Le module de Notes de frais permet de créer, consulter et valider les dépenses effectuées par les employés pour le compte de l’entreprise, pour une période donnée.
Restriction d’accès
La page Notes de frais est accessible à tous les utilisateurs, mais l’accès aux données des autres utilisateurs n’est possible que pour les utilisateurs ayant un rôle d’administrateur, comptable ou manager.
Principe de validation des saisies
Lorsqu’un employé a accès à l’application, il peut lui-même saisir ses informations. S’il n’a pas accès, un administrateur, un comptable ou un manager pourra le faire pour lui.
Un système de validation est en place pour contrôler la saisie des employés et leur confirmer la prise en compte : seul un utilisateur avec un rôle Administrateur, Comptable ou Manager peut valider les données. Ce dernier verra dans son tableau de bord (page d’accueil de l’application), si des enregistrements sont en attente de validation.
Pour plus d’information sur les niveaux d’accès et les profils des utilisateurs, rendez-vous sur la page Utilisateurs.
Conseils d’utilisation
Structure et principe de saisie
Le champs référence correspond à une référence de note de frais que vous souhaitez attribuer à un groupe de dépenses. Il peut s’agir d’une référence de contrat, ou d’une référence que vous définissez arbitrairement suivant le contexte (ex : « Séminaire XXX du 20/01/2024 au 24/01/2024 »).
La saisie se fait par type de dépense : si un ticket contient plusieurs types de dépenses et/ou taux de tva, il conviendra de créer 1 enregistrement par type, avec le même numéro de ticket dans le champs « N° de facture ».
Le champs Description permet de fournir des informations sur la dépense en question (ex : « Déjeuner avec Mr XXX de l’entreprise YYY »).
Utilisation du champs Référence
Le champs Référence d’une dépense peut être utilisé pour regrouper les dépenses entre elles. Par exemple, si un nom de contrat, ou un type de dépense, est indiqué dans le champs référence, cela permettra de rechercher toutes les dépenses correspondantes, et de calculer la synthèse correspondante.
Le champs est libre, mais l’application propose une liste contenant les références de contrats actifs, ainsi que les précédentes saisies libres.
Note : les utilisateurs ayant un rôle l’autorisant peuvent afficher les enregistrements de tous les employés, ce qui permettra d’avoir une synthèse globale pour l’entreprise sur une référence particulière
Faciliter le remboursement des dépenses
L’objectif principal du module de Notes de frais est de faciliter la prise en charge et le remboursement des dépenses réalisées par les employés pour le compte de l’entreprise.
Les utilisateurs avec un rôle administrateur, comptable ou manager, pourront voir dans leur tableau de bord si des dépenses sont en attente de validation, et les gérer depuis le module de Notes de Frais.
Les dépenses payées par les employés et validées dans ce module apparaîtront automatiquement comme information dans le module Rémunérations afin de pouvoir les prendre en compte.
Pour gérer les remboursements indépendamment du module de Rémunérations, le champs « Validé » peut aussi être utilisé pour indiquer le remboursement effectif, c’est à dire une fois le remboursement effectué.
Note : l’application n’empêche pas la modification ou la validation de notes de frais dont la date correspond à une rémunératio déjà renseignée, et il conviendra donc à l’entreprise d’établir des règles auprès de ses utilisateurs quant aux dates limites de modification/validation des notes de frais.
Dépenses payées par l’entreprise
Dans certains cas, les dépenses sont réglées par l’employé avec un moyen de paiement de l’entreprise.
Si pour des raisons de suivi, vous souhaitez tout de même répertorier ce genre de dépenses dans les notes de frais, alors le champs « Payé par » peut être utilisé pour distinguer les dépenses payées par les employés (avec leur propre argent), également utilisées pour la gestion des remboursements, de celles payées par l’entreprise (avec un moyen de paiement de l’entreprise).
Note : pour saisir une dépense payée par l’entreprise, il est quand même nécessaire d’indiquer l’employé déclarant la dépense.
Synchronisation avec le module de comptabilité
Les dépenses saisies dans le module de Notes de Frais sont automatiquement ajoutées dans le module de Comptabilité.
IMPORTANT : pour toute modification ou suppression ultérieure, il est recommandé d’utiliser le module de Notes de Frais plutôt que le module de Comptabilité. A noter que la suppression de l’écriture depuis le module de comptabilité entraîne la suppression de la dépense dans le module de Notes de Frais.
Stockage des documents justificatifs
Si une solution de stockage a été définie et authentifiée depuis la page Paramètres, chaque employé a la possibilité de charger un document justificatif. Celui-ci sera alors visible dans le module de comptabilité.
Note : pour un employé n’ayant ni le rôle d’Administrateur ni celui de Comptable, une fois la note de frais validée, seul l’affichage du document sera disponible, et il ne sera plus possible de supprimer ou charger un document pour cette dépense.
Pour plus d’information sur la fonctionnalité de stockage externe, veuillez consulter la rubrique d’aide associée pour le module de comptabilité (https://gestionbusiness.fr/aide/guide-utilisation/comptabilite#stockage-des-documents) et les prérequis pour le paramétrage et l’utilisation du stockage dans la rubrique d’aide de la page paramètres (https://gestionbusiness.fr/aide/guide-utilisation/parametres#stockage-des-documents).
