Paramètres

La page Paramètres permet de personnaliser l’application pour votre compte entreprise.

Restriction d’accès

La page Paramètres n’est accessible que pour les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur.

Personnalisation de l’application

Bien que certains réglages de l’application s’effectuent directement dans les pages correspondantes (ex : définition des véhicules dans le module de Frais kilométriques), la page Paramètres permet de centraliser quelques réglages essentiels et communs à plusieurs modules.

Il suffit de développer la section souhaitée pour renseigner les informations correspondantes.

Apparence

Apparence de l’application et de l’espace client

Il est possible de personnaliser l’application et l’espace client, en choisissant un mode d’affichage (clair ou sombre), ainsi qu’une couleur principale de thème (utilisée notamment pour la couleur des icônes).

Les valeurs choisies seront appliquées pour tous les utilisateurs de l’application, ainsi que pour l’espace client.

Note : l’interface de connexion n’est pas personnalisable, hormis le logo d’entreprise de l’espace client

Logo de l’entreprise

Le logo est utilisé en entête de votre espace client, en entête des documents et en signature des emails générés par l’application.

Pour enregistrer votre logo, il suffit de cliquer sur le bouton « Choisir un fichier« , et parcourir les dossiers proposés par votre appareil pour choisir le fichier de votre logo.

Le fichier de logo doit être au format JPG, PNG ou GIF, et faire au maximum 2 Mo. Si votre fichier est dans un autre format, nous vous invitons à le convertir au préalable. Il existe pour cela des outils gratuits en ligne, comme Convertio (https://convertio.co/fr/).

Créer un logo d’entreprise

Si vous n’avez pas encore de logo d’entreprise, voici quelques options gratuites pour le créer :

• Canva : https://www.canva.com/fr_fr/creer/logos/
• Copilot (intelligence artificielle) : https://copilot.microsoft.com/
• ChatGPT (intelligence artificielle) : https://chatgpt.com/

Apparence des documents

Il est possible de définir l’apparence des documents PDF générés par l’application (devis, factures, etc…).

La partie Formes et couleurs permet de paramétrer l’apparence des documents de manière générale.

La partie Certificats est spécifique aux documents de facturation (devis et factures), et permet d’ajouter des logos de certification (ex : Qualibat), dans la limite de 4 certificats.

IMPORTANT : conformément à nos conditions générales de vente, vous ne pouvez utiliser un logo de certification que si vous disposez officiellement de cette certification et du droit de l’utiliser sur vos documents

Le bouton « Voir un exemple » permet de générer un fichier PDF type, afin de visualiser le rendu de vos choix.

Stockage des documents

Principe

L’utilisation d’un compte de stockage externe à l’application (Google Drive, DropBox, OneDrive), permet à l’entreprise de conserver l’ensemble de ses documents de façon centralisée, dans un stockage lui appartenant et étant indépendant de l’application et de l’abonnement.

Note : l’application aura accès uniquement au répertoire correspondant dans votre stockage, et pourra y créer, modifier ou supprimer des fichiers, et créer le cas échéant des liens de partage pour rendre le document consultable depuis l’application.

Note : la résiliation de l’abonnement ne supprime pas les documents dans la solution de stockage

Prérequis

Le client doit disposer d’un compte de stockage dédié à son entreprise, et ne pas utiliser un même compte de stockage pour plusieurs entreprises.

Bien que techniquement cela pourrait fonctionner, un compte de stockage est en principe rattaché à un email spécifique, donc en principe à l’email spécifique de l’entreprise. En outre, si le stockage était payant, il conviendrait que la facture associée et son contenu ne concerne qu’une seule et même entreprise

En cas de changement de solution de stockage, il appartiendra à l’utilisateur de transférer manuellement les fichiers de la solution d’origine vers la nouvelle solution.

Une fois la solution choisie et configurée, il est important de ne pas modifier ou supprimer manuellement les répertoires ou les fichiers dans le répertoire créé par l’application dans la solution de stockage : les manipulations devront être effectuées depuis l’application.

Pour rappel, et conformément à nos conditions générales de vente, il est interdit d’utiliser l’application pour charger des documents non directement liés à l’objet du module concerné. L’utilisation de la fonctionnalité de chargement de document dans la solution de stockage externe se limitera donc aux factures, tickets et justificatifs à destination de l’administration fiscale. En outre, indépendamment des limites octroyées par le service de stockage choisi, la taille des fichiers à charger ne pourra dépasser 20 Mo.

