé d’appliquer toute réduction directement dans le prix utilisé lors de l’ajout de l’article.

Affichage des composants

Si un article contient des composants, ils sont ajoutés en grisé en dessous de lui, avec les quantités correspondantes (les prix étant à 0, puisqu’inclus dans le prix de l’article).

Les quantités sont calculées automatiquement d’après les informations du catalogue et la quantité de l’article parent.

Note : une fois qu’un article est ajouté au contrat, son prix de vente et ses composants sont fixés pour le contrat en question, et ne seront pas affectés par des modifications ultérieures du catalogue

Les composants seront utilisés pour les bons de commande, et le suivi d’approvisionnement et de mise en œuvre.

Modifier un poste ou un article

Le bouton « Modifier » à côté d’un poste ou d’un article, permet d’afficher le formulaire de saisie correspondant.

Supprimer un poste ou un article

Depuis le formulaire de modification correspondant, le bouton « Supprimer » permet de supprimer le poste ou l’article en question. Un message de confirmation est alors affiché, afin d’éviter les clics accidentels et valider la suppression.

Attention : la suppression d’un poste supprime tous les articles associés.

Attention : la suppression d’un article le supprime également des bons de commandes, et du suivi d’approvisionnement et de mise en œuvre.

Il est donc recommandé de s’assurer qu’un article n’a pas été utilisé dans les autres sections avant de le supprimer ou de supprimer le poste correspondant.

Intervenants

La section Intervenants permet d’indiquer les contacts associés au contrat, en précisant leur fonction (conducteur de travaux, architecte, etc…).

Ajouter un intervenant

En cliquant sur le bouton « Ajouter un intervenant », le formulaire de saisie d’un intervenant est affiché.

Pour le champs « Fonction », une liste de valeurs prédéfinie est proposée, mais il est possible de saisir une autre valeur si nécessaire.

En cliquant sur le champs « Intervenant », le formulaire de recherche des contacts est affiché, et permet de sélectionner, et si besoin modifier ou créer un contact.

Une fois le contact sélectionné, ses coordonnées sont affichées en bas du formulaire de saisie.

En cliquant sur bouton « Enregistrer », l’intervenant est ajouté à la liste des intervenants.

Modifier un intervenant

Pour modifier un intervenant, il suffit de cliquer sur le bouton « Modifier » lui correspondant, et le formulaire de saisie est alors affiché.

Une fois les modifications effectuées, il ne reste plus qu’à cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

Supprimer un intervenant

Depuis le formulaire de modification de l’intervenant, le bouton « Supprimer » permet de supprimer l’intervenant. Un message de confirmation est alors affiché, afin d’éviter les clics accidentels et valider la suppression.

Contacter un intervenant

Un appui long ou un double-clic sur un intervenant dans la liste des intervenants, permet d’afficher les options de contact possibles.

Si une adresse email est fournie pour le contact, le bouton « Enveloppe » est affiché est permet de déclencher un email depuis l’appareil utilisé, en utilisant sa messagerie par défaut.

Note : c’est bien le logiciel de messagerie personnel de l’utilisateur qui est utilisé ici, et non celui de l’application.

Si un numéro de téléphone est fourni pour le contact, le bouton « Appeler » est affiché et permet de déclencher un appel depuis l’appareil utilisé, si celui-ci le permet (ex : smartphone).

Interactions

La section Interactions permet d’afficher et de gérer l’historique des interactions pour ce contrat (email, appel, envoi de facture, etc…).

Il vous est donc possible de prendre des notes, réaliser des comptes rendus, afin de conserver un historique qui vous sera utile dans votre gestion du contrat et dans votre relation future avec le contact.

IMPORTANT : si votre entreprise utilise l’option Espace Client, vos clients ont visibilité sur toutes les interactions, à l’exception des interactions de type « Privé ». Il est donc important de veiller à rédiger soigneusement vos notes, et ne pas divulguer d’informations que vous ne souhaiteriez pas rendre visibles au contact.

Note : pour plus de simplicité et un meilleur suivi, chaque envoi d’email depuis l’application créée automatiquement une interaction pour le contrat et le contact concernés.