Consulter les notes de frais
Le formulaire de recherche permet de spécifier les dates de début et de fin de la période pour laquelle afficher les données, ainsi qu’un filtre sur la référence éventuelle à utiliser.
Pour les utilisateurs disposant d’un rôle l’autorisant, il est également possible de choisir l’employé concerné par la recherche, parmi tous les employés.
Note : en sélectionnant la valeur « Tous », il est possible de voir toutes les notes de frais sur la période, indépendamment des employés. Cela s’avérera utile pour faire le point au niveau de l’entreprise, ou au niveau d’un contrat en filtrant sur la référence correspondante.
La synthèse affiche le total par catégorie de dépense (ex : voyages et déplacements, frais bancaires, etc…), et par statut (validé ou non).
La partie Détails classe les dépenses par date, et permet de les consulter, modifier ou valider (pour les utilisateurs ayant un rôle l’autorisant).
Exporter le rapport au format PDF
Une fois la recherche effectuée, les données du rapport peuvent être exportées au format PDF, en cliquant sur le bouton « Exporter au format PDF » (en dessous du formulaire de recherche).
Cette action affiche le PDF dans une nouvelle page du navigateur, et il est ensuite possible de l’imprimer ou de le télécharger depuis le navigateur.
Note : seuls les dépenses validées sont prises en compte dans le PDF
Ajouter un enregistrement
Ajout simple
En cliquant sur le bouton « Ajouter une dépense », le formulaire de saisie est affiché.
Le champs « Employé » est initialisé sur la valeur utilisée dans le formulaire de recherche, et peut éventuellement être modifiée pour les utilisateurs ayant un rôle l’autorisant.
Il suffit alors de renseigner les champs – la référence, la date, le numéro de facture, le libellé de dépense, la catégorie de frais, et les montants (HT, TVA et TTC) -, et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Il est possible de spécifier si la dépense a été réalisée par l’employé (avec son propre argent), ou par l’entreprise (avec un moyen de paiement de l’entreprise).
Pour simplifier la saisie des montants, l’application procède automatiquement au calcul du dernier champs à remplir (que ce soit la TVA, ou le montant TTC).
Lorsque l’utilisateur dispose d’un rôle suffisant, la case « Validé » est cochée par défaut. Les autres utilisateurs ne peuvent pas modifier cette case.
Ajouts multiples
Si la case « Conserver la fenêtre ouverte pour un autre ajout » est cochée au moment de l’enregistrement d’un nouveau compteur, alors la fenêtre de saisie reste ouverte.
S’il y a un autre ajout à effectuer, il suffit de modifier le ou les champs concernés, et cliquer de nouveau sur le bouton « Enregistrer ».
L’idée est de faciliter la saisie, car dans le cas d’ajouts multiples, en général un seul champs varie, et les autres restent identiques.
Modifier un enregistrement
Depuis la partie Détails, en cliquant sur le bouton « Modifier » correspondant à la dépense à modifier, le formulaire de saisie est affiché avec les données de la dépense en question. Il ne reste plus qu’à procéder à la modification, et cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Cas des dépenses validées : pour les utilisateurs ne disposant pas du droit de validation des saisies, si la dépense a été validée (case « Validé » cochée), alors ils ne peuvent pas procéder à sa modification. Il faudra pour cela faire appel à un utilisateur disposant du droit de validation (rôle administrateur, comptable ou manager).
Supprimer un enregistrement
Comme pour la modification d’une dépense, pour supprimer un enregistrement, il faut tout d’abord ouvrir le formulaire de saisie correspondant, en cliquant sur le bouton « Modifier » depuis la partie Détails.
En bas du formulaire, le bouton « Supprimer » (corbeille), permet de supprimer l’enregistrement. Un message de confirmation est alors affiché, afin d’éviter les clics accidentels et valider la suppression.
Cas des dépenses validées : pour les utilisateurs ne disposant pas du droit de validation des saisies, si la dépense a été validée (case « Validé » cochée), alors ils ne peuvent pas procéder à sa suppression. Il faudra pour cela faire appel à un utilisateur disposant du droit de validation (rôle administrateur, comptable ou manager).
Valider les dépenses d’un employé
Pour rappel, seul un utilisateur avec un rôle Administrateur, Comptable ou Manager peut valider les dépenses.
La validation peut s’effectuer de 3 manières :
- Validation individuelle depuis le formulaire de modification : une fois le formulaire de saisie ouvert pour une dépense (bouton « Modifier »), la case « Validé » peut être modifiée en bas du formulaire
- Validation individuelle depuis la liste : dans la partie Détails, en cliquant sur la case de la colonne « Validé » correspondant à la dépense
- Validation groupée : en cliquant sur la case « Tout valider » en haut à droite de la partie Détails, toutes les dépenses affichées dans la partie Détails sont validées de manière groupée
Les dépenses payées par l’employé, et validées, seront visibles dans le module de Rémunération, afin d’intégrer le montant correspondant.