Note : les services de stockage peuvent mettre en place de leur côté des limites d’utilisation, en termes de nombre d’appels ou de volume total de chargement par exemple

Choix de la solution de stockage

Pour choisir la solution de stockage, il suffit de sélectionner le service souhaité dans le menu déroulant : Google Drive, DropBox ou Microsoft OneDrive.

Une fois le service sélectionné, le processus d’authentification correspondant démarre automatiquement : après s’être connecté à son compte de stockage, celui-ci proposera une interface d’autorisation d’accès de l’application au service de stockage, décrivant les autorisations demandées.

Après validation de la demande d’autorisation, si le processus a fonctionné correctement, l’utilisateur est renvoyé sur la page Paramètres, et un message de confirmation lui indique que le choix a bien été enregistré.

L’authentification effectuée lors du processus d’autorisation est persistante, mais il est possible qu’après un certain moment sans utiliser le stockage depuis l’application, qu’elle soit interrompue. Dans ce cas, il conviendra de réinitier l’autorisation d’accès depuis la page Paramètres (en sélectionnant d’abord « Aucun », puis en sélectionnant le service en question).

Révocation de l’autorisation d’accès

Pour supprimer l’accès de l’application à votre service de stockage, une interface dédiée est disponible pour chaque service de stockage :

• Google : https://myaccount.google.com/connections
• DropBox :  https://www.dropbox.com/account/connected_apps
• OneDrive :  https://microsoft.com/consent

IMPORTANT : depuis l’application et la page Paramètres, le fait de sélectionner un autre compte de stockage ou de repasser sur la valeur « Aucun » ne supprime pas les autorisations d’accès, qui doivent être gérées depuis le compte de stockage concerné

CRM et suivi

Tags de contact

Cette section permet de définir les tags associables à vos contacts, qui vous permettront de filtrer vos recherches par type de contacts. Vous pouvez modifier, ajouter ou supprimer des tags.

Les tags ainsi définis peuvent être associés à un contact depuis sa fiche Contact.

Les tags peuvent ensuite être utilisés dans les champs de recherche des modules (par ex, pour filtrer sur les factures correspondant à 1 tag sur une période donnée).

Paramètres du planning

Cette section permet de paramétrer :

• La plage horaire d’activité à utiliser dans le module planning, en spécifiant les heures de début et de fin de journée
• La durée moyenne de livraison
• Les types d’événements (autres que les prestations et livraisons provenant du module Contrats), ainsi que leurs durées par défaut (utilisées pour faciliter la saisie)

Note : vous pouvez modifier librement les types d’événements et leurs durées, mais leur nombre est limité à 8 maximum. Pour supprimer un type d’événement, il faut ouvrir le formulaire de modification correspondant en cliquant sur l’icône « Modifier » à côté du type d’événement, et ensuite cliquer sur l’icône « Supprimer » du formulaire, et valider la suppression. Le type supprimé reste visible pour les événements qui l’utilisaient, mais n’est plus accessible pour l’ajout d’un nouvel événement.

Contrats

Certaines fonctionnalités du module Contrats peuvent ne pas vous concerner, et cette section permet donc de choisir lesquelles afficher parmi les fonctionnalités optionnelles : pour cela, il suffit de cocher les cases correspondantes.

Durées de conservation

Cette section concerne vos choix en matière de conservation des données personnelles (prospects, clients et employés) vis-à-vis du RGPD. Des valeurs par défaut sont renseignées au moment de la création de votre compte, mais il vous est possible de les modifier.

Il est de votre responsabilité de vous assurer de ne pas dépasser les limites imposées par le RGPD. Vous pouvez pour cela vous reporter au site officiel de la CNIL.

Espace Client

Cette section vous permet tout simplement de retrouver le lien générique d’accès à votre espace client, si vous avez souscrit à cette option (individuellement ou via un pack). Dans ce cas, et pour rappel, ce lien est ajouté automatiquement aux emails envoyés depuis l’application, et au menu du Site Web généré par l’application.

Paiement en ligne

Cette section correspond à la fonctionnalité de Paiement en ligne.

Principe de fonctionnement

Les paiements en ligne sont effectués via la solution Checkout de notre partenaire Stripe : il s’agit d’un formulaire de paiement généré et opéré par Stripe, accessible depuis la page Paiement en ligne de l’application.

