Le module de Compteurs Temps permet de créer, consulter et valider les compteurs temps d’un employé, pour une période donnée.
Restriction d’accès
La page Compteurs Temps est accessible à tous les utilisateurs, mais l’accès aux données des autres utilisateurs n’est possible que pour les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur, comptable ou manager.
Principe de validation des saisies
Lorsqu’un employé a accès à l’application, il peut lui-même saisir ses informations. S’il n’a pas accès, un administrateur, un comptable ou un manager pourra le faire pour lui.
Un système de validation est en place pour contrôler la saisie des employés et leur confirmer la prise en compte : seul un utilisateur avec un rôle Administrateur, Comptable ou Manager peut valider les données. Ce dernier verra dans son tableau de bord (page d’accueil de l’application), si des enregistrements sont en attente de validation.
Pour plus d’information sur les niveaux d’accès et les profils des utilisateurs, rendez-vous sur la page Utilisateurs.
Choix du type de compteur
Approches proposées
L’application référence différents types de compteurs temps, afin de permettre à l’utilisateur de choisir l’approche qui lui convient le mieux.
- Option 1 : suivre le travail effectué – dans ce cas, on utilisera plutôt des compteurs de type « Jour travaillé » ou « Heure travaillée »
- Option 2 : suivre les évènements particuliers – ici, on part du principe que tous les jours sont travaillés, et on ne suit que les absences (congé, maladie) et les heures supplémentaires
Quand cela est possible, l’option 2 est recommandée, car elle nécessite moins de saisie.
Suivi des paniers
Bien qu’il ne s’agisse pas d’un compteur temps à proprement parler, le module Compteurs Temps permet également de suivre les paniers. Ceux-ci, s’ils sont validés, seront alors visibles dans le module de Rémunérations, afin d’intégrer le montant correspondant.
Consulter les compteurs temps
Le formulaire de recherche permet de spécifier les dates de début et de fin de la période pour laquelle afficher les données, ainsi qu’un filtre sur la référence éventuelle à utiliser.
Pour les utilisateurs disposant d’un rôle l’autorisant, il est également possible de choisir l’employé concerné par la recherche, parmi tous les employés.
La synthèse affiche le total par type de compteur (ex : heure travaillée, jour de congé, etc…), et par statut (validé ou non).
La partie Détails classe les différents évènements par date, et permet de les consulter, modifier ou valider (pour les utilisateurs ayant un rôle l’autorisant).
Utiliser le champs Référence
Le champs référence permet pour chaque événement, de spécifier un contexte. Le champs est libre, mais l’application propose une liste contenant les références de contrats actifs, ainsi que les précédentes saisies libres.
Le champs référence pourra donc être utilisé pour résumer les événements relatifs à un contexte.
Pour les entreprises n’ayant pas souscrit à l’option Suivi Pro (et donc au module Contrats, qui permet de générer automatiquement des relevés d’heure), cela pourra entre autres permettre de faire un suivi d’heure par projet / contrat (en sélectionnant la valeur « Tous » pour le champs « Employé »).
Exporter le rapport au format PDF
Une fois la recherche effectuée, les données du rapport peuvent être exportées au format PDF, en cliquant sur le bouton « Exporter au format PDF » (en dessous du formulaire de recherche).
Cette action affiche le PDF dans une nouvelle page du navigateur, et il est ensuite possible de l’imprimer ou de le télécharger depuis le navigateur.
Note : seuls les compteurs temps validés sont pris en compte dans le PDF
Ajouter un enregistrement
Ajout simple
En cliquant sur le bouton « Ajouter un évènement », le formulaire de saisie est affiché.
Le champs « Employé » est initialisé sur la valeur utilisée dans le formulaire de recherche, et peut éventuellement être modifiée pour les utilisateurs ayant un rôle l’autorisant.
Il suffit alors de sélectionner la date, la référence (facultative), le type de compteur, et la quantité correspondante, et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Lorsque l’utilisateur dispose d’un rôle suffisant, la case « Validé » est cochée par défaut. Les autres utilisateurs ne peuvent pas modifier cette case.
Ajouts multiples
Si la case « Conserver la fenêtre ouverte pour un autre ajout » est cochée au moment de l’enregistrement d’un nouveau compteur, alors la fenêtre de saisie reste ouverte.
S’il y a un autre ajout à effectuer, il suffit de modifier le ou les champs concernés, et cliquer de nouveau sur le bouton « Enregistrer ».
L’idée est de faciliter la saisie, car dans le cas d’ajouts multiples, en général un seul champs varie, et les autres restent identiques.
Exemple : si plusieurs jours de congés sont à saisir, il suffit de modifier uniquement la date après chaque enregistrement, car les autres champs (Employé et Quantité) restent identiques.
Modifier un enregistrement
Depuis la partie Détails, en cliquant sur le bouton « Modifier » correspondant au compteur à modifier, le formulaire de saisie est affiché avec les données du compteur en question. Il ne reste plus qu’à procéder à la modification, et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Cas des compteurs validés : pour les utilisateurs ne disposant pas du droit de validation des saisies, si le compteur a été validé (case « Validé » cochée), alors ils ne peuvent pas procéder à sa modification. Il faudra pour cela faire appel à un utilisateur disposant du droit de validation (rôle administrateur, comptable ou manager).
Supprimer un enregistrement
Comme pour la modification d’un compteur, pour supprimer un enregistrement, il faut tout d’abord ouvrir le formulaire de saisie correspondant, en cliquant sur le bouton « Modifier » depuis la partie Détails.
En bas du formulaire, le bouton « Supprimer » (corbeille), permet de supprimer l’enregistrement. Un message de confirmation est alors affiché, afin d’éviter les clics accidentels et valider la suppression.
Cas des compteurs validés : pour les utilisateurs ne disposant pas du droit de validation des saisies, si le compteur a été validé (case « Validé » cochée), alors ils ne peuvent pas procéder à sa suppression. Il faudra pour cela faire appel à un utilisateur disposant du droit de validation (rôle administrateur, comptable ou manager).
Valider les compteurs d’un employé
Pour rappel, seul un utilisateur avec un rôle Administrateur, Comptable ou Manager peut valider les compteurs.
La validation peut s’effectuer de 3 manières :
- Validation individuelle depuis le formulaire de modification : une fois le formulaire de saisie ouvert pour un compteur (bouton « Modifier »), la case « Validé » peut être modifiée en bas du formulaire
- Validation individuelle depuis la liste : dans la partie Détails, en cliquant sur la case de la colonne « Validé » correspondant au compteur
- Validation groupée : en cliquant sur la case « Tout valider » en haut à droite de la partie Détails, tous les compteurs affichés dans la partie Détails sont validés de manière groupée
Les compteurs temps ainsi validés seront visibles dans le module de fiche de paye, afin d’intégrer les montants correspondants.