Devis et factures

Le module Devis et factures permet de créer et consulter les devis et factures.

Tutoriel en vidéo : Créer des devis, factures, acomptes et avoirs

Restriction d’accès

Le module Devis et factures n’est accessible que pour les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur, comptable, manager ou commercial.

Accès depuis les autres modules

Afin de faciliter la navigation et éviter de jongler entre les pages, les devis et factures sont également accessibles directement depuis d’autres modules :

• Le module Contacts permet de filtrer sur les documents spécifiques à un contact
• Le module Contrats permet de filtrer sur les documents spécifiques à un contrat

Conseils d’utilisation

Edition, finalisation et envoi par email

Après la création d’un document, celui-ci est par défaut au statut « édition ». Cela signifie qu’il est en cours de modification, et qu’il n’a pas encore été communiqué au client.

Une fois le document prêt pour être communiqué au client, il convient de le finaliser / émettre. Ce statut empêchera toute nouvelle modification, et permettra de pouvoir distinguer dans la liste des documents ceux pour lesquels une action est encore requise. Pour finaliser / émettre un document, un bouton est disponible parmi les actions en bas du document.

Note : l’envoi par email d’un document non finalisé, le bascule automatiquement au statut « Finalisé ».

Retour en édition

Légalement, il n’est pas autorisé de modifier un document déjà communiqué au client. Pour le cas spécifique d’un document finalisé et non envoyé au client, l’application offre la possibilité de revenir au statut « Edition », pour corriger une erreur éventuelle avant envoi. Le changement de statut s’opère depuis la section « Informations générales », en repassant le statut sur « Edition ». Un message d’avertissement apparaît alors pour rappeler les exigences légales.

Envoyer le document par email ou le télécharger au format PDF

Il est possible d’envoyer le document par email depuis l’application en quelques clics, ou de le télécharger pour l’imprimer et/ou l’envoyer en dehors de l’application.

Envoyer le document par email

En cliquant sur le bouton « Envoyer » parmi les actions en bas d’un document, le formulaire d’envoi par email est affiché, prérempli et signé suivant les données de la page Paramètres.

Il est possible de modifier le sujet et le message, mais il n’est pas possible de modifier la pièce jointe (le document en question).

En cliquant sur le bouton « Envoyer » du formulaire, le message est envoyé par email au Client, et l’utilisateur (expéditeur) et l’entreprise sont mis en copie.

Une fois le message envoyé, si ce n’était pas le cas, le document bascule automatiquement en mode finalisé (statut « émis » pour les factures, « envoyé » pour les devis).

Visualiser le document au format PDF

En cliquant sur le bouton « Visualiser le PDF » parmi les actions en bas d’un document, le document est affiché au format PDF dans une nouvelle page du navigateur. Le document est alors prêt à être imprimé ou téléchargé depuis le navigateur.

Note : cette action fonctionne sur la plupart des navigateurs modernes (ex : Chrome, Edge, etc…), mais ne fonctionnera pas pour les navigateurs qui ne sont pas équipés de lecteur PDF (ex : Samsung).

Numérotation automatique

Lors du passage au statut finalisé / émis (manuellement, ou en envoyant le document par email), l’application attribue un numéro automatiquement, en utilisant les paramètres de numérotation de la page Paramètres.

La numérotation automatique prend en compte tous les numéros attribués précédemment, quel que soit le statut du document (édition, envoyé, émis, etc…). Ainsi, même si un document est rebasculé momentanément en édition (voir ci-dessous), son numéro est quand même pris en compte dans la numérotation automatique, pour éviter les erreurs.

Modification d’un document finalisé

D’un point de vue légal, il n’est pas possible de modifier un document déjà communiqué au client. Cependant, le passage au statut « finalisé » pouvant être réalisé manuellement avant envoi au client, l’application permet de revenir en mode « édition », afin de pallier à toute erreur ou omission, et pouvoir apporter les modifications nécessaires avant l’envoi au client.