Il est donc nécessaire de créer un compte Stripe connecté à l’application GestionBusiness.fr, comme décrit ci-dessous.

Stripe encaisse les paiements de vos clients sur votre compte Stripe, puis, de manière régulière comme spécifiée dans vos paramètres de compte Stripe, effectue des virements vers votre compte bancaire d’entreprise. Le montant du virement correspond aux paiements de vos clients depuis le dernier virement, moins les commissions prélevées par Stripe.

Du côté de GestionBusiness.fr, dès qu’un paiement est confirmé par Stripe, il est enregistré automatiquement dans le module paiements (pour votre suivi) et dans l’espace client du client, et un email de confirmation vous est adressé au client et à vous.

Formulaire d’inscription à Stripe

Une fois l’option souscrite, le lien d’inscription proposé depuis la section « Paiement en ligne » de la page Paramètres, permet d’accéder au formulaire de création de compte chez notre partenaire Stripe. Il est important de bien remplir toutes les informations obligatoires, car tant que votre compte ne sera pas validé par Stripe, il ne sera pas possible d’accéder à la fonctionnalité de Paiement en ligne.

Si vous ne disposez pas de toutes les informations, il vous est possible d’interrompre le processus, et de recommencer plus tard : le lien proposé depuis la section « Paiement en ligne » de la page Paramètres vous permettra de continuer votre processus d’inscription, sur la base des informations précédemment fournies.

Activation de la fonctionnalité de Paiement en ligne

Une fois votre compte Stripe validé, et tant que l’option Paiement en ligne est souscrite, le Paiement en Ligne est disponible :

• Un lien de paiement est ajouté aux emails de facture envoyés depuis l’application
• Dans l’espace client, une icône de paiement est disponible en face de chaque facture (section « Devis et factures »)

Votre client n’a plus qu’à se connecter à son espace client, et procéder au paiement de la facture.

Accès au tableau de bord Stripe

Dès le moment où vous avez activé la fonctionnalité de paiement en ligne pour la première fois, un lien d’accès à votre Tableau de bord Stripe (Dashboard Stripe) est désormais accessible la section « Paiement en ligne » de la page Paramètres.

Le tableau de bord Stripe vous permet de :

• Configurer les paramètres de votre entreprise
• Avoir visibilité sur votre historique de paiements reçus, et éventuellement gérer les litiges et les remboursements
• Avoir visibilité sur vos historiques de virement de Stripe (vers votre compte bancaire)
• Récupérer les factures de commission de Stripe (pour votre comptabilité)

Notes d’utilisation

• Paiement par virement SEPA non proposé : même si Stripe propose de gérer les virements SEPA, GestionBusiness.fr a opté pour ne pas afficher cette possibilité dans le formulaire de paiement en ligne, car Stripe facture une commission sur ces virements, alors que de nos jours, il est relativement facile pour vos clients de créer un virement directement depuis le site ou l’application de leur banque, ce qui ne présente aucun frais de votre côté
• Montant fixé et non modifiable : à ce stade, l’application ne permet pas de proposer au client de choisir le montant : le montant est calculé automatiquement, sur la base des éventuels paiements précédents associés à la facture. Le client est donc invité à payer le solde restant de la facture, sans possibilité de modifier le montant
• Possibilité de créer des liens de paiement directement depuis Stripe : si besoin, Stripe offre cette fonctionnalité, mais elle n’est pas liée à l’application, et le paiement correspondant devra donc être suivi manuellement dans l’application
• En cas de remboursement depuis le tableau de bord Stripe : il conviendra de modifier manuellement le paiement correspondant dans le module « Paiements »

Devis et factures

Numérotation automatique

Cette section permet de paramétrer le format des numéros de facture et de devis.

Le préfixe correspond aux caractères à afficher avant les numéros (ex : F-). Il est possible d’utiliser le même préfixe pour les factures et les avoirs, ou de les différencier.

Il est possible de sélectionner un préfixe temporel à afficher entre le préfixe et les numéros, qui sera calculé automatiquement par l’application : soit l’année (ex : F-2021-), soit année et mois (F-2021-05).

Note : en accord avec la législation en vigueur, si un préfixe temporel est choisi, la numérotation se poursuit au changement de mois ou d’année, comme s’il n’y avait pas de préfixe, de manière à préserver la continuité. L’utilité du préfixe temporel est donc de fournir un indice rapide de chronologie et de tri des factures.