Rechercher et filtrer les interactions

Les filtres en place permettent d’afficher les interactions suivant leur type : notes, emails, appels, etc…

En cliquant sur le bouton « Rechercher » de la liste d’interactions (loupe en gris en haut à gauche de la liste), un champs de recherche est affiché. Il est alors possible d’indiquer des caractères à rechercher parmi les informations d’une interaction (type, sujet, détail, date) et de cliquer sur le bouton « Rechercher » correspondant, afin de filtrer la liste comme souhaité.

Ajouter une interaction

En cliquant sur le bouton « Ajouter une interaction », le formulaire de saisie d’une interaction est affiché.

Il suffit alors de renseigner les informations correspondantes et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

Note : la date est préremplie, et le type est initialisé sur « Note », mais il est possible de les modifier.

Consulter ou modifier une interaction

Depuis la liste d’interactions, en cliquant sur le bouton « Modifier » correspondant à une interaction, le formulaire de saisie de l’interaction est affiché.

Note : l’auteur de l’interaction est affiché en haut du cadre regroupant les champs. Cette information pourra s’avérer utile si plusieurs personnes collaborent sur le même contact.

Si besoin, il est possible d’effectuer les modifications souhaitées et de cliquer sur le bouton « Enregistrer ».

Supprimer une interaction

Depuis le formulaire de modification d’une interaction, le bouton « Supprimer » permet de supprimer l’interaction. Un message de confirmation est alors affiché, afin d’éviter les clics accidentels et valider la suppression.

Commandes

La section Commandes permet de lister, créer et modifier les bons de commande liés au contrat.

Ajouter un bon de commande

En cliquant sur le bouton « Ajouter un bon de commande », le formulaire de saisie d’un bon de commande est affiché.

Identification

Le numéro sera attribué automatiquement après enregistrement du bon de commande, mais il peut être saisi manuellement.

Note : le format de numérotation du bon de commande est défini dans la page Paramètres (rôle administrateur requis).

En cliquant sur le champs « Destinataire », le formulaire de recherche des contacts est affiché, et permet de sélectionner, et si besoin modifier ou créer un contact.

La date du bon de commande est initialisée sur le jour même mais peut être modifiée, et il faut ensuite indiquer la date de réception souhaitée.

Le champs « Commentaires » permet de spécifier des informations à indiquer dans le cadre « Observations » du bon de commande, en plus des mentions par défaut définies dans la page Paramètres.

Note : pour éviter de saisir le même commentaire sur chaque bon de commande, il est possible de définir une mention à afficher par défaut, et ce depuis la page Paramètres (rôle administrateur requis).

Contenu

Tous les articles (produits et prestations) du descriptif contractuel sont listés par défaut.

Pour chaque article :

• la colonne « Contrat » indique le nombre d’unités et le prix de vente HT selon le descriptif contractuel
• la colonne « Commande » permet de spécifier le nombre d’unités commandées et le prix d’achat HT

Pour sélectionner un article pour la commande, il suffit que la quantité commandée soit supérieure à 0. A l’inverse, pour supprimer un article de la commande, il suffira de mettre sa quantité à 0.

Le prix d’achat HT est initialisé à partir du coût indiqué dans le catalogue, et peut être ajusté si nécessaire.

Une fois les articles à commander sélectionnés, il est possible de cacher le reste des articles du contrat et ne laisser visibles que les articles de la commande, en décochant la case « Afficher les données du contrat ». Cette action va également cacher la colonne « Contrat » pour ne laisser visibles que les données de la commande.

Mettre à jour le prix d’achat catalogue

Si les prix d’achat utilisés pour la commande correspondent au prix actuel d’achat à refléter dans le coût catalogue, la case « Mettre à jour le catalogue avec les prix d’achat de cette commande » permet comme son nom l’indique de mettre à jour le catalogue.

Attention : cette action est réalisée pour tous les articles du catalogue, et ne permet pas de sélectionner quels articles modifier ou non dans le catalogue.

Enregistrement

Une fois toutes les informations renseignées, en cliquant sur le bouton « Enregistrer », le bon de commande est créé et ajouté à la liste des bons de commande du contrat.

Consulter ou modifier un bon de commande

En cliquant sur le bouton « Modifier » depuis la liste des bons de commande, le formulaire de saisie du bon de commande correspondant est affiché.

