Le module de Frais kilométriques permet de créer, consulter et valider les trajets effectués par les employés avec leur véhicule personnel pour le compte de l’entreprise, pour une période donnée, et d’estimer le montant correspondant basé sur le barème officiel en vigueur.
Restriction d’accès
La page Frais kilométriques est accessible à tous les utilisateurs, mais l’accès aux données des autres utilisateurs n’est possible que pour les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur, comptable ou manager.
Principe de validation des saisies
Lorsqu’un employé a accès à l’application, il peut lui-même saisir ses informations. S’il n’a pas accès, un administrateur, un comptable ou un manager pourra le faire pour lui.
Un système de validation est en place pour contrôler la saisie des employés et leur confirmer la prise en compte : seul un utilisateur avec un rôle Administrateur, Comptable ou Manager peut valider les données. Ce dernier verra dans son tableau de bord (page d’accueil de l’application), si des enregistrements sont en attente de validation.
Pour plus d’information sur les niveaux d’accès et les profils des utilisateurs, rendez-vous sur la page Utilisateurs.
Conseils d’utilisation
Faciliter le remboursement des déplacements
Un des objectifs du module de Frais kilométriques est de faciliter la prise en charge et le remboursement des trajets réalisés par les employés avec leur véhicule personnel pour le compte de l’entreprise.
Les utilisateurs avec un rôle administrateur, comptable ou manager, pourront voir dans leur tableau de bord si des trajets sont en attente de validation, et les gérer depuis le module de Frais kilométriques.
L’application fournit une estimation du montant correspondant, basée sur le barème officiel.
Note : l‘estimation du montant des indemnités kilométriques n’est donnée qu’à titre indicatif, et il appartient à l’entreprise ou à son comptable d’en définir le montant exact. En effet, le calcul dépend entre autres de la distance parcourue sur l’année : sur une plus petite période ou avant le terme de l’année, le calcul est par définition une estimation qui devra être revue une fois l’année terminée.
Une fois validés, la liste des trajets et l’estimation d’indemnité correspondante peuvent être exportés au format PDF, et éventuellement faire l’objet d’une note de frais pour gérer le remboursement correspondant. Dans ce cas, il est conseillé d’utiliser une référence vers la période et/ou l’objet du déplacement.
Justificatif pour l’administration fiscale
Une autre utilité du module est de pouvoir générer un justificatif pour l’administration fiscale. En effet, l’application permet de réaliser un export des données au format PDF, afin de l’archiver et/ou de le transmettre à son comptable.
Consulter le rapport de frais kilométriques
Il est possible d’effectuer une recherche spécifique en indiquant les dates de début et de fin de la période pour laquelle afficher les données, et en cliquant sur le bouton Rechercher.
Pour les utilisateurs disposant d’un rôle l’autorisant, il est également possible de choisir l’employé concerné par la recherche, parmi tous les employés.
La synthèse affiche le total par véhicule (distance et montant estimé), et par statut (validé ou non). Le montant estimé est basé sur le barème en vigueur l’année du déplacement.
Note : pour une meilleur utilisation et application du barème, il est recommandé de ne pas faire de recherche sur une période à cheval sur 2 années
La partie Détails classe les trajets par date, et permet de les consulter, modifier ou valider (pour les utilisateurs ayant un rôle l’autorisant).
Exporter le rapport au format PDF
Une fois la recherche effectuée, les données du rapport peuvent être exportées au format PDF, en cliquant sur le bouton « Exporter au format PDF » (en dessous du formulaire de recherche).
Cette action affiche le PDF dans une nouvelle page du navigateur, et il est ensuite possible de l’imprimer ou de le télécharger depuis le navigateur.
Note : seuls les trajets validés sont pris en compte dans le PDF
Gérer les véhicules
En cliquant sur le bouton « Gérer les véhicules », le formulaire de gestion des véhicules est affiché.
Pour les employés disposant d’un rôle les en autorisant, il est possible de filtrer sur l’employé désiré. Par défaut, la valeur utilisée est celle du formulaire de recherche du module.