Pour la numérotation, il s’agit de définir le nombre de chiffres souhaité (ex avec 4 chiffres : F-0001), et le numéro de départ à partir duquel la numérotation doit commencer pour les différents préfixes (factures, avoirs si préfixe différent, et devis). Ceci permet notamment de poursuivre facilement une numérotation utilisée avant de s’inscrire sur l’application.

Note : si le nombre de chiffres vient à être dépassé (ex : 3 chiffres, et l’application arrive à la facture n°1000), l’application augmente automatiquement le nombre de chiffres.

Taux de TVA par défaut

Le module de Facturation et le module Contrats permettent d’ajouter des articles en quelques clics. Le formulaire d’ajout correspondant comporte un champs Taux de TVA, dont la valeur par défaut peut être définie ici.

Le champs Taux de TVA sera donc initialisé avec cette valeur, ce qui fera gagner du temps en termes de saisie.

Note : l’enregistrement de la modification se fait ici automatiquement, dès que l’on sort du champs de saisie (en cliquant en dehors de celui-ci).

Mentions prédéfinies

Dans les devis et factures, une section Mentions permet de sélectionner en quelques clics les mentions à utiliser, parmi une liste prédéfinie.

Choisir et ajuster les mentions pour son activité

Lors de la création de votre compte entreprise, la liste est initialisée avec des valeurs par défaut : vous pouvez modifier les différentes mentions à votre guise, et si nécessaire ajouter de nouvelles mentions, ou désactiver les mentions non nécessaires.

Conseil : pour en savoir plus sur les mentions obligatoires et les mentions particulières d’une facture : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/factures-mentions-obligatoires .

Voici une explication des mentions proposées par défaut :

• Mentions relatives à la TVA
  • TVA acquittée sur les encaissements : Ce régime s’applique principalement aux prestataires de services et signifie que la TVA devient exigible au moment où vous recevez le paiement de vos clients, et non à la date de facturation. A noter que les entreprises au Régime Simplifié d’imposition peuvent également être concernées.
  • TVA non applicable, art. 293 B du CGI : Le vendeur a un régime de franchise de TVA (ex : micro entreprise)
  • Autoliquidation : Le sous traitant ne déclare plus la TVA, c’est l’entreprise principale qui la déclare (autoliquidation de la TVA)
• Mentions relatives au paiement
  • Modalités de paiement : espèces, chèque, carte bancaire ou virement (IBAN: FRXXXXXXXX)
  • Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté
  • En cas de retard de paiement, un taux de pénalité égal à 3 fois le taux légal en vigueur sera appliqué. Pour les professionnels, une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement sera également exigible. – Il est obligatoire d’indiquer le taux de pénalité encouru en cas de retard de paiement
  • Escompte : 1,5% si règlement avant échéance – si vous autorisez les escomptes, vous devez en spécifier les conditions
  • Sans escompte
• Mentions relatives aux assurances et garanties
  • Assurance Décennale n°XXXXXX par XXXXX, couvrant le territoire national français (tel: XX XX XX XX XX) – pour les secteurs d’activité soumis à des assurances obligatoires, ces dernières doivent être mentionnées sur la facture
  • Ce bien bénéficie d’une garantie légale de conformité d’une durée minimale de deux ans à compter de sa remise au consommateur, conformément au décret n° 2021-609 du 18 mai 2021. – pour les biens définis dans ce décret, il est obligatoire d’indiquer le délai de garantie légale de conformité :
    • les appareils électroménagers ;
    • les équipements informatiques ;
    • les produits électroniques grand public ;
    • les appareils de téléphonie ;
    • les appareils photographiques ;
    • les appareils, dotés d’un moteur électrique ou thermique, destinés au bricolage ou au jardinage ;
    • les jeux et jouets, y compris les consoles de jeux vidéo ;
    • les articles de sport ;
    • les montres et produits d’horlogerie ;
    • les articles d’éclairage et luminaires ;
    • les lunettes de protection solaire ;
    • les éléments d’ameublement.
• Mentions relatives aux devis
  • Devis valable pour une durée de 1 mois
  • A retourner signé avec la mention « Bon pour accord » et un acompte de 10%
  • Les prix indiqués tiennent compte des remises accordées sur le prix catalogue

Pour modifier une mention, il suffit de la sélectionner depuis la liste, procéder à la modification, et cliquer sur le bouton d’enregistrement en bas du formulaire.