Méthode : depuis la section Informations générales, passer le statut à la valeur « Edition », et cliquer sur le bouton « Enregistrer ». Procéder ensuite aux modifications nécessaires, puis repasser en mode finalisé.

Note : pour éviter les erreurs, cette action ne sera pas autorisée pour une facture d’acompte ou de situation si une facture de clôture la comptabilisant a été émise

Estimer la rentabilité d’un devis

Pour estimer la rentabilité d’un devis avant de l’envoyer, il est nécessaire de le créer à partir du module Contrats. Veuillez vous reporter à la documentation du module Contrats.

Devis et options

Il est recommandé d’inclure le prix des options dans le total du devis, pour être transparent sur le budget total et éviter toute confusion.

Par conséquent, 2 méthodes sont possibles :

• Méthode 1 : éditer autant de variantes du devis que nécessaire, pour laisser le choix au client de choisir
• Méthode 2 : inclure toutes les variantes dans le même devis, et bien préciser dans les commentaires (mentions) que le prix total inclue toutes les options

Devis et suivi de décision

Une fois le devis envoyé au client (statut « Envoyé »), la partie actions possibles en bas du devis affiche une ligne « Décision », permettant de marquer le devis comme « Validé » ou « Refusé ». Ces 2 boutons permettent de faire basculer le statut sur la correspondante.

Note : le tableau de bord de l’application et le module de Facturation listeront alors tous les devis en attente de décision, pour assurer un suivi efficace.

Une fois un devis validé, il est recommandé de le convertir en Facture (au statut édition) ou en Contrat, de manière à conserver un suivi jusqu’à émission de la facture correspondante.

Signature électronique des devis

Si votre entreprise a souscrit à l’option de Signature électronique ou un pack la contenant, le client a la possibilité de fournir sa réponse de manière électronique, comme décrit dans la documentation de l’Espace Client.

Dans ce cas, son choix met à jour automatiquement le statut du devis.

Factures associées à un contrat

Lorsque le devis ou la facture est réalisée dans le cadre d’un contrat, il faut utiliser le module Contrats pour générer des nouveaux devis ou des nouvelles factures. Veuillez vous reporter à la documentation du module Contrats.

Facturation à partir d’un devis

Une fois le devis validé, il sera alors possible de

• créer automatiquement une facture d’acompte
• convertir le devis en contrat : si besoin de suivre la mise en œuvre ou de réaliser des factures d’avancement
• convertir le devis en facture

Dans les 3 cas, l’application récupère automatiquement les données du devis (informations générales, détail de la facturation) pour générer le document souhaité.

Note : l’application n’autorisera pas la conversion de devis en facture si un acompte a été généré et que cet acompte ou une facture reprenant cet acompte est en mode « édition ».

Acompte et facture finale

L’application permet de créer des factures d’acompte à partir d’un devis, soit depuis le devis lui-même, soit depuis la section facturation du contrat correspondant.

La facture d’acompte ainsi créée référence le numéro du devis d’origine dans sa partie Informations générales, et le montant de l’acompte peut être renseigné en cliquant sur le bouton « Modifier » de l’article « Acompte sur devis ».

Note : pour les acomptes avant travaux / livraison, la TVA ne s’applique en principe que sur les prestations, et non sur les biens. Pour plus de flexibilité, l’application laisse ce choix libre à l’utilisateur.

Si le devis d’origine n’est pas associé à un contrat, pour que la facture finale prenne en compte le ou les acomptes correspondants, il faut la créer à partir du devis depuis lequel l’acompte a été généré. Pour cela, depuis les actions possibles en bas du devis, il suffit de cliquer sur « Convertir en facture » :

Si le devis d’origine est associé à un contrat, le module Contrats doit être utilisé pour créer une facture de clôture, qui reprendra automatiquement tous les acomptes et factures de situation / avancement.