Si besoin, en cliquant sur la case « Afficher les anciens véhicules », il est possible d’afficher les véhicules qui ne sont plus actifs.
Ajouter un véhicule
En cliquant sur le bouton « Ajouter un véhicule », le formulaire de saisie est affiché.
Il suffit alors de renseigner le nom du véhicule, et sa catégorie, et de cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Pour le nom du véhicule, le champs est libre, mais il est recommandé d’indiquer la marque et le modèle du véhicule.
Le champs « Catégorie » fournit une liste correspondant aux catégories utilisées dans le barème officiel : une catégorie regroupe le type de véhicule, la puissance fiscale, et la distance annuelle moyenne parcourue avec le véhicule.
Le champs « Actif » est coché par défaut pour l’ajout d’un véhicule : il sert à mentionner si le véhicule doit être listé parmi les véhicules actifs lors de la création d’un nouveau trajet.
Modifier un véhicule
En cliquant sur le bouton « Modifier’ correspondant à un véhicule, le formulaire de saisie est affiché avec les valeurs du véhicule concerné. Il ne reste plus qu’à procéder aux modifications, et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
IMPORTANT : une modification du champs « Catégorie » est répercutée sur tous les trajets précédemment enregistrés, et a donc un impact potentiel sur l’estimation du montant des indemnités correspondantes.
Note : seuls les champs « Nom », « Catégorie » et « Actif » peuvent être modifiés. Le champs « Employé » ne peut pas être modifié pour un véhicule. Si besoin de changer l’employé suite à une erreur de saisie, il conviendra de supprimer ce véhicule, et de le recréer pour le bon employé.
Supprimer un véhicule
Les véhicules ayant potentiellement été utilisés pour des trajets précédents, il n’est pas possible de supprimer un véhicule à proprement parler.
Par contre, il est possible de le marquer comme inactif, en décochant le champs « Actif » depuis le formulaire de modification du véhicule. Il basculera ainsi dans les anciens véhicules, et ne sera plus visible dans la liste des véhicules actifs lors de la création d’un nouveau trajet.
Consulter le barème utilisé
En cliquant sur le lien « Barème des indemnités kilométriques » en bas du formulaire de gestion des véhicules, il est possible de voir l’ensemble des valeurs de référence utilisées pour les calculs, par catégorie de véhicule, et par date de mise en application.
Ajouter un enregistrement
Ajout simple
En cliquant sur le bouton « Ajouter un déplacement » depuis la partie Détails, le formulaire de saisie est affiché.
Le champs « Employé » est initialisé sur la valeur utilisée dans le formulaire de recherche, et peut éventuellement être modifiée pour les utilisateurs ayant un rôle l’autorisant.
Il suffit alors de sélectionner la date, le motif, le véhicule, les lieux de départ et d’arrivée, et la distance correspondante.
Lorsque l’utilisateur dispose d’un rôle suffisant, la case « Validé » est cochée par défaut. Les autres utilisateurs ne peuvent pas modifier cette case.
Sélectionner les lieux de départ et d’arrivée
Depuis le formulaire de saisie des trajets, en cliquant sur le lieu de départ ou sur le lieu d’arrivée, le formulaire de sélection des lieux est affiché.
Ce formulaire affiche par défaut le siège de l’entreprise et les lieux récemment utilisés, mais il est possible d’effectuer une recherche sur les autres lieux. Pour les employés et commerciaux, les dernières adresses listées sont leurs dernières adresses ; pour les administrateurs, comptables et managers, il s’agit des dernières adresses utilisées tout employé confondu
La recherche s’effectue sur les lieux enregistrés dans l’application : il s’agit des adresses des contacts, et des lieux d’intervention mentionnés dans les contrats, les devis et les factures.
Note : les coordonnées des employés ne sont pas disponibles dans ce module, afin de préserver la confidentialité de leurs données. En outre, les trajets domicile – lieu de travail ne sont pas censés rentrer dans le cadre des indemnités kilométriques (ces trajets étant pris en compte dans la déclaration de revenus du salarié)
Ajouter un nouveau lieu
Note : cette action n’est possible que pour un utilisateur ayant un rôle d’administrateur, comptable, manager ou commercial, qui devra donc l’effectuer au préalable pour les utilisateurs n’y étant pas autorisés.