Si nécessaire, il est possible de procéder aux modifications souhaitées (comme pour l’ajout d’un nouveau bon de commande), et de les enregistrer en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

Visualiser le bon de commande au format PDF

Depuis le formulaire de saisie du bon de commande, en cliquant sur le bouton « PDF », le bon de commande est affiché au format PDF dans une nouvelle page du navigateur. Le document est alors prêt à être imprimé ou téléchargé depuis le navigateur.

Note : cette action fonctionne sur la plupart des navigateurs modernes (ex : Chrome, Edge, etc…), mais ne fonctionnera pas pour les navigateurs qui ne sont pas équipés de lecteur PDF (ex : Samsung).

Envoyer le bon de commande par email

Depuis le formulaire de saisie du bon de commande, en cliquant sur le bouton « Envoyer », le formulaire d’envoi du bon de commande par email est affiché, prérempli et signé suivant les données de la page Paramètres.

Il est possible de modifier le sujet et le message, mais il n’est pas possible de modifier la pièce jointe (le bon de commande en question).

En cliquant sur le bouton « Envoyer » du formulaire, le message est envoyé par email au Client, et l’utilisateur (expéditeur) et l’entreprise sont mis en copie.

Supprimer un bon de commande

Depuis le formulaire de modification d’un bon de commande, le bouton « Supprimer » permet de supprimer le bon de commande. Un message de confirmation est alors affiché, afin d’éviter les clics accidentels et valider la suppression.

Approvisionnement

La section Approvisionnement permet d’organiser les livraisons, et de suivre les réceptions.

Par définition :

• une livraison sert à organiser l’acheminement des produits vers le lieu d’intervention
  • Note : une livraison est déléguée à un employé de l’entreprise, et apparaîtra dans le module Planning combinant la planification de l’ensemble des contrats
• une réception sert à confirmer le nombre d’unités reçues sur le lieu d’intervention

Les articles étant organisés par type (produit vs prestation) dans le catalogue, l’application filtre ici automatiquement sur les articles de type produit dans le descriptif contractuel.

Ajouter un bon de livraison

En cliquant sur le bouton « Ajouter un bon de livraison », le formulaire de saisie de bon de livraison est affiché.

Organisation

La partie Organisation permet de sélectionner les produits et quantités à livrer, en spécifiant le ou les livreurs parmi les employés de l’entreprise, la date de livraison, et les commentaires éventuels.

Lorsqu’un employé sous-traitant est sélectionné comme livreur, il est alors possible de renseigner le forfait HT éventuel.

Articles

La partie Articles permet de définir les produits et quantités à livrer.

Les postes et articles proviennent du descriptif contractuel, en filtrant sur les articles de type produit seulement.

La colonne « Besoin » indique le nombre d’unités restant à livrer, en comparant la quantité du descriptif contractuel et la quantité marquée comme reçue dans la partie Réception.

La colonne « Livrer » indique la quantité à livrer, initialisée d’après le besoin pour faciliter la saisie. Ainsi, tous les produits non encore reçus sont sélectionnés par défaut, mais il est possible de modifier la quantité à livrer.

Note : pour retirer un article du bon de livraison, il suffit de mettre sa quantité à 0.

Pour faire la distinction entre les articles sélectionnés ou non, les articles sélectionnés (dont la quantité à livrer est supérieure à 0) sont surlignés en bleu, et les articles non sélectionnés ne sont pas surlignés.

Consulter ou modifier un bon de livraison

En cliquant sur le bouton « Modifier » depuis la liste des bons de livraison, le formulaire de saisie du bon de livraison correspondant est affiché.

Si nécessaire, il est possible de procéder aux modifications souhaitées (comme pour l’ajout d’un nouveau bon de livraison), et de les enregistrer en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

Note : la colonne « Besoin » n’est affichée que pour les bons de livraison à venir.

Visualiser le bon de livraison au format PDF

Depuis le formulaire de saisie du bon de livraison , en cliquant sur le bouton « PDF », le bon de livraison est affiché au format PDF dans une nouvelle page du navigateur. Le document est alors prêt à être imprimé ou téléchargé depuis le navigateur.

Note : cette action fonctionne sur la plupart des navigateurs modernes (ex : Chrome, Edge, etc…), mais ne fonctionnera pas pour les navigateurs qui ne sont pas équipés de lecteur PDF (ex : Samsung).

Envoyer le bon de livraison par email

Depuis le formulaire de saisie du bon de livraison , en cliquant sur le bouton « Envoyer », le formulaire d’envoi du bon de livraison par email est affiché, prérempli et signé suivant les données de la page Paramètres.