Avancement et retenues de garantie

Pour créer et gérer les factures de situation / d’avancement, et des factures avec Retenues de Garantie (RG), il est nécessaire d’utiliser le module Contrats, qui permet de définir les paramètres de RG (montant, délai), suivre l’avancement de la mise en œuvre, et relier les factures les unes aux autres au sein d’un même contrat. Veuillez vous reporter à la documentation du module Contrats.

Suivi de paiement

L’enregistrement et le suivi des paiements s’effectuent depuis le module Paiements ou depuis la fiche Contact du client. Veuillez vous reporter à la documentation du module Paiements.

Pour la communication vers le client, les modules Paiements et Contact permettent de :

• Générer un reçu de paiement au format PDF, faisant référence à la facture correspondante
• Générer un échéancier au format PDF, qui révèle l’état des paiements et le solde du client

Enfin, pour les factures générées depuis le module Contrats, il est aussi possible de générer un Décompte Général au format PDF. Veuillez pour cela vous reporter à la documentation du module Contrats.

Avoir

Pour émettre un avoir, deux méthodes sont proposées, selon qu’il correspond ou non à une facture émise depuis l’application.

Création depuis la facture correspondante

Si l’avoir correspond à une facture émise depuis l’application, la méthode recommandée pour le créer est de le faire depuis la facture à ajuster, en utilisant le bouton « Générer un avoir » : cette action génère automatiquement un avoir du montant de la facture, en référençant le numéro de la facture d’origine correspondante.

Les postes et articles de la facture d’origine sont importés, avec une quantité négative pour chaque article. De ce fait, le montant total de l’avoir correspond au montant total de la facture d’origine.

En cas de remboursement partiel, il est possible de modifier ou supprimer les postes et articles, et de fournir un contexte plus détaillé dans les commentaires de la facture.

Cas particuliers des factures finales ayant comptabilisé un acompte

Dans le cas où la facture d’origine référençait des acomptes ou factures de situation, l’avoir ainsi généré n’en tiendra pas compte, et il conviendra donc d’ajuster le détail de la facturation, pour considérer l’avoir comme une facture d’ajustement, et ainsi obtenir le montant total souhaité.

Note : les acomptes ayant déjà été comptabilisés dans la facture de clôture correspondante à l’avoir, ils ne seront pas repris dans une nouvelle facture de clôture (en remplacement de celle-ci).

Cas particulier des factures avec retenues de garantie

Les Retenues de Garantie éventuelles appliquées à la facture d’origine, seront également appliquées par défaut sur l’avoir (afin de rétablir la balance), mais il est toujours possible de ne pas les appliquer en décochant la case correspondante.

Création manuelle

Il est possible de créer un avoir directement, sans l’associer à une facture générée dans l’application. Il conviendra alors d’utiliser les commentaires de l’avoir en question pour expliquer le contexte. Exemple : « En ajustement de la facture xxxxx du 15/01/2020 ».

Utilisation d’un document comme modèle

Pour gagner encore plus de temps, tous les devis et factures peuvent être dupliqués, afin d’être utilisés comme modèle de départ d’un nouveau document.

Méthode : accéder au document à dupliquer, et dans les actions possibles en bas de page, cliquer sur le bouton « Créer à partir de ce modèle ».

Synchronisation avec le module de comptabilité

Les factures émises sont automatiquement ajoutées au journal de vente du module de Comptabilité.

Si un service de stockage a été paramétré, la facture au format PDF y est chargée, avec un nom de la forme « piece-2025-09-25-F0001.pdf », ou 2025-09-25 correspond à la date de la facture, et F0001 à son numéro.

Note : en cas d’indisponibilité du service de stockage concerné au moment de l’émission de la facture, le document ne sera pas chargé automatiquement, et il conviendra d’éventuellement le charger manuellement (depuis le module de comptabilité si l’option est souscrite, ou directement dans le stockage dans le cas contraire)

Retour en édition

Pour rappel, si une facture a été transmise officiellement au client, il n’est pas autorisé de la modifier. L’application offre néanmoins la possibilité, après émission et avant envoi au client, de revenir en édition, pour corriger une erreur éventuelle avant envoi.