Pour activer ou désactiver la mention, il suffit alors de cliquer sur le champs « Actif ».

Note : la désactivation d’une mention n’affecte pas les documents l’ayant utilisée : elle n’est simplement plus visible dans les nouveaux devis ou factures. Par contre, une modification du texte d’une mention sera reflétée dans les documents l’ayant utilisée : si la modification change la nature même de la mention, il est donc préférable de créer une nouvelle mention.

Mentions ajoutées automatiquement

Le champs « Auto. », sur la droite de l’écran pour la liste, correspond au champs « Sélectionner automatiquement » dans le formulaire de modification, et permet de définir quelles mentions doivent être sélectionnées automatiquement lors de la création d’une nouvelle facture. Ainsi, pour une facture standard selon vos habitudes, il n’y aura pas besoin de sélectionner ces mentions, ce qui vous fera gagner du temps de saisie.

Bons de commande

Numérotation automatique

Cette section permet de paramétrer le format des numéros de bon de commande.

Le préfixe correspond aux caractères à afficher avant les numéros (ex : BC-).

Pour la numérotation, il s’agit de définir le nombre de chiffres souhaité (ex avec 4 chiffres : BC-0001), et le numéro de départ à partir duquel la numérotation doit commencer. Ceci permet notamment de poursuivre facilement une numérotation utilisée avant de s’inscrire sur l’application.

Note : si le nombre de chiffres vient à être dépassé (ex : 2 chiffres, et l’application arrive au bon de commande n°100), l’application augmente automatiquement le nombre de chiffres.

TVA et Mentions prédéfinies

Si votre activité est concernée, il vous est possible ici de spécifier que les bons de commandes sont en autoliquidation : dans ce cas la TVA des bons sera automatiquement à 0.

Il est également possible de définir un texte à afficher automatiquement en tant que mentions sur tous les bons de commande.

Note : l’enregistrement de la modification se fait ici automatiquement, dès que l’on sort du champs de saisie (en cliquant en dehors de celui-ci).

Analyse financière

L’application permet de calculer des indicateurs financiers au niveau global comme au niveau d’un contrat (page Analyse Financière et section analyse financière du module Contrat).

Pour un meilleur rendu visuel et une interprétation rapide, un code couleur est utilisé pour l’indicateur de % de marge.

La page Paramètres permet ici de définir l’objectif correspondant, afin de déterminer la couleur à utiliser en fonction du % de marge :

• Au dessus : vert
• En dessous :
  • Si la marge est positive : jaune
  • Si la marge est négative : rouge

Note : l’enregistrement de la modification se fait ici automatiquement, dès que l’on sort du champs de saisie (en cliquant en dehors de celui-ci).

Envoi d’email depuis l’application

Documents à joindre

Lorsque vous envoyez certains documents par email avec l’application (ex : une facture), il vous est possible de joindre des documents types en annexe (ex : des conditions générales de vente, un formulaire d’attestation de TVA, etc…).

Cette section permet donc de charger les documents types à joindre, et de spécifier les contextes (envoi d’une facture, envoi d’un devis ou envoi d’un bon de commande) dans lesquels joindre le document.

Note : les documents doivent être au format PDF et ne pas dépasser 2 Mo. Le nombre de documents est ici limité à 5 maximum.

Signature

La structure des emails envoyés par l’application est la suivante :

• De (expéditeur) : le nom de votre entreprise + « noreply@gestionbusiness.fr »
  • Note : si le destinataire utilise la fonction « Répondre » de son logiciel de messagerie, la réponse sera bien envoyée à votre email utilisateur
• A (destinataire) : le nom et l’email du destinataire concerné par l’envoi (client, sous-traitant, etc…)
• Sujet, contenu du message et formule de politesse (avant signature) : préremplis dans le formulaire d’envoi, mais modifiables
• Signature : votre prénom + votre Nom + ‘ – ‘ + le nom de votre entreprise
• Informations de contact (optionnel) : email, téléphone, site web, adresse
• Votre logo d’entreprise : si défini dans la page entreprise

Il est possible dans cette section de paramétrer la formule de politesse, qui est le texte générique affiché à la fin d’un email, avant la signature.

Il est également possible de paramétrer les informations à afficher après votre signature : email et/ou téléphone de l’utilisateur ou de l’entreprise, adresse et/ou site web de l’entreprise.

En cliquant sur le bouton « Email de test », il est possible de recevoir un exemple d’email et visualiser le rendu actuel.