Il est possible de modifier le sujet et le message, mais il n’est pas possible de modifier la pièce jointe (le bon de commande en question).

En cliquant sur le bouton « Envoyer » du formulaire, le message est envoyé par email au Client, et l’utilisateur (expéditeur) et l’entreprise sont mis en copie.

Supprimer un bon de livraison

Depuis le formulaire de modification d’un bon de livraison, le bouton « Supprimer » permet de supprimer le bon de livraison. Un message de confirmation est alors affiché, afin d’éviter les clics accidentels et valider la suppression.

Suivre les réceptions de produit

Pour confirmer la réception des produits, il suffit de cocher la case « Fait » dans la partie Réception pour chaque produit reçu.

Détailler la quantité reçue

Si besoin de préciser le détail des quantités reçues (par ex en cas de réception partielle), en sélectionnant le filtre « Quantité », la case « Fait » est alors remplacée par un champs pour saisir la quantité exacte reçue.

Dès que la quantité reçue est supérieure à la quantité du descriptif contractuel, la case « Fait » sera automatiquement cochée.

Il existe également un filtre « % », si vous préférez utiliser un pourcentage.

Note : lorsqu’une facture de clôture est créée, tous les articles basculent automatiquement au statut « Fait », pour montrer un avancement à 100% (toutes les quantités ont été livrées et réceptionnées).

Mise en œuvre

La section Mise en œuvre permet de suivre l’avancement des prestations, et d’affecter des employés aux prestations.

Suivre l’avancement des prestations

Pour confirmer l’achèvement d’une prestation, il suffit de cocher la case « Fait » pour la prestation en question.

Détailler la quantité réalisée

Si besoin de préciser le détail des quantités réalisées (par ex en cas d’un achèvement partiel), en sélectionnant le filtre « Quantité », la case « Fait » est alors remplacée par un champs pour saisir la quantité exacte réalisée.

Dès que la quantité effectuée est supérieure à la quantité du descriptif contractuel, la case « Fait » sera automatiquement cochée.

Il existe également un filtre « % », si vous préférez utiliser un pourcentage.

Note : lorsqu’une facture de clôture est créée, tous les articles basculent automatiquement au statut « Fait », pour montrer un avancement à 100% (toutes les quantités ont été réalisées).

Affecter des employés

En cochant la case « Afficher la main d’œuvre », les données d’affectation sont affichées en dessous de chaque article.

Ajouter une affectation

En cliquant sur le bouton « Affecter un employé », le formulaire de saisie d’une affectation est affiché.

Il suffit alors de sélectionner l’employé parmi les employés de l’entreprise, et renseigner les dates de début et de fin (initialisés sur les dates du poste), ainsi que les commentaires éventuels. En cliquant sur le bouton « Enregistrer », l’affectation est ajoutée à la prestation.

Lorsqu’un employé sous-traitant est sélectionné pour une affectation, il est alors possible de renseigner le forfait HT éventuel.

Consulter ou modifier une affectation

En cliquant sur le bouton « Modifier » depuis la liste des affectations, le formulaire de saisie de l’affectation correspondante est affiché.

Si nécessaire, il est possible de procéder aux modifications souhaitées (comme pour l’ajout d’une affectation), et de les enregistrer en cliquant sur le bouton « Enregistrer ».

Supprimer une affectation

Depuis le formulaire de modification d’une affectation, le bouton « Supprimer » permet de supprimer l’affectation. Un message de confirmation est alors affiché, afin d’éviter les clics accidentels et valider la suppression.

Gestion des réserves

Cette section vous permet de suivre les réserves éventuelles suite à la réception des travaux effectués.

Vous pouvez saisir pour chaque réserve la date à laquelle elle a été transmise, son sujet / intitulé, et un descriptif du ou des problèmes constatés. Le statut d’une réserve permet quant à lui de suivre le traitement de celle-ci : Identifiée (c’est à dire à traiter), Travaux en cours, En attente de réception (une fois les travaux réalisés), et enfin Levée.

Ajouter une réserve

Pour ajouter une réserve, il suffit de cliquer sur le bouton « Ajouter », remplir les données du formulaire et cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour sauvegarder la réserve.

