Utilisateurs

La page Utilisateurs permet de gérer les accès à l’application, en définissant les utilisateurs ainsi que leurs rôles.

Restriction d’accès

La page Utilisateurs n’est accessible que pour les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur.

Définitions et informations

Utilisateur et employé

La notion d’utilisateur de l’application et celle d’employé sont bien 2 choses distinctes :

• Un utilisateur est nécessairement un employé de l’entreprise,
• Mais un employé n’est pas forcément utilisateur de l’application.

Il y a donc forcément un enregistrement employé relié à chaque utilisateur :

• L’enregistrement utilisateur permet de définir le rôle et les autorisations d’accès correspondantes
• L’enregistrement employé permet de renseigner les informations RH (ex : fonction, type de contrat, salaire, etc…)

Autorisations d’accès suivant le rôle de l’utilisateur

Afin de préserver la confidentialité de certaines données, et afin d’organiser la collaboration, le rôle attribué à un utilisateur détermine ses droits d’accès aux différents modules et aux données :

• Administrateur : accès complet à toutes les données + gestion du compte (entreprise, utilisateurs et abonnement)
• Comptable : accès complet à tous les modules (en consultation simple pour le planning et l’affectation des employés)
• Manager (chef d’équipe) : accès à tous les modules, excepté les rémunérations et les fiches employé
• Commercial : facturation, mise en œuvre (en consultation simple pour le planning et l’affectation des employés), et saisies employé (pour lui-même)
• Employé (salarié ou sous-traitant) : planning (en consultation) et saisies employé (pour lui-même)

Voici une matrice un peu plus détaillée :

Tarification

La tarification en vigueur est décrite dans la page Tarifs.

• L’ajout d’utilisateurs est gratuit pendant la période d’essai, dans la limite fixée dans la page Tarifs, et payant à l’issue de la période d’essai.
• Les utilisateurs additionnels actifs au moment de l’abonnement ou de son renouvellement, sont renouvelés et facturés au même moment que l’abonnement.
• Les utilisateurs ajoutés en cours d’abonnement sont facturés au prorata temporis sur la prochaine facture.

Pour plus de détails, rendez-vous sur la page Tarifs.

Ajouter un utilisateur

La création d’un nouvel utilisateur peut se faire en autorisant l’accès à un employé existant, ou en créant un nouvel employé.

Ajout d’un utilisateur à partir d’un employé existant

L’application détecte automatiquement les employés actifs n’ayant pas d’accès à l’application, et propose la liste correspondante dans un menu déroulant : il suffit donc de choisir l’employé à qui fournir un accès utilisateur, ainsi que son rôle, puis cliquer sur le bouton « Valider« .

Note : cette option n’est possible que pour les employés de type « Personne physique » (Mr ou Mme), car l’accès est nominatif et individuel. Les employés enregistrés avec le genre « Entreprise » ne sont donc pas visibles dans la liste proposée.

Ajout d’un utilisateur et création d’un employé

S’il s’agit d’un nouvel utilisateur pour lequel il n’a pas encore été créé d’enregistrement employé, il est quand même possible de procéder à la création de l’utilisateur : il suffit de fournir le nom, le prénom et l’email, puis de choisir le rôle et cliquer sur le bouton « Valider ».

L’application va alors procéder à la création de l’utilisateur, et de l’enregistrement Employé correspondant.

Attention : il n’est pas possible d’ajouter un utilisateur avec l’email d’un employé au statut « Congé », et il conviendra donc de le basculer au préalable au statut « Actif » depuis le module Employés, puis de créer l’utilisateur à partir de l’employé existant.

Première connexion d’un nouvel utilisateur

Une fois l’utilisateur ajouté, si celui-ci n’est pas encore inscrit à l’application, il va recevoir un email de confirmation, avec un lien de connexion à utiliser pour sa première connexion : en cliquant sur ce lien, il sera invité à renseigner son mot de passe, et aura alors accès à l’application.

Si l’utilisateur ajouté était déjà inscrit à l’application, il reçoit une notification par email sans lien de connexion, l’invitant à accéder au compte entreprise. Il lui suffit pour cela, depuis le formulaire de sélection d’entreprises, de cliquer sur l’icône de changement d’entreprise accessible depuis le menu « Mon compte ».

Modifier un utilisateur

Note : un administrateur ne peut pas modifier ses propres données dans la page utilisateurs, seul un autre administrateur peut le faire pour lui.

Modifier le rôle d’un utilisateur

Pour modifier le rôle d’un utilisateur existant (et donc ses droits d’accès aux différents modules), il suffit de le sélectionner depuis la liste, de choisir son nouveau rôle, puis de cliquer sur le bouton « Valider ».

Modifier le nom, le prénom ou l’email d’un utilisateur

Une fois inscrit, seul l’utilisateur lui-même peut modifier son nom, son prénom et son email (depuis la page « Données personnelles »).

En revanche, tant que l’utilisateur n’est pas inscrit à l’application (il ne s’y est pas encore connecté, même pour une autre entreprise), il reste possible pour l’administrateur de procéder à une modification du nom, du prénom ou de l’email depuis le module Utilisateurs, en cas d’erreur de saisie.

Dans ce dernier cas, si l’email est modifié et s’il s’agit d’un nouvel utilisateur de l’application, le 1er lien de connexion envoyé à l’utilisateur ne fonctionnera pas, et il lui faudra pour sa 1ère connexion demander une résiliation de mot de passe.

Pour rappel, d’après nos conditions générales de vente, l’accès utilisateur est nominatif, et ne peut ni être transféré à une autre personne (physique ou morale), ni être utilisé par une autre personne.

Supprimer un utilisateur

Note : comme pour la modification, un administrateur ne peut pas supprimer ses propres données dans la page utilisateurs, seul un autre administrateur peut le faire pour lui.

La suppression s’effectue directement depuis la liste des utilisateurs, en cliquant sur l’icône « corbeille » à gauche de l’utilisateur à supprimer.

Un message de confirmation permet d’éviter les clics accidentels, et valider la suppression.

Note : la suppression de l’utilisateur n’affecte en rien l’enregistrement employé correspondant. Réciproquement, la fin de contrat d’un employé n’entraîne pas la suppression de l’enregistrement utilisateur correspondant, et il conviendra dans ce cas de bien veiller à également supprimer l’utilisateur, pour éviter qu’il continue d’être facturé.

Accéder à l’historique d’ajout et de suppression

A l’issue de la période d’essai, les abonnés à l’application peuvent avoir accès à l’historique d’ajout et de suppression des différents utilisateurs. Cet historique est celui utilisé comme base pour la facturation de l’abonnement.

Le lien est accessible depuis le commentaire en bas de la page Utilisateurs.