Le formulaire permet ici de créer un nouveau Contact, et d’utiliser son adresse comme lieu.
Si le lieu à créer correspond à un lieu d’intervention (pour une facture ou un contrat), il faudra le créer au préalable.
Modifier l’adresse d’un lieu
Note : cette action n’est possible que pour un utilisateur ayant un rôle d’administrateur, comptable, manager ou commercial, qui devra donc l’effectuer au préalable pour les utilisateurs n’y étant pas autorisés.
Depuis le formulaire de sélection des lieux, un appui long ou un double clic sur un lieu dans la liste, permet d’afficher le formulaire de modification de l’adresse.
Il suffit alors de procéder à la modification souhaitée, et cliquer sur le bouton « Valider ».
Calculer la distance
Il est possible de renseigner ou modifier manuellement la distance.
Cependant, le bouton « Calculer » (à côté du champs Distance), permet de calculer automatiquement la distance. La méthode de calcul est la suivante :
- Si le trajet a été effectué précédemment, même dans le sens inverse, la distance correspondante est récupérée et utilisée
- Si le trajet n’a jamais été effectué, même dans le sens inverse, l’application fait une recherche à l’aide de l’outil de calcul de distance de Google
- Note : dans ce cas, la requête est décomptée du crédit de requêtes de calcul de distance attribué à l’entreprise (voir page Tarifs)
Ajouts multiples
Si la case « Conserver la fenêtre ouverte pour un autre ajout » est cochée au moment de l’enregistrement d’un nouveau compteur, alors la fenêtre de saisie reste ouverte.
S’il y a un autre ajout à effectuer, il suffit de modifier le ou les champs concernés, et cliquer de nouveau sur le bouton « Enregistrer ».
L’idée est de faciliter la saisie, car dans le cas d’ajouts multiples, en général un seul champs varie, et les autres restent identiques.
Modifier un enregistrement
Depuis la partie Détails, en cliquant sur le bouton « Modifier » correspondant au déplacement à modifier, le formulaire de saisie est affiché avec les données du déplacement en question. Il ne reste plus qu’à procéder à la modification, et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Cas des déplacements validés : pour les utilisateurs ne disposant pas du droit de validation des saisies, si le déplacement a été validé (case « Validé » cochée), alors ils ne peuvent pas procéder à sa modification. Il faudra pour cela faire appel à un utilisateur disposant du droit de validation (rôle administrateur, comptable ou manager).
Supprimer un enregistrement
Comme pour la modification d’un déplacement, pour supprimer un enregistrement, il faut tout d’abord ouvrir le formulaire de saisie correspondant, en cliquant sur le bouton « Modifier » depuis la partie Détails.
En bas du formulaire, le bouton « Supprimer » (corbeille), permet de supprimer l’enregistrement. Un message de confirmation est alors affiché, afin d’éviter les clics accidentels et valider la suppression.
Cas des déplacements validés : pour les utilisateurs ne disposant pas du droit de validation des saisies, si le déplacement a été validé (case « Validé » cochée), alors ils ne peuvent pas procéder à sa suppression. Il faudra pour cela faire appel à un utilisateur disposant du droit de validation (rôle administrateur, comptable ou manager).
Valider les déplacements d’un employé
Pour rappel, seul un utilisateur avec un rôle Administrateur, Comptable ou Manager peut valider les déplacements.
La validation peut s’effectuer de 3 manières :
- Validation individuelle depuis le formulaire de modification : une fois le formulaire de saisie ouvert pour un déplacement (bouton « Modifier »), la case « Validé » peut être modifiée en bas du formulaire
- Validation individuelle depuis la liste : dans la partie Détails, en cliquant sur la case de la colonne « Validé » correspondant au déplacement
- Validation groupée : en cliquant sur la case « Tout valider » en haut à droite de la partie Détails, tous les déplacements affichés dans la partie Détails sont validés de manière groupée