Modifier ou actualiser une réserve

Pour modifier ou actualiser une réserve, il suffit de cliquer sur le bouton « Modifier » pour accéder au formulaire, puis ajuster les données et cliquer sur le bouton « Enregistrer » pour sauvegarder la réserve.

Supprimer une réserve

Pour supprimer une réserve, il faut d’abord cliquer sur le bouton « Modifier » pour accéder au formulaire, ensuite cliquer sur le bouton « Supprimer », et enfin valider le message de confirmation de suppression.

Facturation

La section Facturation permet de créer et gérer les documents liés à l’avancement et à la facturation du contrat.

Avancement

La partie Avancement permet de générer et d’envoyer par email, 3 types de documents : une photo de la situation actuelle, le décompte général, et la liste des produits utilisés.

Pour chacun :

• le bouton « PDF » permet de visualiser le document au format PDF dans une nouvelle page, et de l’imprimer ou de le télécharger depuis le navigateur
• le bouton « Envoyer » permet d’afficher le formulaire d’envoi par email, prérempli, afin d’envoyer le document directement depuis l’application

Situation actuelle

Le module Contrats permet de récupérer l’avancement des réceptions (section Approvisionnement) et des prestations (section Mise en œuvre) pour générer une situation et la facture correspondante.

En pratique, une situation doit être préalablement validée par le client avant d’être facturée. Le module Contrats permet donc de générer la situation actuelle au format PDF, et de l’envoyer par email au Client.

Les données sont organisées par poste, et présentent les informations suivantes :

• Demandé : quantité provenant du descriptif contractuel
• Avant : quantité provenant de la dernière situation facturée
• Actuel : quantité correspondant à l’avancement actuel (section Mise en œuvre)
• Progression : progrès entre les quantités Avant et Actuel
• Avancement : % de progression actuelle par rapport à la quantité demandée ( 100 * Actuel / Demandé)
• Avancement global : % du montant total réalisé

Note : l’avancement au niveau article est donc basé sur les quantités, tandis que l’avancement global se base sur les montants, car représentatif des montants facturés par rapport au montant total du contrat.

Note : bien qu’ils soient suivis d’un point de vue avancement dans la section Mise en œuvre, les composants ne sont pas affichés sur la facture de situation, car ils ne sont pas facturés.

Décompte général

Le Décompte général permet de faire le point sur la facturation du contrat, et les paiements correspondants. Le module Contrats permet de le générer au format PDF, et de l’envoyer par email au Client.

Les données sont présentées en 4 parties :

• La synthèse : montre le total du contrat, et permet d’identifier le reste à facturer, et le reste dû
• Le récapitulatif des factures : liste les factures émises pour le contrat, l’avancement correspondant (d’un point de vue financier), et les montants totaux, en ôtant les RG du Net à payer
• Les échéances passées : les échéances des factures passées, ainsi que les paiements effectués, et l’évolution du solde cumulé
• Les prochaines échéances : les échéances à venir, incluant l’échéance de paiement des retenues de garantie à l’issue du délai de garantie, ainsi que la projection d’évolution du solde cumulé

Pour les échéances passées et à venir, le solde cumulé représente le solde après prise en compte de l’échéance : un paiement ou un avoir augmente le solde (crédit), une facture diminue le solde (débit). De cette façon, la dernière échéance montre le solde final, représentant le restant dû à ce jour présenté dans la partie Synthèse.

Liste des produits utilisés

Le module Contrats permet de créer automatiquement un document listant les articles de type produit utilisés sur chaque poste.

Pour chaque article, le document résume les données catalogue correspondantes :

• Sa désignation complète, avec la catégorie et la sous-catégorie
• Le fournisseur et la référence de l’article
• Un lien hypertexte vers la fiche technique de l’article

Grace aux liens vers les fiches techniques, il sera très facile de les télécharger, afin de les intégrer par exemple à un Dossier des Ouvrages Exécutés (DOE).

Relevé d’heures

Le relevé d’heures permet de récapituler le temps réellement effectué par les employés affectés aux différentes tâches du contrat, en utilisant directement les données provenant des affectations de main d’œuvre du contrat.

Le document ainsi généré fournit le détail des tâches et de leurs affectations, et réalise plusieurs synthèses :

• Une synthèse par poste et par employé
• Une synthèse par mois (tous les employés confondus)
• Une synthèse par jour (tous les employés confondus)

Devis et factures

La partie Devis et factures permet de créer et consulter les devis et factures du client, et présente une vue d’ensemble des documents.