Dans ce cas, dans le module de comptabilité, l’écriture est conservée et sera mise à jour après émission. En revanche, le document correspondant est supprimé du stockage.

Note : le retour en édition pour une facture n’est pas possible si l’écriture correspondante a été validée dans le module de Comptabilité.

Rechercher des documents et consulter la synthèse

Il est possible de faire une recherche spécifique en indiquant les dates de début et de fin de la période pour laquelle afficher les données, et en cliquant sur le bouton Rechercher.

Pour affiner la liste, le champs de recherche permet de spécifier le type (devis, acompte, etc…), une partie du numéro, de la date (année, mois ou jour) ou du nom du client correspondant, ou un tag de contact.

La synthèse permet de visualiser le montant total (sur la période sélectionnée) des devis des factures en fonction de leur statut.

La partie Détails classe les documents par date, et présente les numéros et montant TTC, ainsi que le statut.

Une fois le document créé ou sélectionné, l’application permet de le visualiser ou télécharger au format PDF, ainsi que de l’envoyer par email au Client.

Ajouter un document

En cliquant sur le bouton « Ajouter» depuis la partie Détails ou depuis le formulaire de recherche, la page de création d’un nouveau document est affichée.

Informations générales

Identification

Type

Lorsque le document est créé depuis le module de facturation ou depuis le module Contacts, 3 types sont proposés : Devis, Facture et Avoir.

Note : 2 autres types existent, mais se créent d’une manière différente, comme expliqué dans les conseils d’utilisation :

• Facture d’acompte : il faut utiliser le bouton « Facturer un acompte » depuis un devis validé, ou la créer depuis un contrat
• Facture de situation : le module Contrats est nécessaire, car il permet de suivre l’avancement de la mise en œuvre

Numéro

Le numéro ne peut pas être renseigné manuellement : il est généré automatiquement au moment de la finalisation du document ou de son envoi.

Les différentes dates

Le champs Date correspond à la date de création du document.

Pour les documents de type Devis ou Facture, d’autres dates sont à renseigner :

• Devis : date de démarrage
• Facture : date de livraison, échéance de paiement

La date d’échéance des factures est indiquée dans le document au format PDF, à côté du montant à payer, avec la mention « A régler avant le ». Cette date est également utilisée par le module Paiements pour identifier les échéances à venir et en retard. Par défaut, la date d’échéance est initialisée à 30 jours après la date de facture.

Pour les paiements au comptant, il suffit d’indiquer une date d’échéance identique à la date de facture, et le mention « A régler avant le xx/xx/xxxx » sera remplacée par la mention « Paiement comptant ».

Objet

Ce champs facultatif permet de spécifier l’objet de la facture.

Statut

Tout nouveau document est par défaut au statut « Edition », indiquant que les modifications sont encore possibles.

Lorsqu’il passe au statut « Emis » (finalisé) pour les factures et avoirs, les modifications ne sont plus plus possibles.

Pour les devis, une fois finalisés, il existent 3 statuts possibles, pour suivre l’avancement de la décision du client : Envoyé, Validé, ou Refusé.

Client et lieu d’intervention

En cliquant sur le champs « Client », le formulaire de recherche des contacts est affiché, et permet de sélectionner, et si besoin modifier ou créer un contact.

Une fois le contact sélectionné, ses coordonnées sont indiquées (sous forme de lien pour le téléphone et l’email, afin de déclencher un appel ou créer un email), et utilisées pour initialiser le lieu d’intervention.

Le bouton « Client » permet alors de basculer sur la page de la fiche Contact du client.

Le lieu d’intervention n’est pas nécessairement l’adresse du client, ce pourquoi il est possible de saisir une autre adresse. Comme pour les autres modules, il n’est pas possible de saisir une adresse incomplète, et tous les champs sont requis.