Rechercher et filtrer les devis et factures

En cliquant sur le bouton « Rechercher » de la liste des devis et factures (loupe en gris en haut à gauche de la liste), un champs de recherche est affiché.

Il est alors possible d’indiquer des caractères à rechercher parmi les informations d’un devis ou d’une facture (type, numéro ou date) et de cliquer sur le bouton « Rechercher » correspondant, afin de filtrer la liste comme souhaité.

En sélectionnant le filtre « A finaliser / valider », il est également possible de n’afficher que les factures en édition ou les devis en attente de décision du client.

Ajouter un devis ou une facture

Le module Contrats permet de générer automatiquement des devis et factures, en fonction de l’avancement et des articles précédemment facturés.

En cliquant sur le bouton « Ajouter », le formulaire de sélection du type de document est affiché.

Le type est à choisir en fonction du contexte :

• Pour le suivi d’avancement :
  • Facture d’acompte : acompte standard, en référence au dernier devis du contrat
  • Facture de situation : génère automatiquement une situation (« photo » de l’avancement actuel), et la facture correspondante
  • Facture de clôture : bascule tous les articles du contrat au statut « Fait » (100% d’achèvement), et crée une facture finale reprenant les acomptes précédemment facturés
• Travaux additionnels :
  • Devis : détecte les postes et articles n’ayant pas encore été facturés, et génère le devis correspondant
  • Facture complémentaire : détecte les postes et articles n’ayant pas encore été facturés, et génère le devis correspondant

Une fois le type de document choisi, en cliquant sur le bouton « Valider », l’application bascule sur la page du document correspondant, automatiquement rempli, et au statut « Edition ».

Accéder à un devis ou une facture

Depuis la liste des devis et factures, le bouton « Sélectionner » permet de basculer sur la page du document correspondant.

Visualiser le document au format PDF

Un appui long ou un double-clic sur un devis ou une facture dans la liste des devis et factures, permet d’afficher les options possibles depuis la liste.

En cliquant sur le bouton « PDF », le document est affiché au format PDF dans une nouvelle page du navigateur. Le document est alors prêt à être imprimé ou téléchargé depuis le navigateur.

Note : cette action fonctionne sur la plupart des navigateurs modernes (ex : Chrome, Edge, etc…), mais ne fonctionnera pas pour les navigateurs qui ne sont pas équipés de lecteur PDF (ex : Samsung).

Analyse financière

La section Analyse financière permet d’évaluer la rentabilité du contrat, en proposant des formulaires de calcul de coût préremplis avec les données des différentes sections.

Note : pour les entreprises assujetties à la TVA, il conviendra d’exprimer tous les montants en HT.

Coûts

Cette partie permet de saisir les différents coûts pouvant impacter la rentabilité du contrat.

Lorsque le bouton « Calculer » est présent pour un coût, il permet d’afficher un formulaire de calcul afin de faciliter les estimations. Une fois le formulaire rempli, le bouton « Valider » copiera le résultat obtenu dans le champs du coût en question.

Main d’œuvre

L’idée ici est d’estimer le coût de la main d’œuvre, en ce qui concerne les prestations et les livraisons.

Le champs est initialisé sur le total des forfaits sous-traitants, si applicable.

Note : tant que la valeur n’est pas modifiée manuellement, tout nouveau forfait est pris en compte ; mais une fois qu’une valeur est saisie manuellement, les modifications ultérieures sur le montant des forfaits ne seront pas prises en compte automatiquement.

Le bouton « Calculer » permet d’afficher le formulaire d’estimation correspondant.

On retrouve la liste des articles de type prestation du descriptif contractuel, et une ligne pour les livraisons.

Pour chaque article, 2 quantités sont indiquées pour information :

• En noir : la quantité du descriptif contractuel
• En dessous, en italique et grisé : la quantité de la situation actuelle

Les colonnes « Heures » et « Coût horaire » permettent d’estimer le coût approximatif pour chaque article.

Si un sous-traitant a été affecté à une prestation ou une livraison, le total des forfaits correspondants est affiché dans la colonne Sous-traitance.

Note : d’un point de vue coûts de main d’œuvre, l’estimation à réaliser va dépendre de l’approche de l’entreprise à ce sujet : soit la rentabilité à calculer doit tenir compte de la main d’œuvre (cas général), soit non (cas d’une entreprise unipersonnelle par exemple). Quoi qu’il en soit, même dans ce dernier cas, il peut arriver de faire appel à de la main d’œuvre extérieure, et le formulaire trouvera donc son intérêt.

Fourniture

Le coût de fourniture prend en compte le coût des bons de commande, et le coût catalogue.

Si le coût (de fourniture pour les prestations, ou d’achat pour les produits) a été renseigné dans le catalogue, ce champs calcule automatiquement le coût total en fonction des quantités du descriptif contractuel.

Note : tant que la valeur n’est pas modifiée manuellement, toute modification dans le descriptif contractuel ou dans le coût catalogue est prise en compte ; mais une fois qu’une valeur est saisie manuellement, les modifications ultérieures ne seront pas prises en compte automatiquement.

Le bouton « Calculer » permet d’afficher le formulaire d’estimation correspondant.

On retrouve la liste des articles de type produit du descriptif contractuel, et une ligne pour les fournitures additionnelles éventuelles.

Pour chaque article, 2 quantités sont indiquées :

• En noir : la quantité du descriptif contractuel
• En dessous, en italique et grisé : la quantité de la situation actuelle

Par défaut, la quantité du descriptif contractuel est utilisée comme base de calcul. Mais en cochant la case « Utiliser la situation actuelle », c’est la quantité de la situation actuelle qui sera utilisée comme base.

Pour chaque article, l’estimation est faite de la manière suivante :

• La colonne « Commandé » indique pour chaque article la quantité commandée et le coût correspondant.
• Les colonnes « Reste » et « Coût/u » permettent de calculer le coût additionnel, pour le quantités n’ayant pas fait l’objet d’un bon de commande : le reste correspond à la quantité restante (quantité descriptif contractuel – quantité commandée), et le Coût/u correspond au prix d’achat HT par unité, initialisée sur la valeur du catalogue.
• La colonne « Total » fait alors la somme du coût de la commande et du coût d’achat pour le reste

Déplacement

Suivant le lieu d’intervention, le coût de déplacement peut avoir un impact potentiel sur la rentabilité du contrat.

En cliquant sur le bouton « Calculer », le formulaire de calcul permet de réaliser une estimation rapide pour les déplacements effectués avec un véhicule.

Le calcul se fait sur la base des champs suivants :

• Distance : le nombre de kilomètres pour se rendre sur le lieu d’intervention
• Consommation : la consommation du véhicule utilisé (pour 100 km)
• Prix carburant : le prix du carburant utilisé
• Péage : le coût du péage éventuel
• Allers / retours : pour estimer le nombre de trajets à effectuer

Logement

Les coûts de logement peuvent être estimés facilement, en cliquant sur le bouton « Calculer ».

Il suffit de fournir le coût / nuit et le nombre de nuits.

Restauration

Les coûts de restauration peuvent être estimés facilement, en cliquant sur le bouton « Calculer ».

Il suffit de fournir le coût / repas et le nombre de repas.

Pénalités

Ce champs permet de saisir le montant des pénalités éventuelles afin de les intégrer dans la synthèse, seulement si elles ne sont pas mentionnées dans le descriptif contractuel.

Note : il est toutefois recommandé d’ajouter la pénalité au descriptif contractuel, afin d’en tenir compte dans le décompte général et dans le montant HT de l’analyse financière, alors ajustés.

Synthèse

La partie Synthèse calcule les indicateurs financiers pour le contrat :

• Montant HT : total du descriptif contractuel
• Coûts : total des montants indiqués dans la partie Coûts
• Bénéfice : Montant HT – Coûts
• Marge : Bénéfice / Montant HT

Note : le code couleur utilisé pour la marge est défini dans la page Paramètres (rôle administrateur requis).

Ces mêmes données seront également visibles dans la partie Rentabilité des contrats du module Analyse financière.

Le champs « Commentaire » est optionnel, et permet de fournir quelques informations sur l’analyse, ou sur les hypothèses de calcul de coût utilisées.

Sauvegarde des données

En cliquant sur le bouton « Enregistrer », les modifications sont enregistrées.

Note : les formulaires de calcul de coûts ne sont pas enregistrés, ce pourquoi il est intéressant d’utiliser le champs « Commentaire » pour archiver les hypothèses de calcul de coût.