Note : si le lieu d’intervention est le même que l’adresse du client, il ne sera pas mentionné sur le document PDF correspondant. Dans le cas d’un travail à distance, il est donc recommandé d’utiliser l’adresse du client comme lieu d’intervention.

Contrat et bon de commande

Pour les documents de type Facture ou Avoir, le champs « Bon de commande » permet d’indiquer le numéro de bon de commande.

Pour les documents créés depuis le module Contrats, la référence du contrat est indiquée, ainsi que les informations relatives aux Retenues de Garantie éventuelles.

Le bouton « Contrat » permet alors de basculer sur la page du contrat.

Détail de la facturation

Cette section permet de détailler la facturation, en regroupant les articles à facturer par poste, et en précisant pour chaque article la quantité, le prix HT, et la TVA.

Les montants TTC sont calculés automatiquement, le sous-total est indiqué sur chaque poste, et le total est indiqué en bas de la section.

Ajouter un poste

Un poste correspond à un groupe d’articles, et permet de fournir le contexte correspondant à ce groupe d’articles. Voici quelques exemples :

• Dans le cas du BTP : description du poste / lieu / pièce et détails contextuels si nécessaire
• Dans le cas d’une prestation de développement informatique : détails du cadre et des objectifs de la mission
• Etc…

Note : même s’il n’y a qu’un seul poste / groupe d’articles, GestionBusiness.fr recommande de le documenter. Une alternative non conseillée mais possible si vous ne souhaitez pas utiliser les postes pour documenter le contexte, consiste à utiliser les postes comme des séparateurs de section (ex : « ***************** »).

En cliquant sur le bouton « Ajouter un poste », le formulaire de saisie d’un poste apparaît.

Il suffit alors de renseigner le nom du poste, et si besoin, d’indiquer des commentaires éventuels. . En cliquant sur le bouton « Enregistrer », le poste est alors ajouté au contrat.

Ajouter un article

En cliquant sur le bouton « Ajouter un article », le formulaire de recherche dans le catalogue apparaît, et permet de rechercher un article, et si nécessaire, modifier ou créer un nouvel article (voir le guide du module catalogue).

En cliquant sur le bouton « Sélectionner », l’article est sélectionné, et le formulaire d’ajout d’article au document est affiché.

Il suffit alors de renseigner la quantité, d’éventuellement modifier le prix unitaire HT (initialisé sur la valeur du catalogue), et d’indiquer le taux de TVA à utiliser (initialisé sur la valeur définie dans la page Paramètres). En cliquant sur le bouton « Enregistrer », l’article est alors ajouté au poste.

Note : les composants associés à l’article sont également visibles sur le document PDF, mais avec un prix à 0.

Cas des remises

Lors de l’ajout d’un article, le prix unitaire est initialisé avec le prix catalogue, mais peut être librement modifié, sans impacter le prix catalogue. Ceci permet d’y intégrer directement une réduction par exemple.

Dans le cas où il est souhaité de mentionner une remise explicitement, il est alors nécessaire de créer et d’utiliser un article de type remise. Pour l’ajout au document, en principe, on choisit une quantité de 1 et le prix unitaire est indiqué en négatif.

Impact sur les factures de situation / d’avancement

Une remise ajoutée sous forme d’article, n’est pas associée à un article en particulier, les deux enregistrements étant indépendants.

Or, dans le cas des factures de situation / d’avancement, seuls les articles de type prestation sont pris en compte (pas les remises), et le prix unitaire ne tiendra donc pas compte de la remise.

C’est pourquoi, dans ce cas, lors de la création du devis ou du contrat au préalable, il est recommandé d’appliquer toute réduction directement dans le prix utilisé lors de l’ajout de l’article.

Affichage des composants

Si un article contient des composants, ils sont affichés en grisé en dessous de lui, avec les quantités correspondantes (les prix étant à 0, puisqu’inclus dans le prix de l’article).

Les quantités sont calculées automatiquement d’après les informations du catalogue et la quantité de l’article parent.

Note : une fois qu’un article est ajouté, son prix de vente et ses composants sont fixés pour le devis ou la facture en question, et ne seront pas affectés par des modifications ultérieures du catalogue.

Note : en termes de facturation, les composants sont affichés à titre informatif, mais dans le cadre des contrats, ils sont utilisés pour les bons de commande et le suivi d’approvisionnement et de mise en œuvre

Prise en compte des acomptes et des factures de situation

Si la facture créée est une facture de clôture pour laquelle des acomptes avaient été enregistrés (facture d’acompte ou d’avancement / situation), ceux-ci sont repris automatiquement dans le détail de la facturation, et indiqués avant le calcul du total, pour en tenir compte.

Sélection des RG

Pour les factures créées depuis le module Contrats, si des Retenues de Garantie ont été définies pour celui-ci (partie Informations générales du contrat), alors une ligne supplémentaire est affichée dans le détail de la facturation.

Le montant est calculé automatiquement en fonction du montant à payer de la facture, et, pour plus de flexibilité, il est possible de choisir d’appliquer ou non la retenue, en cliquant sur la case « Retenue de garantie ».

Mentions

La section Mentions permet de spécifier les mentions à indiquer sur le document.

Sélection des mentions prédéfinies

Les mentions prédéfinies proviennent du paramétrage de l’application réalisé dans la page Paramètres. Il y est possible de modifier les différentes mentions, et de choisir les mentions à sélectionner automatiquement lors de la création d’une nouvelle facture.

Depuis le document, il ne reste alors plus qu’à sélectionner les mentions à utiliser. Elles seront affichées dans le document au format PDF sous forme d’une liste dans une rubrique « Observations ».

Commentaires additionnels

Si une ou des mentions spécifiques au contexte doivent être précisées, le champs « Commentaires additionnels » permet de les renseigner.

Le texte ainsi saisi sera ajouté à la suite des observations dans le document au format PDF.

Note : la création d’un devis génère automatiquement une mention « Durée des travaux estimée à » (obligatoire selon les textes en vigueur), à compléter manuellement

Actions possibles

Suivant le document et son statut, différentes actions sont possibles et sont affichées en bas de l’écran.

Il sera ainsi possible suivant la situation de :

• Emettre / Finaliser le document
• Visualiser le document au format PDF
• Envoyer le document par email
• Facturer un acompte à partir d’un devis validé
• Générer un contrat à partir d’un devis validé ou d’une facture émise
• Convertir un devis validé en facture
• Créer un avoir à partir d’une facture émise
• Dupliquer le document
• Supprimer le document

Pour plus de détails sur les actions possibles et les recommandations d’usage, consulter le paragraphe Conseils d’utilisation.

Consulter ou modifier un document

Pour consulter ou modifier un document de facturation, il suffit de le sélectionner depuis la liste de recherche du module de facturation (ou depuis la section facturation du module Contacts ou du module Contrats).

Note : la modification n’est possible que pour les documents non finalisés.

Supprimer un document

La suppression d’un document se fait depuis celui-ci, et il est donc nécessaire de le sélectionner depuis la liste de recherche du module de facturation (ou depuis la section facturation du module Contacts ou du module Contrats).

Parmi les actions possibles en bas du document, le bouton « Supprimer » permet de supprimer le document. Un message de confirmation est alors affiché, afin d’éviter les clics accidentels et valider la suppression.

Note : seuls les documents non finalisés peuvent être supprimés.

Attention : la suppression d’une facture la supprime entièrement de la base de données, et elle n’est par conséquent plus répertoriée. Il conviendra donc de s’assurer que la numérotation automatique n’est pas impactée, et le cas échéant contacter un utilisateur avec un rôle d’administrateur pour l’ajuster depuis la page Paramètres.

Note : dans certains cas, l’application empêchera la suppression d’un document. Ce sera le cas par exemple pour un devis si une facture d’acompte lui est associée, ou pour un acompte ou une facture de situation, si une facture de clôture les mentionne.